Uitdaging

Het onderhouden van de wegen van een heel land is een serieuze logistieke uitdaging, dus het is geen wonder dat het Britse Highway Traffic Management alles op alles wilde zetten om de activiteiten te vereenvoudigen. Een van de belangrijkste manieren om die uitdaging aan te gaan, was een slimmer beheer van de sleutels van hun wagenpark.

De voertuigen in dit wagenpark vormen een fundamenteel onderdeel van de operationele diensten van Highway Traffic Management, maar het probleem van het bedrijf was dat er vaak sleutels kwijtraakten, waardoor de voertuigen tijdelijk buiten gebruik raakten, wat de activiteiten van het bedrijf ernstig belemmerde. Dit kostte het bedrijf veel geld en tijd.

Highway Traffic Management is een bedrijf met 400 werknemers, dus de mogelijkheid dat er dingen fout gaan is groot. Dit zette hen ertoe aan te zoeken naar een efficiëntere manier om hun sleutels te beheren.

Oplossing

Na online onderzoek kwam Highway Traffic Management terecht bij Keycafe. De betaalbare prijs van het sleutelbeheersysteem van Keycafe viel hen aanvankelijk op en toen ze verder op onderzoek uitgingen beseften ze dat de aangeboden functies precies waren wat ze nodig hadden. Vergeleken met andere transportspecifieke sleutelbeheeroplossingen vonden ze dat Keycafe veel betaalbaarder was.

Als eerste stap kocht Highway Traffic Management één SmartBox als proef voor een van hun depots. Omdat het meteen goed beviel, wordt nu elke sleutel in hun wagenpark beheerd met Keycafe, op elke depotlocatie. Het bedrijf kan precies bijhouden welk personeelslid de sleutel van elk voertuig heeft en wanneer hij of zij de sleutel heeft afgehaald.

Voordat ze met Keycafe werkten, werden alle sleutels bewaard in één enkele sleutelkast, wat betekende dat elke chauffeur toegang had tot elke autosleutel. Dit droeg bij aan het probleem van de verdwenen sleutels. Met behulp van de Keycafe app hebben chauffeurs alleen toegang tot en zicht op sleutels die aan hen zijn toegewezen, waardoor de kans op fouten daalt en het aantal verloren sleutels afneemt.

Aan het eind van de dag kunnen ze met een gerust hart erop vertrouwen dat elke sleutel is waar hij hoort te zijn.

Resultaat

Sinds ze Keycafe geïmplementeerd hebben, is er geen enkele sleutel meer kwijtgeraakt. Het heeft hen veel tijd bespaard om niet meer te hoeven zoeken naar verloren sleutels en ook veel geld bespaard omdat ze geen ontbrekende sleutels meer hoeven te bestellen. Dankzij het inzichtelijke logboek met de volledige sleutelhistoriek hebben chauffeurs nu een onbetwistbare accountability wanneer het gaat om zaken als snelheidsovertredingen en schade aan voertuigen.

Dankzij de vrijgekomen tijd kan de transportafdeling zich concentreren op taken die belangrijk zijn voor het bedrijf als geheel. En ze profiteerden ook nog van een onverwachte bonus, omdat het systeem het bedrijf in staat stelt de werkuren bij te houden van personeelsleden die voertuigen besturen, door te kijken naar de tijden waarop sleutels werden ingenomen en teruggebracht.