Il est 23h40 un mardi soir, dans une petite rue de l'East Village. Un locataire se tient devant un immeuble sans ascenseur de cinq étages, un téléphone à la main. L'interphone du 4R ne fonctionne pas, n'a jamais fonctionné, et les voisins ont cessé de répondre. Le concierge est parti à 18h et habite dans le Queens. La clé se trouve dans une boîte à clés qui a été retirée de la clôture le mois dernier par quelqu'un de l'immeuble qui en avait marre de la voir.
Dans la plupart des villes américaines, un problème de clé est un problème de distance. Vous montez dans une voiture et vous le résolvez. À New York, vous pouvez vous trouver à deux mètres cinquante de la clé et être complètement incapable de l'atteindre. La distance est verticale, et elle se mesure en portes verrouillées entre le trottoir et l'unité.
C'est cette contrainte qui façonne l'accès aux propriétés dans cette ville, et elle a survécu à tous les changements réglementaires des trois dernières années.
Ce que la loi locale 18 a laissé derrière elle
Tout article honnête sur les locations à New York doit commencer par ce que la loi permet réellement aujourd'hui.
La loi locale 18, la loi sur l'enregistrement des locations à court terme, est entrée en vigueur en septembre 2023. Les hôtes louant pour moins de 30 jours doivent s'enregistrer auprès du Bureau du maire pour l'application des lois spéciales (Mayor's Office of Special Enforcement), les plateformes de réservation doivent vérifier cet enregistrement avant de traiter une réservation, et les normes sont strictes : l'occupant permanent doit être présent et partager le logement, pas plus de deux clients payants à la fois, et les portes intérieures ne peuvent pas être configurées pour empêcher les clients d'accéder aux zones de la maison. Les séjours d'appartements entiers de moins de 30 jours sont, en pratique, exclus dans les immeubles de classe A.
Le marché a réagi en conséquence. Les rapports du début de l'année 2024 estimaient le nombre d'annonces de locations à court terme à environ 2 300, contre environ 22 000 avant l'entrée en vigueur de la loi. Les séjours de 30 nuits consécutives ou plus ne sont pas concernés par la loi, et c'est là que s'est orientée une grande partie du marché des opérateurs professionnels.
Ainsi, les personnes qui gèrent aujourd'hui des clés résidentielles à grande échelle à New York n'effectuent généralement pas de rotations nocturnes. Il s'agit :
- Des opérateurs de logements meublés à moyen terme et pour entreprises, proposant des séjours de plus de 30 nuits
- Des gestionnaires immobiliers et propriétaires d'immeubles multifamiliaux
- Des conseils de coopérative et de copropriété, ainsi que les agents de gestion qui les servent
- Des équipes d'opérations de bâtiments gérant les fournisseurs, les entrepreneurs et l'accès aux unités
- Des propriétés sous licence de Classe B et celles autorisées pour des séjours transitoires
Chacun d'entre eux se heurte au même mur à la porte d'entrée.
L'immeuble est le problème, pas la ville
La géographie de New York joue en votre faveur. Manhattan, en dessous de la 96e Rue, est entièrement praticable à pied, et la plupart des portefeuilles se regroupent étroitement au sein d'un ou deux quartiers. Personne ne perd deux heures à se déplacer d'un bout à l'autre de la ville pour une gestion de clés, comme ce serait le cas dans une ville tentaculaire.
Ce qui vous coûte, c'est la couche de portes verrouillées et les êtres humains qui les gèrent actuellement.
Immeubles avec portier. La réception détient les clés de manière informelle, presque toujours sans politique écrite, et l'immeuble assume la responsabilité. Demandez à la plupart des agents de gestion si la réception est autorisée à remettre une clé d'unité à un nettoyeur et vous obtiendrez un long silence. Le personnel tourne, les équipes changent, et le registre, s'il y en a un, est un carnet papier.
Immeubles sans ascenseur. Aucun personnel. Le concierge gère tout, vit hors site la plupart du temps et est injoignable après les heures de travail. L'accès devient une négociation d'horaire avec le calendrier d'une seule personne.
Coopératives et copropriétés. Le conseil d'administration établit les règles internes concernant qui peut entrer, quand les entrepreneurs peuvent travailler et ce qui peut être installé dans les parties communes. Cette autorité est réelle et elle est exercée.
Brownstones de Brooklyn et du Queens et petits immeubles multifamiliaux. Souvent sans personnel, souvent gérés par les propriétaires, souvent trois ou quatre unités avec une entrée partagée et aucun espace intérieur contrôlé.
Le point commun : la clé existe, elle est à proximité, et la remettre à la bonne personne dépend du fait qu'une personne soit éveillée, en service et prête à prendre ses responsabilités.
Déploiement par immeuble, non par quartier
Parce que le problème de New York est vertical plutôt qu'horizontal, le modèle de déploiement inverse ce qui fonctionne dans les villes étendues. Vous ne voulez pas d'un emplacement central unique desservant un large rayon. Vous voulez la clé à la porte qu'elle ouvre.
Une SmartBox installée à l'intérieur du vestibule, du hall, de la salle de courrier, de la salle des colis ou d'un local technique au rez-de-chaussée place chaque clé de cet immeuble derrière un point d'accès contrôlé. Elle a à peu près la taille d'un cadre photo, 29 cm de large et 10 cm de profondeur, et se monte à plat sur n'importe quel type de mur, ce qui est important lorsque l'espace disponible est une bande de soixante centimètres à côté des boîtes aux lettres.
