Keycafe

Voorwaarden voor het Public Network

Laatst bijgewerkt: 23 oktober 2025

Deze Public Network Terms (de “PNT”) (i) fungeren als een contractuele bijlage bij de Keycafe Terms of Service die beschikbaar zijn op https://www.keycafe.com/keycafe-tos (de “Terms”) voor Klanten en Locatieaanbieders, en (ii) fungeren als een zelfstandige klikovereenkomst/gebruiksovereenkomst tussen Bevoegde Houders en Keycafe zoals beschreven onder Aanvaarding hieronder.

Begrippen met een hoofdletter die hier niet zijn gedefinieerd, hebben de betekenis die eraan in de Terms is gegeven. De Terms zijn van toepassing op alle onderwerpen die hier niet worden behandeld. In geval van strijdigheid hebben de Terms voorrang. Niets in deze PNT wijzigt de partijen bij de Terms of beperkt of vermindert enig recht of enige verplichting uit hoofde van de Terms.

Aanvaarding (wie is gebonden en hoe)

  • Klanten (Customers): Zijn gebonden aan de Terms, doorgaans op het moment van het aanmaken van een account (waarbij deze PNT als bijlage gelden).
  • Locatieaanbieders (Location Providers): Zijn gebonden aan de Terms, doorgaans op het moment dat zij een locatie-inspectie accepteren met betrekking tot een installatie op hun Locatie of bij aanvaarding van Apparatuur op hun Locatie (waarbij deze PNT als bijlage gelden).
  • Bevoegde Houders (Authorized Holders): Zijn uitsluitend gebonden aan deze Public Network Terms door uitdrukkelijke instemming via:
    1. het zelfstandig akkoord gaan met de Terms; of
    2. akkoord gaan tijdens een uitwisselingsproces binnen het Public Network; of
    3. akkoord gaan met de Terms of de PNT tijdens contact met de live-ondersteuning (zoals chat of telefonische ondersteuning).

Bevoegde Houder (definitie): Een natuurlijk persoon, zoals een gast, aannemer of personeelslid, die niet de primaire sleuteleigenaar of accounthouder (Klant) is, maar door de Klant een toegangsmiddel of toestemming krijgt (zoals een toegangscode, wallet-pas of QR-code) met het beperkte doel om Uitwisselingen (Exchanges) in het Public Network uit te voeren.

Reikwijdte en Timing: Deze Public Network Terms zijn van toepassing op uw huidige sleuteluitwisseling en/of supportinteractie en de rechtstreeks daarmee samenhangende gebeurtenissen en gevolgen. Indien u deze voorwaarden aanvaardt tijdens een poging tot Exchange of tijdens een interactie met support die samenvalt met een probleem, zijn de geschilbepalingen, vrijwaringen en bepalingen voor claimrouting van toepassing op dat probleem en de redelijkerwijs voorzienbare, rechtstreeks daarmee samenhangende gevolgen. Zij zijn niet van toepassing op niet-verwante incidenten die zich vóór de aanvaarding hebben voorgedaan.

