Uitdaging

Als een van de grootste hotelmanagementbedrijven in het land was Concord Hospitality meer dan bekend met de tekortkomingen van traditionele sleutelbeheermethoden voor sleutels van personeel. Hun panden vertrouwden op omslachtige systemen zoals spreadsheets, papieren logboeken en grote, onbeveiligde sleutelkasten. Deze processen leidden tot inefficiënties, waaronder het onvermogen om toestemmingen bij te houden en moeilijkheden om personeel verantwoordelijk te houden voor verloren sleutels.

Zonder een betrouwbaar systeem was beveiliging altijd een zorg in het achterhoofd van het management. Verloren of kwijtgeraakte hoofdsleutels konden de veiligheid van gasten en de integriteit van het pand in gevaar brengen, terwijl het gebrek aan realtime tracking de operationele transparantie belemmerde. Het bedrijf had een schaalbare oplossing nodig om het grote aantal sleutels in hun uitgestrekte panden te beheren.

Pijnpunten

• Geen sleutelbeveiliging: Traditionele methoden boden geen realtime tracking, wat leidde tot potentiële beveiligingsinbreuken.
• Gebrek aan verantwoording: Zonder bewijs of registratie van sleutelgebruik kon het personeel niet betrouwbaar aansprakelijk worden gesteld voor verloren sleutels of onverklaarbaar gebruik.
• Tijdrovend beheer: Het handmatig beheren van sleutels kostte veel tijd en moeite, met weinig voordelen.

Oplossing

Concord Hospitality integreerde Keycafe's sleutelbeheersysteem in de opening van een nieuw dubbelhotel in Michigan - AC Hotel by Marriott en Hyatt House Lansing - wat vanaf het begin een eenvoudige, maar krachtige sleutelcontrole garandeert. Medewerkers raakten snel gewend aan het systeem, waarvoor minimale training nodig was: slechts een paar minuten om pincodes toe te wijzen en touchscreen-bediening te demonstreren.

Aan het begin van hun dienst klokken werknemers in, gaan dan direct naar de SmartBox en voeren hun pincode in om hun toegewezen sleutels voor de dag op te halen. Aan het einde van hun dienst worden de sleutels op dezelfde manier teruggebracht. Managers gebruiken de Keycafe-app om al het sleutelgebruik in realtime te controleren en toegangsrechten te wijzigen wanneer nodig. Deze digitale transformatie heeft de verantwoording, beveiliging en workflow-efficiëntie verbeterd.

Implementatie van Concord Hospitality

• Eenvoudige installatie: Van het uitpakken tot het klaar zijn voor gebruik: de SmartBoxen werden in minder dan 2 uur aan de muur gemonteerd en verbonden met de cloud.
• Moeiteloze training: Medewerkers leren in minder dan 5 minuten hoe ze het systeem kunnen gebruiken, met een intuïtief touchscreen en pincodefunctionaliteit.
• Tracking op afstand: Managers gebruiken de desktop- en mobiele app om belangrijke activiteiten in realtime te monitoren en op afstand problemen zoals te late retourzendingen aan te pakken.

Resultaat

Sinds de invoering van Keycafe heeft Concord Hospitality aanzienlijke verbeteringen in beveiliging en operationele efficiëntie bereikt bij meer dan 20 van hun hotels. Key tracking is nu geautomatiseerd, waardoor managers het gebruik kunnen controleren en discrepanties direct en proactief kunnen aanpakken. Het systeem heeft aanzienlijke arbeidsuren bespaard door handmatige logging- en trackingprocessen te elimineren.

Hoofdsleutels, die toegang verlenen tot kritieke gebieden, worden nu opgeslagen in de SmartBox en verantwoord, waardoor de kans op ongeautoriseerde toegang afneemt. Managers waarderen de gemoedsrust die realtimemeldingen en externe systeemcontrole met zich meebrengen.

Voor Chief Engineer Kevin Krause is Keycafe een essentieel hulpmiddel geworden in zijn dagelijkse routine: "Weten waar de sleutels zijn en wanneer ze worden opgehaald, is voor mij het grootste voordeel. Als je een ander systeem gebruikt dan Keycafe, dan mis je iets."

Het resultaat

• Verbeterde beveiliging: Sleuteltracering vermindert het risico op ongeautoriseerde toegang, verbetert de veiligheid van gasten en beschermt eigendommen.
• Minder arbeid: Arbeidsuren bespaard door het elimineren van handmatige sleutelbeheerprocessen, wat resulteerde in een betere operationele focus.
• Verbeterde verantwoording: Medewerkers zijn nu verantwoordelijk voor het gebruik van sleutels, waarbij audits worden ondersteund door realtime gegevens en videobeelden.