Keycafe

Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt op: 17 december 2025

Dit is een niet-bindende vertaling. In geval van verschillen prevaleert de Engelse versie van de Keycafe Privacy Policy.

Wij, de Keycafe-groep van vennootschappen (“wij”, “ons”, “onze”, enz.), respecteren uw privacy en willen dat u (“u”, “uw”, “uzelf”, enz.) begrijpt hoe wij gegevens over u verzamelen, gebruiken en delen. Deze privacyverklaring (“Privacyverklaring”) beschrijft onze praktijken voor het verzamelen en verwerken van gegevens en uw rechten om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of het gebruik ervan door ons te beperken. Wij zetten ons in om te voldoen aan diverse regionale privacyregelgevingen, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG / GDPR), de Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) voor Canada, de California Consumer Privacy Act (CCPA) en andere toepasselijke privacywetten. Begrippen met een hoofdletter hebben de betekenis die daaraan is gegeven in de Keycafe Terms of Service, beschikbaar op https://www.keycafe.com/keycafe-tos (de “Keycafe-Voorwaarden”), tenzij in deze Privacyverklaring anders is bepaald.

Onze Privacyverklaring legt uit:

Informatie die wij over u verzamelen

Wij verzamelen informatie over u om u de Dienst te kunnen leveren. Het type informatie dat wij verzamelen kan variëren, afhankelijk van wat u verstrekt en hoe u de Dienst gebruikt.

Informatie die u verstrekt

Wij verzamelen informatie wanneer u een account registreert of de Dienst gebruikt.

  • Identificatiegegevens. Uw naam, e-mailadres, mobiel telefoonnummer en authenticatiegegevens.
  • Facturatiegegevens. Indien u zich abonneert of een aankoop doet, gegevens zoals betaalkaartnummers, factuuradres of bankrekeninggegevens.
  • Configuratiegegevens. Wanneer u de Dienst gebruikt, gegevens zoals sleutels, locaties, key cabinets (sleutelkasten), andere typen toegangshardware, enz., en configuratiegegevens zoals gerelateerde namen, metadata, adressen en instellingen die wij opslaan en gebruiken om de Dienst volgens uw specificaties te laten werken.
  • Transactie-informatie. Wanneer u onze Dienst gebruikt, verzamelen wij informatie over toegangsmomenten die u aanmaakt of waaraan u deelneemt, waaronder de contactgegevens van gebruikers, gasten en instellingen die met die toegangsmomenten verband houden, wanneer en waar deze plaatsvinden, de betrokken partijen, de apparaten en methoden die worden gebruikt om de transacties af te ronden, gerelateerde factureringskosten en andere gerelateerde gegevens.
  • Overige informatie die u verstrekt. Informatie die u vrijwillig aan ons verstrekt, waaronder maar niet beperkt tot contactmomenten met verkoop en klantenservice (inclusief opnames en verslagen van spraak, chat en e-mail), informatie met betrekking tot uw bedrijf, communicatie- en privacyvoorkeuren, enquêteresultaten, feedback, suggesties voor verbeteringen, doorverwijzingen of andere gegevens die door u worden verstrekt bij het gebruik van de Dienst.

Informatie die wij verzamelen via uw gebruik van onze Dienst

Wij verzamelen informatie over u en de apparaten die u gebruikt om toegang te krijgen tot de Dienst, zoals uw computer, mobiele telefoon of tablet. De informatie die wij verzamelen omvat:

  • Apparaatgegevens. Informatie over uw apparaat, waaronder het hardwaremodel, besturingssysteem en versie, apparaatnaam, unieke apparaat-ID (identifier), informatie over het mobiele netwerk en informatie over de interactie van het apparaat met onze Dienst.
  • Gebruiksinformatie. Informatie over hoe u onze Dienst gebruikt, waaronder uw toegangstijd, “log-in”- en “log-out”-informatie, browsertype en taal, land- en taalinstelling op uw apparaat, Internet Protocol (“IP”)-adres, de domeinnaam van uw internetprovider, andere kenmerken van uw browser, mobiele apparaat en besturingssysteem, elke specifieke pagina die u op ons platform bezoekt, content die u bekijkt, functies die u gebruikt, de datum en tijd van uw bezoek aan of gebruik van de Dienst, de website die u bezocht voordat u de Dienst bezocht of gebruikte, gegevens over hoe u met onze Dienst omgaat, andere clickstream-gegevens en informatie over de transacties die u uitvoert en alle informatie die u verstrekt via SmartBoxes.

