Comment BGA Location a automatisé l'accès aux clés de véhicule et réduit la dépendance sur site

BGA Location est une entreprise de location de véhicules opérant dans toute la région bordelaise, gérant une flotte d'environ 300 à 400 voitures et véhicules utilitaires répartis sur plusieurs agences. Leur cœur de métier repose sur la fourniture de services de location flexibles et fiables pour une clientèle aussi bien particulière que professionnelle. Avec plusieurs agences et un grand nombre de véhicules à gérer, l'entreprise a rapidement été confrontée à des défis logistiques et opérationnels qui entravaient l'efficacité et l'expérience client.

Avant l'implémentation de Keycafe, l'entreprise s'appuyait entièrement sur une gestion manuelle des clés, ce qui créait une forte dépendance vis-à-vis du personnel sur place. Les prises en charge et les retours de véhicules étaient strictement liés aux heures d'ouverture des bureaux, limitant la flexibilité pour les clients et créant des goulots d'étranglement dans la planification. Chaque location nécessitait la présence de personnel pour remettre et récupérer les clés, ce qui augmentait la charge de travail et ralentissait les opérations. De plus, le manque de visibilité en temps réel sur les retours de véhicules rendait difficile le suivi précis de la flotte. Ces défis avaient un impact sur l'efficacité opérationnelle, l'autonomie et, en fin de compte, l'expérience client, mettant en évidence le besoin d'une solution plus automatisée et flexible.

BGA Location a mis en place le système de gestion de clés SmartBox de Keycafe pour automatiser entièrement son processus de gestion des clés de véhicules.

Une fois le contrat de location établi, l'équipe envoie au client un récapitulatif de la location, ainsi qu'un code d'accès unique généré par Keycafe. Les clients peuvent alors récupérer leur véhicule de manière autonome en saisissant le code à la SmartBox, ce qui ouvre le casier contenant leur clé. Chaque clé de véhicule est conservée avec un Keycafe fob qui identifie la clé, permettant un suivi sécurisé tout au long du cycle de location.

Lors du retour du véhicule, le client scanne simplement le Keycafe fob à la SmartBox. Le casier s'ouvre automatiquement et la clé est déposée sans aucune intervention du personnel.

Keycafe a considérablement transformé le modèle opérationnel de BGA Location. L'entreprise a drastiquement réduit sa dépendance au personnel sur site, permettant ainsi aux locations et aux retours de se dérouler de manière autonome. L'ensemble du processus de location est désormais automatisé, de la validation du contrat jusqu'au retour du véhicule.

Cette transition a généré des gains de temps évidents, une liberté opérationnelle accrue, un retour sur investissement mesurable, et une expérience client plus fluide et professionnelle.

Keycafe a également offert une visibilité totale sur la flotte, permettant à l'équipe de savoir où se trouvent les véhicules, qui les utilise et quand ils sont restitués : une amélioration majeure par rapport à leur précédent système manuel.