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Tudo o que você precisa saber sobre o controle de chaves no local de trabalho em 2023

Dominar o controle de chaves é uma parte vital do protocolo de qualquer organização, pois faz tudo, desde o rastreamento de chaves até a proteção de ativos, informações e pessoal, resultando em economia de custos com automação e eficiência aprimoradas. Quando sua organização tem uma forte política de controle de chaves, os processos se tornam mais integrados e simplificados, a responsabilidade aumenta e os riscos são minimizados. Se você deseja estabelecer uma política robusta de controle de chaves para sua organização desde a fase de planejamento até após sua implementação bem-sucedida, continue lendo.

Visão geral do controle de teclas do Workplace

Em essência, o controle de chaves no local de trabalho refere-se ao processo de gerenciamento, rastreamento e controle de acesso às chaves dentro de uma organização. Embora existam vários métodos diferentes de controle de chaves disponíveis, um adequado mantém as chaves em um local central e acessível e permite que você atribua permissões para que apenas usuários autorizados possam pegá-las.

Soluções modernas e confiáveis incluem um aplicativo de software baseado em nuvem que controla o acesso às chaves. Como resultado, você tem um histórico de acesso em tempo real para cada chave e usuário, independentemente do número de locais e propriedades, facilitando o rastreamento e o monitoramento do uso. Isso pode ser especialmente útil nos casos em que uma chave é perdida ou roubada, pois pode ser rapidamente determinado quem foi o responsável por ela no momento em que foi perdida.

Para controle total, os gerentes podem definir parâmetros de acesso remotamente, como cartões de acesso, códigos PIN exclusivos, prazos e muito mais, garantindo que apenas indivíduos designados tenham acesso às chaves e ativos críticos estejam sempre disponíveis para atender às operações da empresa. Com base nas necessidades da organização, os principais sistemas de gerenciamento também podem ser integrados à infraestrutura de TI e aos fluxos de trabalho da empresa.

Pense nisso – você pode impedir o acesso não autorizado a áreas sensíveis, mas também melhorar a eficiência e a produtividade.

Quais são os benefícios do controle de chaves?

Em última análise, o controle de chave é projetado para agregar valor ao seu negócio. Sua implantação vai além da simples incorporação de novos procedimentos ao seu processo de trabalho. Em vez disso, simplifica suas operações, economizando tempo e dinheiro, que são mercadorias inestimáveis para qualquer negócio, por meio de vários meios:

Prevenção de acesso não autorizado

O controle de chaves no local de trabalho oferece vários benefícios, um dos quais é impedir o acesso não autorizado a áreas e ativos sensíveis. Ao monitorar cuidadosamente a distribuição das chaves, o controle de chaves garante que seus funcionários tenham acesso apenas às áreas e equipamentos designados por você. Além disso, a incorporação de um sistema de gerenciamento de chaves que limita o acesso às chaves durante o horário comercial especificado (ou outro horário personalizado definido por você) fornece uma camada adicional de controle para sua instalação.

Melhorando a Eficiência

Com o controle de chaves instalado, seus funcionários não terão que perder tempo procurando por chaves ou rastreando seu paradeiro. Assim, a pergunta “quem tem essa chave” torna-se obsoleta. Isso se torna ainda mais eficiente com a utilização de um sistema eletrônico de gerenciamento de chaves , onde todas as chaves ficam centralizadas em um único local e podem ser monitoradasatravés de software. Os funcionários podem determinar rapidamente a localização de uma chave específica ou a última pessoa que a usou, resultando em economia de tempo e maior produtividade.

Menor risco de chaves perdidas

Os recursos de rastreamento e monitoramento do controle de chave não apenas economizam tempo, mas também melhoram a responsabilidade de chave entre seus funcionários. Isso resulta em menos chaves perdidas, extraviadas ou roubadas, reduzindo a necessidade de redigitação. Esta é uma solução econômica, pois elimina as despesas associadas à nova chave (que pode ser cara principalmente para chaves de veículos modernos), bem como o custo de substituição de fechaduras em caso de perda ou roubo da chave.

Relatórios precisos

O controle de chave faz exatamente o que seu nome promete - dá a você um nível de controle e visão geral sobre as operações em suas instalações. A maioria dos sistemas de gerenciamento de chaves vem com registros detalhados de acessos e trocas de chaves, para que você esteja sempre informado e ciente de como as chaves são usadas, no conforto do seu escritório ou mesmo em trânsito.