  1. Netwerkdeelnemers & Principes

    1.1 Rollen en verantwoordelijkheden van Deelnemers.
     
    1. Keycafe: Levert de Apparatuur, het Product en de cloudservice; voert authenticatie uit op basis van de configuratie van de Klant; beheert netwerkbeveiliging en operationele waarborgen.
    2. Klant (Customer): Configureert de toegang, geeft en beheert toegangsgegevens, stelt ontvangers en tijdstippen in en is verantwoordelijk voor zijn eigen personeel, aannemers, gasten en Bevoegde Houders.
    3. Locatieaanbieder (Location Provider): Beheert de Locatie en de plaatselijke omstandigheden (stroomvoorziening, bevestigingsoppervlak, toegang tijdens vermelde openingstijden), voldoet aan toepasselijk lokaal recht, verhuurdersvereisten, bewegwijzering en locatieregels, en beheert het gedrag van het personeel ter plaatse.
    4. Bevoegde Houder (Authorized Holder): Handelt namens de Klant (niet namens Keycafe of de Locatie), heeft geen eigendoms- of bewaargevingrechten ten aanzien van enige sleutel of compartiment en volgt de instructies van de Klant en de regels van de Locatie.
    Deze partijen zijn elk een “Deelnemer” en gezamenlijk de “Deelnemers”.
    1.2 Reikwijdte. Het “Public Network” is Keycafe’s netwerk van SmartBox-apparatuur en software die wordt gehost op Locaties die worden geëxploiteerd door Locatieaanbieders, waar sleutelafgiftes en -ophalingen (“Exchanges” of “Uitwisselingen”) plaatsvinden.
    1.3 Geen vertegenwoordiging. Met uitzondering van een Bevoegde Houder die handelt namens de Klant, is geen enkele Deelnemer de vertegenwoordiger van een andere Deelnemer en kan hij geen andere Deelnemer binden.
    1.4 Geen bewaarneming of andere opslagrelatie. Gebruik van het Public Network leidt niet tot een overeenkomst van bewaarneming (“bailment”), noch tot een opslag-, vervoers-, hotel-/pension- of andere bewaargevende relatie. Geef geen sleutels af aan personeel ter plaatse; deponeer en haal sleutels uitsluitend via de apparatuur en de processen in de app.

  2. Belangrijkste Risico’s & Mededelingen

    2.1 Voor Bevoegde Houders (gasten). Toegang kan worden vertraagd of niet beschikbaar zijn om redenen buiten onze invloedssfeer (bijvoorbeeld openingstijden of sluiting van de Locatie, regels van verhuurder/gemeenschappelijke ruimtes, weersomstandigheden of publieke evenementen, rechtmatige bevelen of problemen met netwerk-/internetproviders), en incidenteel door productproblemen (bijvoorbeeld apparaatstoringen, software- of firmware-fouten of onderhoudsvensters). Plan samen met de Klant een alternatieve methode van toegang (bijvoorbeeld reservesleutels of een alternatief contact). Voor zover maximaal toegestaan door de toepasselijke wetgeving en onder voorbehoud van de Terms is Keycafe niet aansprakelijk voor kosten die voortvloeien uit niet-beschikbaarheid (zoals gemiste reizen of accommodatie), en zijn gevolgschade, bijzondere schade of indirecte schade niet verhaalbaar.
    2.2 Voor Locatieaanbieders. Risico’s op de Locatie kunnen onder meer betrekking hebben op toeloop van bezoekers (wachtrijen of aankomsten buiten openingstijden), beperkingen van verhuurder of gemeenschappelijke ruimtes, verplichtingen inzake toegankelijkheid en vluchtwegen, en klachten over geluid of belemmering. Gebouw- of omgevingsincidenten (bijvoorbeeld lekkages, brand/rook, stroompieken of -uitval) en gebeurtenissen door derden kunnen tijdelijke stillegging of verwijdering van Apparatuur vereisen. U blijft verantwoordelijk voor de Locatie, waaronder de installatie, veiligheid op de Locatie, toegangscontrole, naleving van wet- en regelgeving en het gedrag van personeel ter plaatse, en voor het in stand houden van passende verzekeringen. Ter bescherming van gebruikers en het netwerk kan Keycafe tijdelijk werkstromen aanpassen of opschorten of sleutels verplaatsen waar dit redelijkerwijs noodzakelijk is.
    2.3 Voor Klanten. De Apparatuur is geen kluis en Keycafe verzekert de inhoud niet. Gebruik alleen sleutels/pasjes; deponeer geen waardevolle zaken, betaalkaarten, gevaarlijke of illegale voorwerpen of items die het apparaat kunnen doen vastlopen of beschadigen. Zie de Terms voor aanvullende beveiligings- en risico-informatie.
    2.4 Algemene risicoaanvaarding. Omdat het Public Network afhankelijk is van Locaties van derden, gebruikersconfiguraties en externe connectiviteit, kunnen incidenteel onderbrekingen of vertragingen optreden. Wij zetten commercieel redelijke inspanningen in om het systeem betrouwbaar te laten functioneren, maar ononderbroken toegang wordt niet gegarandeerd, en Deelnemers dienen hun eigen risico’s op passende wijze te beheren (waaronder het hebben van een back-upplan).

