Somerville Auto Group récupère le temps et l'argent perdus grâce à Keycafe

Opérant plusieurs sites à travers le Canada avec des centaines de véhicules entrant et sortant régulièrement de leurs installations, Somerville Auto Group était confronté à des défis constants liés à la mauvaise gestion des clés au sein de sa flotte diversifiée. Avec 83 employés gérant une variété de camions, de fourgonnettes et d'autres véhicules utilitaires destinés à la location et au leasing, le suivi manuel des clés à l'aide de crochets muraux était non seulement gourmand en main-d'œuvre, mais aussi sujet aux erreurs humaines.

Dean Earle, directeur national des opérations de flotte, se retrouvait souvent, lui et son équipe, à perdre de précieuses heures chaque jour à la recherche de clés égarées, en essayant de déterminer qui avait pris une clé pour la dernière fois et à quel moment. Ceci a engendré des problèmes de communication fréquents et des retards opérationnels, impactant au final les clients.

L'impact financier du remplacement des clés perdues, le temps perdu par le personnel et la frustration au sein des départements représentaient un obstacle majeur qui pesait sur l'entreprise.

Après avoir évalué plusieurs options de gestion de clés, la direction a décidé de déployer Keycafe dans trois sites à travers le Canada en raison de son support complet, de ses fonctionnalités de sécurité supérieures et de son système convivial basé sur une application, permettant une gestion à distance depuis l'autre bout du pays. La solution Keycafe s'est également distinguée par sa capacité à offrir un suivi en temps réel et une journalisation détaillée de l'utilisation des clés, répondant ainsi aux problèmes fondamentaux de responsabilisation et de perte de temps auxquels Somerville Auto Group était confronté.

La plus grande installation de l'entreprise à Toronto a une capacité de 345 clés, avec la possibilité d'ajouter des unités d'extension à mesure que l'activité se développe. Le système à fob de Keycafe permet à chaque employé d'utiliser un fob personnel comme authentificateur pour enregistrer l'entrée et la sortie des clés. Ce système automatisé enregistre chaque transaction de clé, facilitant ainsi le suivi de qui a eu quelles clés et quand. La visibilité en temps réel sur l'utilisation des clés a non seulement réduit le temps passé à chercher des clés, mais a également renforcé la sécurité globale en veillant à ce que seul le personnel autorisé puisse accéder à des clés spécifiques.

Le système de gestion de clés automatisé de Keycafe a efficacement éliminé le problème des clés manquantes, ce qui a permis des économies de temps et de coûts substantielles. Grâce à des enregistrements clairs de l'utilisation des clés, la responsabilisation est inévitable, et le processus de gestion des allées et venues des clés a été simplifié. La formation continue dispensée par l'équipe de réussite client de Keycafe a également contribué à un accueil positif de la part de tous les membres du personnel.

Les employés d'ancienne génération, initialement réticents au changement, se sont rapidement adaptés et ont été surpris par la facilité d'utilisation. Le temps auparavant consacré à la recherche de clés a été réaffecté à des tâches plus productives. Financièrement, l'élimination des clés perdues a permis à l'entreprise d'économiser un montant considérable, tant en coûts de remplacement qu'en heures de travail.

Le succès de l'implémentation de Keycafe chez Somerville Auto Group a non seulement amélioré les opérations quotidiennes, mais a également transformé ce qui était autrefois une source de frustration en un outil générant des avantages durables.