Informatie die wij van andere bronnen verzamelen

Wij verzamelen ook informatie over u via derden die gespecialiseerd zijn in het verrijken van klantgegevens en combineren deze gegevens met informatie die wij al over u hebben, zodat wij de app kunnen verrijken met foto’s van Klanten, onze dossiers kunnen bijwerken en uitbreiden, de nauwkeurigheid ervan kunnen analyseren, potentiële Klanten kunnen identificeren en kunnen communiceren over producten en diensten die mogelijk interessant voor u zijn.

Hoe wij uw informatie gebruiken

Wij kunnen informatie over u gebruiken op basis van contractuele noodzaak, ons gerechtvaardigd belang, naleving van wettelijke verplichtingen of uw uitdrukkelijke toestemming voor een aantal doeleinden, waaronder:

Het leveren, verbeteren en ontwikkelen van onze Dienst

  • Het verwerken, ondersteunen, registreren en weergeven van sleuteltoegangen en andere transacties, producten en functies die u kiest te gebruiken.
  • Het leveren, onderhouden en optimaliseren van onze Dienst voor uw gebruik.
  • Het personaliseren en faciliteren van uw gebruik van onze Dienst, bijvoorbeeld door de website te optimaliseren voor uw taal, valuta, land, enzovoort.
  • Het meten, volgen en analyseren van trends in uw gebruik en de prestaties van de Dienst.
  • Het ontwikkelen van nieuwe producten en functionaliteiten.

Communicatie met u over onze Dienst

  • Het oplossen van eventuele ondersteuningsvragen die u stelt met betrekking tot de Dienst.
  • Proactief contact in het kader van accountbeheer.
  • Het verzenden van noodzakelijke informatie, zoals beveiligings-, technische, account-, support- en administratieve meldingen en herinneringen (zoals inlogcodes, factureringsmeldingen, uitkomst van doorverwijzingen, meldingen over locatie-sluitingen, sleutelgerelateerde meldingen, accountherinneringen, enz.).
  • Het versturen van informatie waarvan wij denken dat deze nuttig voor u kan zijn, zoals product- en service-updates.
  • Het uitvoeren van enquêtes en het verzamelen van feedback over onze Dienst.

Bescherming van onze Diensten en behoud van een betrouwbare omgeving

  • Het onderzoeken, detecteren of voorkomen van onjuiste voorstelling van zaken, beveiligingsinbreuken, incidenten of andere mogelijk verboden activiteiten, of anderszins het helpen beschermen van uw account.
  • Het beschermen van de rechten of eigendommen van Klanten of de beveiliging of integriteit van onze Dienst.
  • Het handhaven van de Keycafe-Voorwaarden of andere toepasselijke overeenkomsten of beleidsregels.
  • Het verifiëren van uw identiteit.
  • Het voldoen aan toepasselijke wet- en regelgeving, of reageren op rechtmatige verzoeken om informatie van overheidsinstanties of via juridische procedures.
  • Het contact met u opnemen om geschillen op te lossen, vergoedingen te innen en ondersteuning te bieden bij het gebruik van onze Dienst.

Adverteren en marketing

  • Marketing van onze producten en diensten, waaronder communicatie met u over mogelijkheden, wedstrijden, promoties, kortingen, incentives en beloningen die worden aangeboden door ons en geselecteerde partners.

Hoe wij uw informatie delen

Wij kunnen informatie over u als volgt delen:

Met andere gebruikers van de Dienst met wie u interacteert

  • Met andere Klanten van de Dienst met wie u interacteert via uw gebruik van de Dienst. Enkele voorbeelden: wij kunnen uw foto, persoonlijke informatie en activiteit weergeven aan andere Klanten met wie u interacteert om hun ervaring te verrijken, en uw contactgegevens weergeven om problemen met betrekking tot de Dienst op te lossen.