  3. Networkoperaties & Support

    3.1 Toegang & uptime. Ononderbroken toegang wordt niet gegarandeerd. Onder voorbehoud van de Terms is Keycafe niet verantwoordelijk voor vertragingen of niet-toegang die wordt veroorzaakt door derden of externe gebeurtenissen, en niet aansprakelijk voor gevolgschade, bijzondere schade of indirecte schade die daaruit voortvloeit.
    3.2 Support & beschermingsmaatregelen. Support wordt verleend via helpcenter, chat of e-mail op basis van commercieel redelijke inspanningen; dit omvat geen noodhulp, uitruk van een monteur of andere interventies ter plaatse, of het fysiek openen van Apparatuur. Ter bescherming van gebruikers en het netwerk kan Keycafe: werkstromen wijzigen of opschorten, toegangsgegevens beperken, de gebruiksfrequentie limiteren, of laten verlopen, sleutels binnen het Public Network verplaatsen, of Apparatuur tijdelijk uitschakelen als reactie op misbruik, (vermoede) compromittering of veiligheids-/overmachtssituaties.
    3.3 Supporttoegang (Bevoegde Houders). Om een ticket aan te maken, apparaat- of locatiestatus te ontvangen of met support te spreken over een Exchange, moet een Bevoegde Houder die nog geen partij is bij de Terms eerst een korte kennisgeving lezen en via een duidelijke instemmingshandeling (bijvoorbeeld een duidelijk gelabelde knop, aanvinkvakje of schuifregelaar) uitdrukkelijk akkoord gaan met deze Public Network Terms. Indien de Bevoegde Houder niet akkoord gaat, zal Keycafe geen support verlenen en dient de Bevoegde Houder contact op te nemen met de Klant voor ondersteuning. (Alleen bij veiligheids- of beveiligingsincidenten kan Keycafe beperkte ondersteuning bieden zonder aanvaarding.)
    3.4 Operationele correcties. Om toegangsproblemen, foutieve deponeringen, deponeringen in een verkeerde lade, vastzittende deuren of sleutelverwisselingen op te lossen, kan Keycafe – handelend op basis van de configuratie van de Klant en beschikbare gegevens – compartimenten op afstand openen, sleuven opnieuw toewijzen of sleutels binnen het Public Network verplaatsen. Keycafe is niet verantwoordelijk voor verkeerde configuratie door de Klant of foutieve deponeringen door houders/gebruikers en heeft geen verplichting om te beslissen wie recht heeft op een sleutel.
    3.5 Bevriezing bij betwiste aanspraak. Indien de aanspraak op een sleutel wordt betwist, kan Keycafe de toegang tot de betreffende compartiment(en) blokkeren en zich baseren op (i) de instructies van de Klant, (ii) een rechterlijk bevel, of (iii) aanwijzingen van de politie of andere bevoegde autoriteiten.
    3.6 Niet-opgehaalde sleutels. Na kennisgeving aan de bij Keycafe bekende contactpersonen van de Klant en een bewaartermijn van 14 dagen (tenzij veiligheids-, beveiligings-, wettelijke of operationele belangen eerdere actie rechtvaardigen), kan Keycafe een niet-opgehaalde sleutel terugsturen naar de afzender indien retourinformatie beschikbaar is (tegen het gepubliceerde tarief) of de sleutel op een commercieel redelijke manier veilig afvoeren of vernietigen. Eigendom gaat uitsluitend over voor zover nodig om tot vernietiging over te kunnen gaan. Er bestaat geen verdere aansprakelijkheid dan voorzien in de Terms.

