Comment Excellence Academy a optimisé la gestion des clés des salles de formation et des véhicules avec Keycafe

Excellence Academy propose des programmes de formation continue pour adultes et d'apprentissage sur deux sites de formation à Roissy–Charles de Gaulle et Thiais. Ses formateurs ont besoin d'un accès régulier aux salles de formation sur les deux sites, ainsi qu'aux véhicules de l'entreprise pour des missions professionnelles en dehors de la région parisienne. Avant la mise en œuvre de Keycafe, Excellence Academy ne disposait pas de système dédié de gestion des clés. Son équipe administrative était chargée de coordonner manuellement l'accès aux salles de formation et aux véhicules de l'entreprise. La gestion des clés des salles de formation sur le site de Thiais était particulièrement peu pratique. Les formateurs devaient parfois se rendre sur le site de l'entreprise à Roissy plusieurs jours avant un cours, simplement pour récupérer les clés. Le jour de la formation, ils retournaient ensuite à Thiais avec la clé. La gestion des clés de véhicules créait un autre défi opérationnel. Les formateurs avaient fréquemment besoin des véhicules de l'entreprise pour des missions en dehors de la région parisienne, y compris des déplacements le week-end. Sans un moyen autonome d'échanger les clés, les véhicules devaient parfois être réservés ou mis hors de circulation plus longtemps que nécessaire. L'entreprise avait besoin d'une solution simple permettant aux formateurs de récupérer et de restituer les clés appropriées sans dépendre de la présence d'un assistant.

Excellence Academy a adopté Keycafe afin d'offrir un accès sécurisé et autonome aux clés des salles de formation et des véhicules de l'entreprise. L'entreprise utilise désormais Keycafe sur ses deux sites, dont un site autonome où les formateurs doivent accéder aux salles sans la présence d'un employé administratif. Grâce à l'application Keycafe, l'équipe peut attribuer les bonnes clés à chaque formateur selon leur planning à venir. Keycafe envoie ensuite automatiquement à chaque formateur un code PIN unique, spécifiquement lié aux clés dont il a besoin. Chaque vendredi, l'équipe administrative examine les sessions de formation de la semaine suivante et attribue les clés de salle pertinentes à chaque formateur. Les formateurs peuvent alors utiliser leurs codes PIN uniques pour récupérer les bonnes clés et les restituer de manière autonome sur le site approprié. Keycafe est également utilisé pour gérer les clés de véhicule des formateurs en déplacement professionnel, y compris pour des déplacements de week-end en dehors de la région.

Keycafe a simplifié la gestion de l'accès aux salles de formation et aux véhicules d'entreprise pour Excellence Academy sur ses deux sites. Les formateurs n'ont plus besoin de faire des trajets inutiles à Roissy simplement pour récupérer une clé avant de dispenser un cours à Thiais. Au lieu de cela, ils peuvent récupérer la clé de salle appropriée directement et de manière autonome, en fonction de l'accès qui leur a été attribué via la plateforme Keycafe. Le système a également amélioré la gestion des clés de véhicules pour les déplacements professionnels. Des remises de clés plus flexibles signifient que les véhicules n'ont plus besoin d'être réservés pour des périodes inutilement longues en raison de la disponibilité administrative ou de la planification du week-end. Pour l'équipe administrative, les attributions de clés à distance ont réduit le temps et les ressources nécessaires pour coordonner les accès. L'entreprise n'a plus besoin de s'assurer qu'un(e) assistant(e) est physiquement présent(e) pour chaque KeyExchange, permettant à son site de formation autonome de fonctionner plus efficacement. Après l'installation de son deuxième système Keycafe, Excellence Academy a constaté comment la solution pouvait prendre en charge des opérations indépendantes sur plusieurs sites. L'entreprise a souligné les économies de temps et l'optimisation des ressources comme étant ses résultats les plus importants.