Desafio

O DoubleTree by Hilton Hotel em Windsor Locks, CT, estava enfrentando um desafio crítico. Chaves para áreas sensíveis do hotel caindo em mãos erradas era uma preocupação onipresente, com o problema de gerenciamento de chaves no centro da questão. Todos os dias, as chaves precisavam ser distribuídas e recolhidas pela equipe de 90 pessoas do hotel para manter o bom funcionamento. No entanto, sem um sistema robusto para monitorar e controlar essas trocas, o hotel ficou vulnerável. O risco de extravio das chaves era alto, representando uma ameaça cada vez maior para as instalações e uma conta potencialmente cara para substituir fechaduras.

O desafio era duplo: garantir um mecanismo de armazenamento das chaves quando não estão em uso e acompanhar com precisão a emissão e devolução das chaves. Este último foi crucial não apenas para minimizar o risco de roubo, mas também para estabelecer uma responsabilidade clara. Seu sistema existente era complicado e carecia das proteções necessárias para impedir o acesso não autorizado ou uso indevido. Como resultado, a equipe de gerenciamento não conseguiu determinar quem tinha uma chave específica em um momento específico, dificultando o rastreamento de qualquer violação de segurança até sua origem. Essa ausência de um sistema eficaz prejudicou a eficiência operacional e apresentou sérios riscos de segurança, exigindo uma solução urgente.

Solução

Tendo ouvido falar do Keycafe de uma propriedade irmã do Hilton, a equipe de gerenciamento decidiu experimentar um SmartBox para gerenciamento de chaves seguro e eficiente. Com este sistema, os funcionários autogerenciam a retirada e entrega das chaves no início e no final de seus turnos por meio de códigos PIN, sem a necessidade de supervisão administrativa. Isso cria um senso de responsabilidade entre os funcionários, garantindo que eles sejam responsabilizados pelas chaves em sua posse.

A capacidade de rastreamento em tempo real do Keycafe aprimorou ainda mais o sistema, fornecendo um registro abrangente do uso de chaves. A solução permitiu que a equipe monitorasse quem tinha qual chave a qualquer momento, adicionando uma camada de transparência às suas operações. Além de proteger as chaves, isso também lhes dava uma sensação de controle que antes faltava.

Além disso, a interface amigável do Keycafe garantiu uma transição suave para a equipe, permitindo que eles se acostumassem rapidamente com o novo sistema. "Sabemos exatamente quem tinha qual chave e quem não devolveu as chaves, o que nos dá controle total de nosso prédio", diz Mohamed Anwer, diretor de alimentos e bebidas da DoubleTree Hardford.

Resultado

A introdução do Keycafe nas operações do DoubleTree by Hilton Hotel trouxe uma transformação radical. O impacto imediato da solução foi evidente e bem recebido por toda a equipe, que ficou surpresa com o nível de controle que ela oferecia sobre cada tecla. O processo de gerenciamento de chaves do hotel, antes um ponto de preocupação, agora era um modelo de eficiência.

A equipe agora é mais responsável, sabendo que o uso de suas chaves é rastreado e registrado. Isso levou a uma melhoria geral em suas responsabilidades e a uma redução nas instâncias de chaves extraviadas. A solução era tão fácil de usar e eficiente que rapidamente se tornou parte integrante da rotina diária de todos os funcionários.

O tempo e os recursos gastos anteriormente no gerenciamento de chaves agora são redirecionados para aprimorar as experiências dos hóspedes e outras operações essenciais. "O Keycafe é uma ferramenta indispensável. Agora temos um sistema que funciona", concluiu Mohamed.