  4. Gedrag van Deelnemers & Toegestaan Gebruik

    4.1 Configuratiebevoegdheden van de Klant. Keycafe voert authenticatie voor Uitwisselingen uit op basis van de configuratie van de Klant en verifieert of corrigeert geen datums, ontvangers of andere instellingen.
    4.2 Hygiëne van toegangsgegevens. De Klant moet zorgdragen voor de vertrouwelijkheid van toegangsgegevens, tijdige wijziging/rotatie en het laten aflopen daarvan, accurate gegevens van ontvangers en toezicht op Bevoegde Houders en andere genodigden die deze toegangsgegevens gebruiken. Keycafe kan minimale hygiënevereisten op netwerkniveau afdwingen.
    4.3 Verboden items & veiligheid. Alleen sleutels/pasjes. Geen waardevolle zaken, contant geld, betaalkaarten, gevaarlijke of illegale items of zaken die het apparaat kunnen beschadigen of blokkeren. Keycafe of de Locatie kan gevaarlijke of illegale items verwijderen, apart houden of vernietigen en redelijke kosten in rekening brengen voor sanering of afvoer.
    4.4 Gedrag op Locaties. Volg de aangebrachte bewegwijzering, rechtmatige instructies van het personeel en de regels van de Locatie. Geen rondhangen, verstoring of manipulatie van Apparatuur. Er kan om identificatie worden gevraagd om een Exchange te bevestigen. Indien de Klant een minderjarige toelaat, is de Klant verantwoordelijk voor toestemming en toezicht.

  5. Data, Bewijs & Privacy

    5.1 Bewijs. Systeemlogboeken, kiosktelemetrie en applicatiegegevens leveren, behoudens tegenbewijs, voorlopig bewijs van Uitwisselingen en de timing daarvan (UTC). Keycafe kan gegevens bewaren in overeenstemming met zijn beleid en relevante data delen met de Klant, de betreffende Locatie en bevoegde autoriteiten voor incidentafhandeling en bescherming van het netwerk.
    5.2 Dataverantwoordelijkheden. Persoonsgegevens worden verwerkt zoals beschreven in de Privacyverklaring en, waar van toepassing, de Data Processing Addendum waarnaar in de Terms wordt verwezen. Wanneer een Klant of Locatie persoonsgegevens ontvangt vanuit het Public Network, handelt die partij voor haar eigen kopie als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijke (in de zin van de AVG) en mag zij de gegevens uitsluitend gebruiken voor het uitvoeren van Uitwisselingen en voor naleving van wet- en regelgeving.

  6. Vrijwaringen Tussen Deelnemers

    De vrijwaringen in dit Artikel 6 komen bovenop – en beperken of vervangen niet – de vrijwaringen in de Terms.
    6.1 Vrijwaring door de Klant (inclusief Bevoegde Houders). De Klant zal Keycafe en de Locatieaanbieder (en hun gelieerde ondernemingen, bestuurders, functionarissen, werknemers en vertegenwoordigers) verdedigen, vrijwaren en schadeloosstellen voor aanspraken, vorderingen, procedures of acties van derden en alle daarmee samenhangende verliezen, schade, uitspraken, schikkingen, redelijke advocatenhonoraria en -kosten, voor zover veroorzaakt door: (a) de configuraties of instructies van de Klant; (b) het uitgeven en behandelen van toegangsgegevens; (c) handelingen of nalatigheden van personeel, aannemers, gasten of Bevoegde Houders van de Klant; of (d) een schending door de Klant van wet- of regelgeving of locatieregels. Deze vrijwaring is niet van toepassing voor zover een verlies in een onherroepelijke beslissing wordt toegeschreven aan grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van de gevrijwaarde partij.
    6.2 Vrijwaring door de Locatieaanbieder. De Locatieaanbieder zal de Klant en Keycafe (en hun gelieerde ondernemingen, bestuurders, functionarissen, werknemers en vertegenwoordigers) verdedigen, vrijwaren en schadeloosstellen voor aanspraken, vorderingen, procedures of acties van derden en alle daarmee samenhangende verliezen, schade, uitspraken, schikkingen, redelijke advocatenhonoraria en -kosten, voor zover veroorzaakt door: (a) de staat of omstandigheden van de Locatie (waaronder toegankelijkheid, veilige stroomvoorziening/bevestiging/connectiviteit); (b) vereiste bewegwijzering of aanduidingen op de Locatie; (c) handelingen of nalatigheden van personeel van de Locatie; of (d) een schending door de Locatieaanbieder van wet- of regelgeving of locatieregels. Deze vrijwaring is niet van toepassing voor zover een verlies in een onherroepelijke beslissing wordt toegeschreven aan grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van de gevrijwaarde partij.
    6.3 Procedure. De gevrijwaarde partij zal de vrijwarende partij onverwijld op de hoogte stellen van elke gedekte claim; het uitblijven van tijdige kennisgeving beperkt de verplichtingen slechts voor zover daardoor wezenlijk nadeel voor de vrijwarende partij ontstaat. De vrijwarende partij mag een advocaat kiezen en de verdediging op zich nemen; de gevrijwaarde partij zal redelijk meewerken. De vrijwarende partij mag geen schikking treffen die schuld erkent of verplichtingen oplegt aan de gevrijwaarde partij zonder voorafgaande toestemming (die niet onredelijk zal worden onthouden). Indien de vrijwarende partij nalaat de verdediging op zich te nemen of deze niet zorgvuldig voert, mag de gevrijwaarde partij dit doen en haar redelijke verdedigingskosten verhalen.

