Lange & Fetter Motors : mettre fin aux pertes et aux recherches de clés dans une concession Ford à fort volume

Avant d'adopter Keycafe, Lange & Fetter Motors gérait son vaste inventaire de 300 à 400 clés de véhicules à l'aide d'un système manuel en libre-service. Les clés des véhicules neufs et d'occasion étaient stockées sans distinction dans une seule armoire commune. Cette organisation obsolète ne laissait aucune trace écrite et n'offrait aucune responsabilisation lorsque les clés passaient entre les services des ventes, de l'esthétique, de l'entretien et les ateliers de carrosserie externes.

Le personnel passait souvent un temps précieux à chercher des clés sur le parc principal et les sites de stockage secondaires. En l'absence de responsabilités clairement établies, les clés égarées perturbaient les opérations quotidiennes, faisaient perdre du temps aux employés et engendraient des coûts permanents pour la concession.

Lange & Fetter Motors a mis en place Keycafe pour améliorer la façon dont la concession gère ses clés. Chaque employé utilise un code PIN unique pour retirer et remettre les clés via la SmartBox, créant ainsi un processus clair et cohérent pour contrôler les accès.

À mesure que les véhicules circulent dans la concession, les employés transfèrent numériquement la responsabilité des clés d'un service à l'autre, que ce soit d'un vendeur à un préparateur esthétique ou à un technicien d'entretien. Chaque transfert est enregistré, offrant aux responsables une vue en temps réel du service qui détient chaque clé et de l'étape à laquelle se trouve le véhicule dans le processus de reconditionnement ou de vente.

Les techniciens peuvent également identifier et récupérer rapidement les clés dont ils ont besoin au lieu de les chercher dans tout le bâtiment. En remplaçant le suivi manuel par un registre clair des mouvements de clés, Keycafe aide l'équipe à rester organisée, à localiser les véhicules plus facilement et à assurer la fluidité des opérations quotidiennes.

Lange & Fetter Motors a constaté une amélioration immédiate de son organisation et de son efficacité après avoir mis en place Keycafe. Les responsables peuvent désormais voir qui détient chaque clé, depuis combien de temps elle a été retirée et si elle a changé de mains. Il est ainsi plus facile de localiser les véhicules lorsque les clients attendent ou lorsqu'une voiture doit être ramenée de la zone de stockage. Le personnel n'a plus besoin de courir après ses collègues ni de suivre des registres papier pour retrouver les clés, et la concession a également constaté une baisse des erreurs administratives.

L'impact le plus important a été la réduction des pertes de clés. Depuis l'installation de Keycafe, la concession n'a déploré aucune clé manquante, ce qui lui a permis d'éviter des remplacements coûteux tout en maintenant sa norme consistant à conserver deux clés pour chaque véhicule. En suivant chaque mouvement de clé, Keycafe aide l'équipe à surveiller les clés et à résoudre les problèmes au lieu de se retrouver dans une impasse, évitant ainsi des pertes potentielles de plus de 1 600 $ par mois et de 19 200 $ par an.