Met derden

  • Met gegevensverwerkers van derden en dienstverleners om onze Dienst te leveren, te onderhouden en te verbeteren, waaronder dienstverleners die toegang hebben tot of informatie over u ontvangen om in onze opdracht diensten te verrichten, zoals cloud-hostingproviders, factureringsproviders, e-mail- en sms-diensten, verzendproviders, klantbeheerdiensten, marketingplatforms, analysetools en andere.
  • Met informatietechnologieplatforms die door ons team worden gebruikt om met u te communiceren of intern met elkaar te communiceren, en die daardoor mogelijk gegevens met betrekking tot u of uw account opslaan. Bijvoorbeeld agenda-, vergader-, persoonlijke e-mail-, chat- en andere platforms. Deze tools worden in beperkte contexten gebruikt ter ondersteuning van communicatie met Klanten en intern en spelen geen rol in de systematische verwerking van klantgegevens. Daarom worden deze tools niet vermeld als subverwerkers en kunnen zij in sommige gevallen klantinformatie blijven bewaren in ongestructureerde formaten die losstaan van centrale verwerking.
  • Met derden die advertentiecampagnes, speciale aanbiedingen of andere evenementen of activiteiten uitvoeren namens ons of in verband met onze Diensten.
  • Wij kunnen ook met derden geaggregeerde en geanonimiseerde informatie delen die u of een individuele Klant van onze Dienst niet specifiek identificeert.
  • Op ons Trust Center (https://trust.keycafe.com) vindt u informatie over wat elke subverwerker van Keycafe doet, inclusief hun rol en functie in onze operaties, details over ons beleid inzake gegevensbewaring, onze beveiligingsbeleidslijnen en onze beveiligingshouding. Houd er rekening mee dat Keycafe IoT- en netwerkinfrastructuurproviders (zoals Cloudflare en Hologram) gebruikt om uw gegevens veilig via het internet te transporteren en dat wij in sommige gevallen uw informatie verstrekken aan platforms die een dienst leveren waarna wij de gegevens onmiddellijk verwijderen. Wij nemen providers niet op in onze lijst van subverwerkers als zij geen blijvende toegang tot uw gegevens hebben.

Bedrijfsoverdrachten en wijzigingen in de onderneming

  • Aan een opvolgend eigenaar, mede-eigenaar of exploitant van onze Dienst; of
  • In verband met (onder meer, maar niet beperkt tot tijdens de onderhandelingen of due-diligencefase van) een fusie, consolidatie of herstructurering; de verkoop van nagenoeg al onze aandelen en/of activa; financiering, overname, afsplitsing of ontbinding van geheel of een deel van onze onderneming; of een andere wijziging in de onderneming.

Veiligheid en naleving van de wet

  • Indien wij van mening zijn dat openbaarmaking redelijkerwijs noodzakelijk is (i) om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving, juridische procedures of overheidsverzoeken (bijv. van belastingautoriteiten, rechtshandhavingsinstanties, enz.); (ii) om onze Keycafe-Voorwaarden of andere toepasselijke overeenkomsten of beleidsregels te handhaven of na te leven; (iii) om de rechten of eigendommen van onze Klanten of de beveiliging of integriteit van onze Diensten te beschermen; of (iv) om onszelf, Klanten of het publiek te beschermen tegen schade, fraude of mogelijk verboden activiteiten.

Met uw toestemming

  • Bijvoorbeeld op uw aanwijzing of zoals beschreven op het moment dat u ermee instemt om informatie te delen of wanneer u een applicatie of website van derden machtigt om toegang te krijgen tot uw informatie.

Hoe wij uw informatie beveiligen, opslaan en bewaren

Hoe en waar uw gegevens worden beveiligd en opgeslagen

Wij volgen algemeen aanvaarde standaarden om de gegevens die wij verzamelen op te slaan en te beschermen, zowel tijdens de overdracht als nadat deze zijn ontvangen en opgeslagen, inclusief het gebruik van versleuteling waar passend. Wij gebruiken Drata voor continue monitoring en nalevingsverificatie van onze beveiligingsbeleidslijnen en -praktijken. U kunt meer te weten komen over onze beveiligingsmaatregelen, certificeringen en compliance-inspanningen via ons Trust Center op https://trust.keycafe.com.

Wij zijn gevestigd in Vancouver, Canada, en verwerken uw gegevens niet “on-premises”. Wij vertrouwen op toonaangevende cloudserviceproviders van derden om uw informatie namens ons te verwerken en op te slaan. Onze primaire activiteiten voor gegevensopslag en -verwerking vinden plaats in de EU, hoewel sommige providers een deel van uw informatie verwerken, opslaan of transporteren in de Verenigde Staten, Canada en andere landen. Wij hebben gecontroleerd dat deze providers AVG- en andere privacy-complianceprogramma’s hebben geïmplementeerd en wij hebben gegevensverwerkingsovereenkomsten met onze dienstverleners gesloten die hun verwerking van uw gegevens namens ons beperken en reguleren. Door onze Diensten te bezoeken of te gebruiken, stemt u in met de overdracht, opslag en verwerking door ons en onze verwerkers, wat ertoe kan leiden dat uw gegevens buiten de Europese Economische Ruimte (“EER”) worden verwerkt.

