Zéro perte de clés : Comment MSA Services Limousin sécurise ses véhicules et bâtiments

En tant qu'organisation dotée de multiples programmes de soutien et départements, les éducateurs de MSA Services Limousin doivent pouvoir accéder aux clés de véhicules et de bâtiments tout au long de la journée pour organiser des activités et accompagner les jeunes sous leur responsabilité. Les clés sont retirées et restituées le matin, à midi et le soir, ce qui génère un processus d'échange fréquent et continu.

Avant l'adoption de Keycafe, l'établissement stockait ses clés dans des boîtes à clés traditionnelles à code. Les clés y étaient suspendues, et les éducateurs devaient enregistrer manuellement la clé qu'ils avaient empruntée.

Cependant, le code partagé n'offrait pas un contrôle d'accès efficace, et les boîtes étaient fréquemment laissées ouvertes. Par conséquent, quiconque pouvait accéder à l'ensemble de l'inventaire des clés, sans aucun moyen fiable de savoir qui avait pris quelle clé ni quand.

Le manque de traçabilité augmentait le risque que les clés soient égarées ou disparaissent. Cela soulevait également de sérieuses préoccupations en matière de sécurité : un accès non autorisé aurait pu permettre à des jeunes d'entrer dans des bâtiments à accès restreint ou d'accéder aux véhicules de l'établissement, accroissant ainsi le risque d'accidents ou de vandalisme.

MSA Services Limousin avait besoin d'un système pour sécuriser ses clés, restreindre les accès non autorisés et fournir un enregistrement clair de chaque retrait et restitution de clé.

MSA Services Limousin a mis en place Keycafe pour centraliser et sécuriser l'accès à ses clés de véhicules et de bâtiments. Le personnel autorisé utilise désormais le SmartBox Keycafe dès qu'il a besoin d'une clé pour une activité, un véhicule ou un autre bâtiment de l'établissement. Les clés étant retirées sur plusieurs postes, le SmartBox offre un processus d'accès cohérent qui facilite le fonctionnement quotidien de l'organisation.

Chaque échange de clé est enregistré automatiquement. Stéphanie Martins, responsable des services, peut voir qui a récupéré une clé et à quelle heure, l'activité des clés étant directement accessible sur son téléphone portable. Cela lui offre une visibilité immédiate, sans qu'elle ait besoin de consulter des registres de sortie manuscrits remplis par les employés.

Keycafe permet également à l'organisation de surveiller les accès inhabituels ou inappropriés. Si une clé est récupérée de manière inattendue, l'équipe de direction peut examiner l'activité et contacter le professionnel concerné.

En conservant les clés au sein d'un système contrôlé, MSA Services Limousin peut empêcher les utilisateurs non autorisés d'accéder aux clés de véhicules ou aux clés de bâtiments à accès restreint.

Depuis l'adoption de Keycafe, MSA Services Limousin ne déplore plus de pertes de clés inexpliquées. Lorsqu'une clé n'est pas à sa place, l'équipe de direction peut consulter son historique numérique et identifier immédiatement le dernier professionnel qui l'a utilisée.

Cette traçabilité a mis fin à la nécessité de consulter des registres manuscrits ou d'interroger les employés sur l'utilisation des clés. Le personnel peut suivre un processus cohérent tout au long de la journée, tandis que les managers gardent une visibilité sur les échanges fréquents sans avoir à les superviser en personne.

Keycafe a également renforcé la sécurité de l'établissement. Les clés de véhicules et de bâtiments ne sont plus stockées dans des boîtes qui pourraient être laissées ouvertes, évitant ainsi que des jeunes non autorisés n'accèdent à des zones ou véhicules à accès restreint.

En combinant un stockage sécurisé et un suivi automatique, l'organisation a obtenu une meilleure maîtrise de son inventaire de clés et des accès physiques. Le personnel passe moins de temps à localiser les clés manquantes, tandis que la direction peut réagir plus rapidement à des activités inhabituelles.

Le résultat est un processus de travail plus sûr et plus transparent qui répond aux besoins opérationnels de l'établissement tout au long de la journée.