E-Demonstrations optimise les opérations de flotte et d'événements avec le système de gestion de clés de Keycafe

Avec une flotte de plus de 90 véhicules et une implication fréquente dans des projets d'envergure, E-Demonstrations avait besoin d'une meilleure méthode pour gérer l'accès aux véhicules, aux bâtiments et aux équipements.

Avant Keycafe, toutes les clés étaient stockées dans un endroit centralisé où les employés pouvaient simplement prendre ce dont ils avaient besoin. Bien que cette approche était simple et directe, elle offrait une visibilité limitée sur qui avait accédé à quelles clés et quand.

Lorsque des clés disparaissaient, les employés devaient s'appuyer sur des échanges manuels pour déterminer qui les avait utilisées en dernier. Trouver des réponses signifiait souvent contacter plusieurs collègues et fouiller dans les bureaux, les véhicules ou les effets personnels.

Valerie Bertels, Support RH & Administratif chez E-Demonstrations, explique que l'entreprise recherchait un moyen plus efficace de stocker, suivre et récupérer les clés tout en maintenant une responsabilité claire pour chaque événement d'accès.

Alors que l'entreprise continuait de gérer les véhicules, les événements et les projets temporaires impliquant différentes équipes, des bénévoles et des partenaires externes, il est devenu de plus en plus important de disposer d'un système sécurisé qui pourrait simplifier l'accès tout en conservant un registre complet de l'activité des clés.

E-Demonstrations a mis en place le système SmartBox de Keycafe pour remplacer son processus informel de partage de clés par un flux de travail structuré et traçable. L'entreprise s'appuie désormais sur Keycafe depuis six ans, l'intégrant à ses opérations quotidiennes.

Avec Keycafe, les employés n'ont plus besoin de s'appuyer sur la communication manuelle pour localiser les clés ou déterminer qui y a accès. Le système offre une vue d'ensemble claire de l'activité des clés, permettant à l'équipe d'identifier rapidement qui a accédé à une clé et quand.

Cette visibilité est devenue particulièrement précieuse pour la gestion de flotte, où E-Demonstrations peut facilement tracer l'utilisation des clés de véhicule et consulter l'historique d'accès chaque fois que nécessaire.

La clarté des autorisations d'accès et la possibilité de savoir qui a utilisé quelles clés ont fait gagner beaucoup de temps et évité bien des frustrations à E-Demonstrations. « Auparavant, nous devions contacter plusieurs employés pour savoir qui n'avait pas rendu une clé », déclare Engelen. « Désormais, lorsqu'une clé n'a pas été rendue, nous pouvons facilement savoir qui l'a empruntée en dernier. » Engelen salue également la simplicité du système et ajoute que la réduction du nombre de clés perdues permet à l'entreprise de réaliser des économies, n'ayant plus besoin de faire refaire de nouvelles clés. Grâce à des clés organisées et dont la traçabilité est assurée, E-Demonstrations peut plus facilement rester réactive face aux besoins de ses clients.