Keycafe treedt hoofdzakelijk op als verwerkingsverantwoordelijke voor persoonsgegevens die rechtstreeks van onze Klanten en gebruikers worden verzameld en niet in de rol van verwerker. Indien u Keycafe echter gebruikt om aanzienlijke eindgebruikersgegevens en -activiteiten te beheren en meent dat Keycafe in uw opdracht als verwerker optreedt, stellen wij via ons Trust Center een Data Processing Agreement (DPA / verwerkersovereenkomst) ter beschikking voor uw beoordeling en, indien toepasselijk, ondertekening.

Onze grondslag voor het opslaan en bewaren van gegevens

Wij bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is om u de Dienst te leveren, u op de hoogte te houden van de zich ontwikkelende mogelijkheden van onze producten, en voor andere legitieme juridische of zakelijke doeleinden:

  • wanneer dit verplicht is op grond van wetgeving, contract of vergelijkbare verplichtingen die op onze bedrijfsvoering van toepassing zijn
  • voor het behouden, oplossen, verdedigen of doen gelden van onze juridische en contractuele rechten
  • wanneer dit nodig is om adequate en nauwkeurige zakelijke en financiële administratie te voeren

Ons bewaarbeleid

Keycafe hanteert een aantal geautomatiseerde regels om interne e-mails, (chat)gesprekken en databestanden na een bepaalde periode permanent automatisch te verwijderen, zodat ongestructureerde gegevens die op u betrekking kunnen hebben continu uit ons systeem worden verwijderd. Met betrekking tot uw persoonsgegevens en de databases die worden gebruikt om uw account mogelijk te maken, is ons beleid als volgt:

Wij blijven uw persoonsgegevens opslaan:

Als u een geregistreerde gebruiker bent in een primaire rol als eigenaar van sleutels of SmartBoxes, (i) tot 30 dagen nadat uw account 1 jaar inactief is geweest en u geen lid meer bent van een andere actieve accountorganisatie, of (ii) tot 30 dagen nadat u uw account heeft geannuleerd of een formeel verzoek heeft gestuurd naar privacy@keycafe.com om uw informatie te verwijderen.

Als u een gastgebruiker bent van een account met een primaire rol, (i) totdat de informatie van het gerelateerde account met primaire rol is verwijderd, of (ii) tot 30 dagen nadat u een formeel verzoek heeft gestuurd naar privacy@keycafe.com om uw informatie te verwijderen.

Houd rekening met enkele beperkingen met betrekking tot het verwijderen van uw gegevens: (i) voordat Keycafe uw informatie verwijdert na afloop van een van de bovenstaande bewaartermijnen, kunnen wij u hiervan op de hoogte stellen en/of u om bevestiging vragen, (ii) het verwijderen van uw persoonsgegevens betekent niet dat al uw gegevens worden verwijderd (wij kunnen gegevens bewaren voor statistische doeleinden en systeemintegriteit), maar wel dat deze in onze database niet langer aan u kunnen worden gekoppeld, (iii) sommige van uw gegevens kunnen blijven voorkomen in de transactiegeschiedenis van Klanten met wie u heeft geïnteracteerd, aangezien u beiden “eigenaar” bent van die gegevens, (iv) het is mogelijk dat Klanten met wie u heeft geïnteracteerd of derden aan wie u toegang heeft verleend tot uw account gegevens over u hebben opgehaald en opgeslagen; dergelijke activiteiten zijn niet door ons terug te draaien of terug te halen en vallen buiten onze controle, en u dient die partijen rechtstreeks te benaderen indien u wenst dat zij uw gegevens niet langer bewaren, en (v) sommige van onze dienstverleners van derden kunnen afzonderlijke wettelijke verplichtingen hebben om uw gegevens te bewaren (zoals factureringsproviders).

Cookies en andere vergelijkbare technologieën

Wij gebruiken CookieYes om naleving van cookieregels te beheren en u in staat te stellen cookies te accepteren of te weigeren en uw cookie-instellingen op elk moment te wijzigen. Cookies helpen ons uw voorkeuren te onthouden, een consistente gebruikerservaring te bieden en gebruiksgegevens te verzamelen om onze Dienst te verbeteren. Wij kunnen ook informatie verzamelen met behulp van web beacons. Web beacons zijn elektronische afbeeldingen die kunnen worden gebruikt in onze Dienst of e-mails. Wij gebruiken web beacons om cookies af te leveren, het aantal bezoeken aan onze website en apps te volgen, gebruik en effectiviteit van campagnes te begrijpen en te bepalen of een e-mail is geopend en daarop is gereageerd.