As tecnologias mais recentes para controle de chaves em 2023

Os dias em que se dependia de um pegboard ou armário básico para o gerenciamento de chaves já se foram. À medida que a tecnologia avançou e os negócios se tornaram mais complexos, sistemas modernos de controle de chave surgiram para atender às demandas de um ambiente moderno e acelerado.

Uma dessas soluções são os sistemas em nuvem, que oferecem acesso remoto e controle de chaves de qualquer lugar do mundo. Este sistema fornece diferentes níveis de acesso a diferentes tipos de usuários, incluindo equipe interna, equipe externa e usuários finais. Um sistema de gerenciamento de chaves pode ser personalizado para atender às necessidades específicas de cada grupo de usuários, tornando-o uma solução ideal para empresas de todos os portes.

Além de serem baseados em nuvem, muitos sistemas de gerenciamento de chaves agora também oferecem soluções móveis. Isso permite que os usuários acessem o sistema e gerenciem as chaves por meio de seus smartphones ou outros dispositivos móveis. Isso torna ainda mais fácil para as empresas acompanhar as chaves e gerenciar o acesso, esteja você em trânsito ou no escritório.

Além disso, os sistemas de gerenciamento de chaves com recursos de rastreamento em tempo real permitem que as empresas obtenham o status de uma chave a qualquer momento. Isso significa que as empresas podem ver quem tem acesso a chaves específicas e quando elas foram usadas. Essas informações podem ser úteis no caso de uma violação de segurança ou para monitorar os principais padrões e tendências de uso.

Para resumir, a introdução de soluções sofisticadas de controle de chaves revolucionou o gerenciamento de chaves e o controle de acesso no mundo dos negócios. Essas soluções, com sua capacidade de gerenciamento e monitoramento remoto, rastreamento em tempo real e escalabilidade, oferecem às empresas uma abordagem abrangente e suave para o gerenciamento de suas chaves.

Como escolher o sistema certo

Encontrar o sistema de gerenciamento de chaves ideal para o seu negócio começa com a avaliação de seus requisitos de controle de chaves. Esses requisitos geralmente decorrem da resolução de um problema em sua empresa. Para começar, pergunte-se qual problema você está tentando resolver por meio do gerenciamento de chaves, como a perda frequente de chaves, a perda de tempo valioso procurando por elas ou acomodar vários tipos de usuários.

Depois de determinar suas necessidades de controle de chave, você pode selecionar as opções de controle de chave apropriadas que melhor se ajustam às suas instalações e orçamento. Ao escolher o sistema de gerenciamento de chaves certo, aqui estão as principais opções a serem consideradas:

Que tipo de chaves você precisa armazenar?

Por exemplo, você usa cartões-chave? Chaves de carro? Chaveiros grandes com várias chaves? Certifique-se de que o sistema escolhido seja adequado para armazenar o que você precisa, mantendo a aparência limpa e organizada.

Quantas chaves você armazenará?

À medida que sua empresa se expande, é essencial que seu sistema de gerenciamento de chaves cresça com ela. Escolha uma solução que possa acomodar o aumento da capacidade e se adaptar ao crescimento do seu negócio.

Como você acessa as chaves?

Você deseja que seu sistema ofereça várias opções de acesso, seja por meio de um crachá de usuário, chaveiro, PIN ou até mesmo um aplicativo móvel, proporcionando tranquilidade e proteção contra falhas caso um dos sistemas falhe (fob mal colocado ou PIN esquecido) .

Suas principais necessidades de gerenciamento são apenas para uso interno da equipe ou voltadas para o cliente (ou ambos)?

Escolha um sistema que seja fácil de entender e que forneça opções de acesso tanto para uso regular (como sua equipe) quanto para uso único (como hóspedes do hotel, contratados externos, etc.).

Como o sistema é controlado?

Requer entrada manual no ponto de uso, exigindo que a equipe visite o local do armário fisicamente, ou pode ser gerenciado online de qualquer lugar usando a tecnologia de nuvem?

Suporte ao cliente

O acesso rápido às chaves é crucial para operações diárias tranquilas. Se algo der errado, você precisa ter suporte imediato. Um sistema de gerenciamento de chaves que oferece suporte rápido 24 horas por dia, 7 dias por semana, pode salvar o dia.