  7. Toepasselijk Juridisch Kader

    7.1 Overname uit de Terms. Voor elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met het Public Network tussen Deelnemers (inclusief geschillen waarbij Bevoegde Houders zijn betrokken), gelden de bepalingen over toepasselijk recht, forumkeuze, arbitrage en afstand van groepsvorderingen uit de Terms alsof zij hier volledig waren opgenomen, voor zover wettelijk toegestaan. Voor zover een bepaling niet afdwingbaar is ten aanzien van een Deelnemer in een bepaalde jurisdictie, geldt het dichtstbijzijnde toelaatbare mechanisme; de rest blijft scheidbaar.
    7.2 Aansprakelijkheidsuitsluitingen & -beperkingen (niet-cumulatief). De disclaimers, uitsluitingen en aansprakelijkheidsbeperkingen in de Terms zijn mutatis mutandis van toepassing op alle dergelijke geschillen. Niets in deze PNT vergroot de aansprakelijkheid van Keycafe boven die welke in de Terms is bepaald. Eventuele toepasselijke aansprakelijkheidslimieten gelden op dezelfde totale, niet-cumulatieve basis voor zowel de Terms als deze PNT.
    7.3 Geen procesvoeging van Keycafe. Voor zover maximaal toegestaan door de wet worden geschillen tussen of onder de Klant, de Locatieaanbieder en/of de Bevoegde Houder niet gevoegd met, of uitgebreid naar, Keycafe of enige gelieerde onderneming van Keycafe, en geen van hen zal in dergelijke geschillen regres of verrekening zoeken ten opzichte van Keycafe. Dit Artikel verhindert geen verplichte procesvoeging indien dit door procesrecht wordt voorgeschreven; in dat geval zijn alle disclaimers, uitsluitingen en aansprakelijkheidslimieten uit de Terms van toepassing.
    7.4 Vrijgave door Bevoegde Houder; volgorde van verhaal; aansprakelijkheidslimiet.
     
    1. Rol: Elke Bevoegde Houder neemt deel aan het Public Network namens de Klant als genodigde van de Klant. Keycafe is geen partij bij de onderliggende afspraken tussen Klant, Locatieaanbieder en Houder en neemt gedeponeerde items niet in bewaarneming.
    2. Volgorde van verhaal: Voor elke claim die voortvloeit uit of verband houdt met configuratie door de Klant, toegangsgegevens, instructies, planning, de selectie of het beheer van ontvangers, veiligheid of exploitatie van de Locatie, of netwerken van derden, stemt de Bevoegde Houder ermee in eerst verhaal te zoeken bij de Klant of de Locatieaanbieder voordat enige claim tegen Keycafe wordt ingesteld. Deze bepaling beperkt geen dwingendrechtelijke rechten.
    3. Schade: Voor zover maximaal toegestaan door de wet zijn gevolgschade, bijzondere, indirecte, punitieve en winstdervingsschade uitgesloten in elke claim van een Bevoegde Houder met betrekking tot het Public Network. Alleen directe, daadwerkelijk gemaakte kosten kunnen worden gevorderd, met inachtneming van de toepasselijke wetgeving.
    4. Uitzonderingen: Niets in dit Artikel beperkt niet-afstandbare consumentenrechten of aansprakelijkheid die in een onherroepelijke beslissing wordt toegeschreven aan grove nalatigheid of opzettelijk wangedrag van Keycafe.

