Uitdaging

Morgan Sindall Construction, een Brits bouwbedrijf met een uitgebreid netwerk van lokale vestigingen, stond voor een grote uitdaging bij het beheren van de sleutels voor een van hun nieuwe woonprojecten in Londen. Normaal gesproken werd een speciale medewerker ter plaatse belast met het sleutelbeheer voor grote projecten, wat inhield dat sleutels handmatig werden uitgegeven en ingenomen. Dit proces was niet alleen kostbaar en tijdrovend, maar het ontbrak ook aan een consistent overzicht van sleuteltoegang, vooral wanneer er schade aan appartementen of apparatuur werd vastgesteld.

Pijnpunten

• Kostbaar en tijdrovend handmatig aan- en afmeldproces voor sleutels
• Moeilijkheid om de toegang tot gevoelige delen van de site te beperken
• Geen betrouwbaar en consistent logboek van toegang tot sleutels
• Vaak geen aansprakelijke partij voor schade

Oplossing

Toen ze Keycafe ontdekten, zag Morgan Sindall Construction een kans om hun sleutelbeheerproces te moderniseren en te automatiseren. Keycafe was de uitgesproken keuze in vergelijking met andere opties op de markt. De werfleider van het project, Rob Harrison, legt uit: "We kregen twee offertes voor andere oplossingen die aanzienlijk duurder en minder gebruiksvriendelijk waren."

Met het systeem van Keycafe kunnen ze de toegang tot verschillende appartementen en andere ruimtes beperken en tegelijkertijd bijhouden wie welke locatie wanneer heeft bezocht. Onderaannemers krijgen toegang tot specifieke groepen sleutels, terwijl de teamleden van Morgan Sindall toegang hebben tot alle sleutels. Dankzij dit systeem is er geen fysieke persoon meer nodig om sleutels aan en af te melden, waardoor onderaannemers flexibel toegang hebben tot sleutels wanneer het hen uitkomt.

Resultaat

De implementatie van Keycafe leverde direct tastbare voordelen op. De werfleiders merkten een drastische vermindering van de tijd die ze 's ochtends besteedden aan het uitgeven van sleutels aan onderaannemers. Het systeem verbeterde ook de verantwoordelijkheid, wat leidde tot minder gevallen van schade in de appartementen. Een onverwacht voordeel was de voorkeur van onderaannemers voor het geautomatiseerde systeem, omdat ze dan toegang tot de sleutels hadden zonder te hoeven wachten op de komst van de betreffende medewerker. Het personeel van Morgan Sindall ervaart Keycafe als een grote verbetering in hun dagelijkse activiteiten.

De uitkomst

• Kostenbesparingen: geschatte vermindering van personeelskosten van £ 3000 per maand
• Tijdwinst: werfleiders hoeven niet meer aanwezig te zijn bij de sleuteloverdracht
• Flexibiliteit voor onderaannemers die nu zelf het ophalen en afleveren van sleutels kunnen beheren
• Verhoogde verantwoordelijkheid: elke toegang tot een sleutel wordt geregistreerd, zodat eventuele schade kan worden teruggeleid naar de verantwoordelijke partij.