Preocupações com custos

Alguns sistemas de gerenciamento de chaves vêm com um único grande custo inicial, mas sem serviços extras, enquanto outros têm custos iniciais menores e taxas de assinatura contínuas que oferecem uma integração adequada do cliente, suporte rápido ao cliente caso algo dê errado e serviços extras para tornar sua vida mais fácil. mais fácil.

A apelação do freio é um problema?

Se você estiver instalando o sistema de gerenciamento de chaves externamente ou para uso do cliente, a aparência da caixa está alinhada com sua marca? Sua aparência pode ser personalizada ou com marca?

Opções de integração

O sistema de gerenciamento de chaves pode se integrar com sua pilha de software existente para automatizar fluxos de trabalho?

Definição de políticas e procedimentos claros

A implementação do controle de chaves em seu negócio não termina logo após a compra do sistema. A definição de políticas e procedimentos claros é uma etapa importante para garantir a integração perfeita do sistema em suas operações e fluxo de trabalho diários. Veja como garantir que seu sistema de gerenciamento de chaves se torne uma parte integrada do seu negócio:

Integração adequada

A importância da integração é frequentemente subestimada. Na realidade, é uma das etapas mais importantes que garantirão o sucesso do seu investimento em um sistema de gerenciamento de chaves. Existem várias empresas que oferecem sessões de integração gratuitas para ajudar você e sua equipe a configurar o sistema, orientá-lo nas funcionalidades e garantir que você use o controle de chaves da maneira mais ideal para o seu negócio.

Treinar funcionários

Um sistema configurado corretamente só pode ajudar muito se sua equipe não souber como usá-lo corretamente. Reserve um tempo para treinar os funcionários sobre como usar o sistema, seja você mesmo ou em conjunto com a empresa do sistema de gerenciamento de chaves.

Estabeleça diretrizes claras

Uma vez que você e sua equipe tenham uma compreensão clara do sistema, você pode estabelecer os principais procedimentos de controle que ajudarão a economizar tempo e dinheiro. Isso pode incluir procedimentos para emissão e devolução de chaves, o que deve ser feito se uma chave for perdida ou roubada, procedimentos para redigitação ou reemissão de chaves conforme necessário e procedimentos sobre como lidar com situações de emergência.

Integre com outros sistemas de segurança

Seu sistema de gerenciamento de chaves não precisa ser uma solução independente. Pode ser integrado numa rede de outros sistemas de segurança como controlo de acessos, CCTV e alarme, oferecendo ao seu negócio uma solução de segurança mais completa. Isso permitirá a criação de uma rede contínua que pode ser facilmente gerenciada e monitorada remotamente.

Auditar o sistema

Depois que todos os procedimentos estiverem definidos e seu sistema estiver pronto para uso, é hora de auditá-lo, testando todos os recursos e passando por todos os cenários documentados em seus procedimentos. Isso o ajudará a identificar possíveis pontos fracos em seu sistema de controle de chaves e resolvê-los antes que possam ser explorados. Se houver uma brecha em algum lugar, você quer ser o primeiro a identificá-la.

Revise e atualize periodicamente as políticas

Revisar e atualizar regularmente as principais políticas de controle ajudará a garantir que elas permaneçam eficazes e responsivas às mudanças em seus negócios. Isso pode incluir a reavaliação de funcionalidades, revisão de procedimentos conforme necessário e retreinamento de funcionários conforme necessário.

Em resumo, a implementação de políticas de controle de chave é um processo de várias etapas. Ao seguir estas etapas, você pode garantir que suas políticas de controle de chave sejam eficazes e abrangentes e que ajudem a manter sua instalação organizada e funcionando sem problemas.

Considerações finais sobre o controle de chaves no local de trabalho

O controle de chaves adequado pode agilizar suas operações e economizar seu dinheiro, ao mesmo tempo em que melhora a eficiência e o desempenho geral de sua organização. Com as informações deste artigo, você será capaz de planejar, coordenar e implementar um plano de controle de chave altamente eficaz que atenda às necessidades e metas específicas de sua empresa.

Se você deseja que o guiemos durante o processo, agende uma reunião com nossa equipe experiente e obtenha informações sobre como um sistema de gerenciamento de chaves pode se alinhar aos seus objetivos de negócios. Nossos especialistas irão guiá-lo através do produto e personalizar uma solução que se encaixe perfeitamente em seus requisitos exclusivos. A parceria conosco garante um sistema simplificado de gerenciamento de chaves que otimiza suas operações.

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