La capacité est l'aspect qui convient particulièrement bien à New York. Une unité de base commence avec 9 casiers à clés et des modules d'extension peuvent y être connectés en série, de sorte qu'une seule installation dans un immeuble de 60 unités peut contenir une clé pour chaque unité, plus les clés opérationnelles de l'immeuble, l'accès au toit, la chaufferie, les cages de stockage et la buanderie. Un point contrôlé, un journal, un tableau de bord.
Pour les opérateurs gérant des unités dans plusieurs immeubles d'un même quartier, le calcul est encore différent. Si vos six unités à Bed-Stuy sont situées à quelques pâtés de maisons les unes des autres et qu'aucun des immeubles n'approuvera une installation, une seule boîte à un emplacement que vous contrôlez les dessert toutes et tout le monde marche. La distance de marche est un rayon réel à New York d'une manière qui n'existe nulle part ailleurs dans cette série.
Obtenir l'approbation d'un conseil de coopérative ou de copropriété
Toute installation dans une partie commune nécessite l'approbation du conseil d'administration, et les conseils de cette ville ne sont pas réputés pour leur enthousiasme face au changement.
L'argument qui fonctionne est un argument de responsabilité, pas un argument de commodité. La plupart des conseils assument déjà des risques qu'ils n'ont pas examinés : la réception détenant des clés d'unité sans politique, des entrepreneurs recevant une clé et à qui l'on fait confiance pour la rendre, des copies de badges en circulation sans aucun registre de qui les détient, et aucun moyen de répondre à la question "qui était dans le 6B le quatorze" autre que de demander autour de soi.
Apportez au conseil :
- Un emplacement spécifique, une méthode de montage et un plan d'alimentation électrique et de réseau
- La confirmation que l'unité est autonome et ne modifie pas les issues de secours, les systèmes de sécurité incendie ou les services du bâtiment
- Une offre de visibilité des journaux d'accès pour le personnel de l'immeuble et l'agent de gestion
- Un engagement écrit concernant la maintenance et le retrait
Un conseil qui peut dire aux actionnaires qu'il a remplacé un tiroir à clés informel par un système enregistré et à accès contrôlé a quelque chose à rapporter lors de l'assemblée annuelle. C'est généralement l'approche qui est retenue.
Modèles d'accès pour les opérations de plus de 30 nuits
Les locations à moyen terme modifient le rythme de la gestion des clés d'une manière qui peut perturber les systèmes conçus pour les enregistrements nocturnes.
Le taux de rotation des clients diminue fortement. Un placement d'entreprise de 90 jours représente une arrivée et un départ par trimestre au lieu de trente. Mais le trafic des fournisseurs ne diminue pas pour autant. Les nettoyages mensuels, les appels de maintenance, les inspections, les agents présentant l'unité avant le prochain placement, et le personnel de l'immeuble lui-même continuent tous, et ils ont besoin d'un accès répété, programmé et différencié.
Keycafe attribue les permissions par personne et par créneau horaire plutôt que par réservation, ce qui est la bonne approche pour cela. Un locataire pour un séjour de 90 jours a accès pendant 90 jours. Le nettoyeur dispose d'un créneau mensuel récurrent. Le plombier obtient un créneau le jeudi après-midi. L'agent de gestion a un accès permanent aux clés de l'immeuble. Chaque accès est accordé séparément, enregistré séparément et révocable séparément.
Pour les opérateurs gérant un portefeuille mixte, certaines unités pour des séjours de plus de 30 nuits et d'autres pour des locations à long terme, l'infrastructure ne change pas entre elles.
La valeur du registre à New York
Les journaux de clés ne prouvent pas la conformité à l'enregistrement et ne doivent pas être présentés comme tels. Dans cette ville, ils servent à régler les litiges.
New York génère une densité inhabituelle de litiges liés à l'accès : réclamations concernant les dépôts de garantie et l'état des propriétés, réclamations d'assurance après un dégât des eaux provenant d'une unité supérieure, allégations d'occupation non autorisée, attribution des dommages causés par les entrepreneurs, plaintes pour harcèlement et entrée illégale en vertu du code de maintenance des logements, et enquêtes des conseils pour savoir qui a laissé entrer qui. Chacune de ces situations repose sur une question de fait concernant l'accès physique.
Un journal horodaté, nommé et exportable répond à cette question en une trentaine de secondes. L'alternative est un agent de gestion qui reconstitue une semaine à partir de messages texte et de la mémoire d'un portier.
Moins de portes entre la clé et la personne
New York récompense les opérateurs qui éliminent le goulot d'étranglement humain de la porte d'entrée. Non pas parce que le personnel est le problème, mais parce que l'accès à un immeuble ne devrait pas dépendre du fait qu'une personne spécifique soit en service, joignable et prête à accepter la responsabilité d'une clé.
Placez les clés derrière un point contrôlé à l'intérieur de l'immeuble, distribuez des permissions au lieu de métal, et l'appel téléphonique de 23h40 cessera de se produire.
Configurez un déploiement de SmartBox ou réservez un moment avec notre équipe pour discuter d'une installation dans votre immeuble.
Les détails réglementaires de cet article reflètent les informations accessibles au public au moment de la rédaction et sont fournis à titre indicatif uniquement. Les règles de location de la ville et de l'État de New York changent fréquemment. Confirmez les exigences actuelles auprès du Bureau du maire pour l'application des lois spéciales (Mayor's Office of Special Enforcement) et d'un conseiller juridique qualifié avant de prendre des décisions opérationnelles.
