Sfida

Gestire decine di chiavi in diverse proprietà multifamiliari ha presentato sfide logistiche e di sicurezza per Lodgeur. Le cassette di sicurezza tradizionali erano inaffidabili e poco visibili: i codici non venivano cambiati e non c'era traccia di chi avesse avuto accesso ad una chiave o quando. I check-in di persona aggiungevano costi operativi e attriti, mentre l'installazione di serrature intelligenti in ogni unità si è rivelata proibitiva dal punto di vista economico a causa dei costi dell'hardware per ogni porta e delle spese di integrazione continue.

Lodgeur aveva bisogno di una soluzione scalabile e centralizzata per la gestione delle chiavi fisiche che consentisse l'accesso degli ospiti 24 ore su 24, 7 giorni su 7 e la completa responsabilità senza la necessità di personale in loco.

Punti Dolenti

• Rischi per la Sicurezza: le cassette di sicurezza non erano visibili e tracciabili.
• Inefficienza Operativa: i check-in manuali hanno aumentato i costi di manodopera e coordinamento.
• Limitazioni di Scalabilità: le soluzioni basate su hardware non erano economicamente scalabili.

Soluzione

Per risolvere queste sfide, Lodgeur ha implementato il sistema SmartBox di Keycafe, insieme all'integrazione API nei propri flussi di lavoro interni. Ciò ha consentito all'azienda di automatizzare la creazione, la distribuzione e la revoca dell'accesso alle chiavi, in piena sincronia con i propri sistemi di prenotazione e di screening degli ospiti.

Creazione Automatica degli Accessi: quando una prenotazione entra nel sistema di Lodgeur, un codice di accesso Keycafe monouso viene generato tramite l'API. Il codice rimane bloccato finché l'ospite non completa la verifica dell'identità, dopodiché viene automaticamente rilasciato o revocato in base ai trigger del flusso di lavoro.

Orchestrazione del Sistema: l'attuale configurazione si basa su un flusso di lavoro API → Parsio → Zapier → Keycafe che si attiva tramite email, che riscrive il codice di accesso nella piattaforma di gestione degli ospiti, Track. Lodgeur gestisce la mappatura tra gli annunci e gli ID della chiave utilizzando Zapier Tables, con l'intenzione di migrare l'orchestrazione a Make + Supabase per una maggiore scalabilità.

Visibilità End-to-End: sia gli ospiti che il personale operativo possono visualizzare lo stato dei contenitori e un registro di controllo in tempo reale dei movimenti della chiave, consentendo il supporto remoto e una risoluzione più rapida dei problemi. La futura integrazione di telecamere basate abilitate al cloud migliorerà ulteriormente la responsabilità e la sicurezza degli accessi.

Implementazione di Lodgeur

• Controllo Accessi Automatizzato: codici monouso generati dall'API associati ai risultati dello screening degli ospiti.
• Aggiornamenti in Tempo Reale: visibilità immediata degli eventi di ritiro e restituzione delle chiavi.
• Integrazioni Personalizzate: flussi di lavoro automatizzati creati utilizzando Zapier e l'API Keycafe.
• Gestione Remota: controllo totale senza intervento del personale in loco.

Risultato

Con Keycafe, Lodgeur offre dal 2019 un servizio di check-in automatico senza contatto 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Ogni anno vengono effettuate migliaia di consegne sicure delle chiavi senza personale in loco, supportate da una visibilità in tempo reale e da una completa responsabilità.

La soluzione ha migliorato la resilienza operativa, ha ottimizzato l'esperienza degli ospiti e ha consentito all'azienda di risparmiare costi significativi sia in termini di sviluppo che di abbonamenti ricorrenti.

Il Risultato

• Check-in Automatico 24 ore su 24, 7 giorni su 7: accesso continuo per gli ospiti senza presenza di personale.
• Trasparenza Operativa: La tracciabilità in tempo reale crea fiducia e responsabilità.
• Risparmio sui Costi: evitati circa 5.000 $ di costi di integrazione personalizzata e risparmiati più di 10.000 dollari all'anno.
• Efficienza dell'Automazione: i flussi di lavoro basati su API riducono al minimo l'intervento manuale.
• Credibilità Migliorata: affidabilità e professionalità comprovate nei confronti dei partner immobiliari.