  8. Eigendom van Apparatuur & Verplichtingen van de Locatie

    8.1 Eigendom & fallback als trustee. De Apparatuur is en blijft eigendom van Keycafe. Voor deze voorwaarden zijn “Keycafe Entity Countries”: Canada, de Verenigde Staten, Nederland en Japan. Indien een Locatie buiten deze landen ligt, houdt, installeert en exploiteert de Locatieaanbieder de Apparatuur namens Keycafe in trust als “bare trustee” (blote houder in trust) totdat een Keycafe-entiteit een vergunning heeft om daar eigendom te houden/te exploiteren; op dat moment eindigen de trustee-verplichtingen en wordt het eigendom bij Keycafe bevestigd. Indien een “bare trust” niet wordt erkend, geldt de regeling als een herroepbare licentie van bezit met een onmiddellijke verplichting om te beveiligen en op eerste verzoek terug te geven; in alle gevallen blijft de juridische eigendom bij Keycafe.
    8.2 Geen vaste inrichting; beperkte toegang. Het plaatsen van Apparatuur op een Locatie leidt niet tot een vaste bedrijfsinrichting van Keycafe. Keycafe heeft geen recht op gebruik of bezit van de Locatie en heeft alleen toegang voor installatie- en servicebezoeken met redelijke voorafgaande kennisgeving (of in noodgevallen). Authenticatie en registratie vinden plaats via Keycafe-systemen buiten de jurisdictie van de Locatie.
    8.3 Basisvereisten voor de Locatie. De Locatieaanbieder zorgt voor binnenruimte, standaard stroomvoorziening, een veilig bevestigingsoppervlak en basisconnectiviteit. Installatie kan worden uitgevoerd door de Locatie of een onafhankelijke aannemer met begeleiding van Keycafe. Eventuele verrekeningen inzake serviceniveaus (indien aangeboden) zijn niet van toepassing op storingen die worden veroorzaakt door locatieomstandigheden of derden.
    8.4 Toegang, bewegwijzering & verwijdering. De Locatie zal tijdens openingstijden op afspraak toegang verlenen voor installatie, service of verwijdering, en in noodgevallen toegang verlenen indien vereist door veiligheid of wet. Keycafe mag redelijke bewegwijzering of borden met de servicenaam plaatsen en gebruikmaken van foto’s of merken van de Locatie om de Locatie in overzichten en helpcontent aan te duiden. Bij beëindiging of op verzoek van Keycafe kan Keycafe de Apparatuur op afstand deactiveren en, indien gewenst, modules, perifere onderdelen en bewegwijzering verwijderen; eventueel cosmetisch herstel kan naar eigen inzicht van Keycafe worden uitgevoerd (tot een bedrag van USD 100 als coulance).

  9. Duur, Beëindiging & Wijzigingen

    9.1 Wijzigingen & kennisgevingen. Wijzigingen en kennisgevingen volgen de bepalingen uit de Terms. Voortgezet gebruik na de ingangsdatum van een wijziging geldt als aanvaarding van die wijziging.
    9.2 Beëindiging. Keycafe of een Locatieaanbieder kan de deelname van een Locatie zonder opgaaf van reden beëindigen met een opzegtermijn van 45 dagen. Beide kunnen beëindigen om reden van een wezenlijke tekortkoming (met een hersteltermijn van 15 dagen) of onmiddellijk indien voortgezet gebruik een veiligheids-, beveiligings- of juridisch risico zou creëren. Tijdens elke opzeg- of hersteltermijn zullen partijen samenwerken om sleutels te herplaatsen en verstoringen te minimaliseren. Keycafe zal de Apparatuur deactiveren aan het einde van de opzeg-/herstelperiode.
    9.3 Voortbestaan & rangorde. Bepalingen die naar hun aard behoren voort te bestaan, blijven van kracht, waaronder de Artikelen 1–8 en dit Artikel 9, en de bepalingen inzake geschillenbeslechting in de Terms. De Terms en hun contractuele bijlagen vormen samen de volledige overeenkomst over dit onderwerp; de volgorde van voorrang volgt de Terms.
Dichtbij