Deze Privacyverklaring is niet van toepassing op, en wij zijn niet verantwoordelijk voor, cookies, web beacons of andere trackingtechnologieën van derden; deze vallen onder de privacyverklaringen van dergelijke derden. Voor meer informatie raden wij u aan de privacyverklaringen van deze derden te raadplegen om meer te weten te komen over hun privacypraktijken.

U kunt uw cookie-instellingen beheren door te klikken op de cookie-toestemmingslink op onze website. U kunt ook meer te weten komen over cookies door http://www.allaboutcookies.org te bezoeken, waar aanvullende nuttige informatie te vinden is over cookies en hoe u cookies kunt blokkeren in verschillende typen browsers en mobiele apparaten.

Houd er rekening mee dat bepaalde cookies noodzakelijk zijn voor het correct functioneren van onze Dienst en dat het uitschakelen van deze cookies uw ervaring kan beïnvloeden.

Uw keuzes

Communicatie-instellingen

Bij uw registratie wijzen wij u erop dat u, door uw gegevens te verstrekken en u te registreren, ermee instemt communicatie te ontvangen met betrekking tot uw beveiliging en account, product- en service-updates en feedbackverzoeken, en dat u uw instellingen na registratie kunt wijzigen. Wij schrijven u niet automatisch in voor Keycafe-communicatie over marketing en aanbiedingen, maar wij hopen dat u zich zult aanmelden en ons toestaat contact met u op te nemen.

U kunt zich voor bepaalde communicatie afmelden via het gedeelte communicatie-instellingen in onze applicaties en/of door te klikken op afmeldlinks die u ontvangt. Als wij u een geautomatiseerde e-mail sturen die niet verplicht is, bevat deze een afmeldlink waarmee u zich kunt uitschrijven voor toekomstige communicatie van dat type. Deze optie zal u alleen afmelden voor dat specifieke communicatietype.

Uw account annuleren

Als u uw account wilt deactiveren, kunt u dit doen door in te loggen op uw Keycafe-account en de optie “Cancel Account” (Account annuleren) in uw accountinstellingen te gebruiken.

Uw gegevens inzien

U heeft het recht uw gegevens in te zien. Indien u de gegevens wilt zien die wij over u opslaan, of een kopie van uw gegevens in een gestructureerd, machineleesbaar formaat (recht op overdraagbaarheid van gegevens) wilt ontvangen, kunt u een e-mail sturen naar privacy@keycafe.com; wij zullen binnen 30 dagen reageren. U heeft ook het recht om correcties te verzoeken van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens die door ons worden bewaard, zodat uw informatie accuraat en actueel blijft. Houd er rekening mee dat Keycafe nog steeds een klein bedrijf is met beperkte technische capaciteit. Wij kunnen u verzoeken het gebruik van de Dienst te staken als u een onevenredig groot aantal verzoeken indient.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze Privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen door een herziene versie te publiceren en de datum “Laatst bijgewerkt” hierboven aan te passen. Tenzij wij u anders informeren, wordt elke herziene versie 30 dagen na de datum “Laatst bijgewerkt” van kracht. Wij zullen u redelijke kennis geven van materiële wijzigingen in de Privacyverklaring, onder meer per e-mail als u een e-mailadres heeft opgegeven. Indien u het niet eens bent met deze wijzigingen, kunt u uw account op elk moment annuleren. Uw voortdurende gebruik van onze Dienst geldt als uw toestemming voor elke wijziging van deze Privacyverklaring.

Contact

Onze Data Protection Officer (DPO) is beschikbaar voor privacygerelateerde vragen of zorgen. Neem voor verzoeken, vragen of zorgen met betrekking tot deze Privacyverklaring contact op met onze DPO of onze privacyafdeling via:

privacy@keycafe.com
Keycafe Inc., 102 - 329 Railway Street, Vancouver, BC V6A 1A4, Canada

U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit die bevoegd is onder de toepasselijke privacywetgeving. Indien u een vraag of klacht heeft met betrekking tot onze gegevensverwerkingspraktijken, vermeld dan de details van uw zorg; wij zullen dit onderzoeken en u binnen 30 dagen antwoorden. Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen over uw zorgen en het kan nodig zijn om andere partijen te betrekken of te raadplegen om uw kwestie te onderzoeken en op te lossen. Wij kunnen aantekeningen bewaren van uw verzoek en de uiteindelijke oplossing.

Dichtbij