Barna BunsComment Barna Buns a réalisé la traçabilité complète de sa flotte de véhicules avec Keycafe
Transport routier et Logistique
Barcelone, Espagne
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“Le plus grand avantage de Keycafe est d'avoir un contrôle total sur les clés à tout moment, de savoir où elles se trouvent, qui les dépose, et de bénéficier d'une efficacité optimale pour les récupérer et les restituer à leur emplacement.”
Óscar Ruiz
Ingénieur de production
À propos de Barna Buns
Barna Buns est une boulangerie barcelonaise spécialisée dans les pains à burger briochés haut de gamme, les pains artisanaux, les pâtisseries et les produits de boulangerie. Issue d'une longue tradition boulangère, l'entreprise allie savoir-faire artisanal et une production et une distribution modernes pour servir ses clients sur plusieurs sites.
Nicole Arasaki Moromisato est Coordinatrice Marketing chez Keycafe, spécialisée dans les secteurs des concessions automobiles et de la gestion de flotte. Elle se concentre sur la manière dont les concessions et les flottes utilisent la gestion des clés pour optimiser les processus de service, de vente et d'accès aux véhicules.
Défi
Alors que Barna Buns développait ses activités pour approvisionner des gâteaux, des pâtisseries, du pain et ses pains à hamburger signature dans tout Barcelone, la gestion de la logistique devenait de plus en plus complexe. Avant de mettre en place Keycafe, l'entreprise stockait les clés de ses véhicules d'entreprise et de son entrepôt dans une simple boîte partagée où les employés déposaient et récupéraient les clés manuellement. Les équipes de production et de logistique n'avaient aucun moyen fiable de suivre l'utilisation des clés ni de maintenir le contrôle. Lorsqu'un véhicule de livraison était nécessaire, les employés prenaient simplement la clé appropriée dans la boîte partagée. La direction ne disposait d'aucun registre permettant de savoir qui avait pris quelle clé ni qui était responsable d'un véhicule spécifique à un moment donné. Ce manque de visibilité entraînait une perte de temps à rechercher les clés manquantes et créait des problèmes de responsabilisation, en particulier lorsqu'un véhicule recevait une contravention ou était impliqué dans un incident.
Points douloureux
- Traçabilité Zéro — Il n'existait aucun système pour suivre qui avait accédé à chaque clé ni quand.
- Manque de responsabilité — L'entreprise ne pouvait pas déterminer qui était responsable d'un véhicule lors d'incidents ou de situations imprévues.
- Temps perdu — Les employés consacraient régulièrement un temps opérationnel précieux à la recherche de clés égarées, plutôt que de se concentrer sur leurs tâches quotidiennes.
- Erreurs Fréquentes — La boîte à clés désorganisée créait des erreurs évitables et des clés d'entrepôt et de véhicule égarées.
Solution
Barna Buns a mis en œuvre le système SmartBox Keycafe pour remplacer son précédent processus manuel de gestion des clés par une solution sécurisée et organisée. L'entreprise est passée d'une boîte à clés partagée à un système centralisé où les employés peuvent accéder et restituer les clés via leurs profils individuels. La SmartBox offre un moyen simple et fiable de gérer les clés des véhicules d'entreprise et des entrepôts, donnant à l'équipe une visibilité et un contrôle accrus sur les opérations quotidiennes.
Implémentation
- Profils utilisateurs individuels — Chaque employé qui nécessite un accès aux clés dispose de son propre profil sécurisé, garantissant que chaque transaction de clé est liée à la bonne personne.
- Journalisation automatisée — Chaque retrait et retour de clé est automatiquement enregistré, créant un historique complet de l'activité des clés.
- Disponibilité en temps réel — Les employés et les responsables peuvent rapidement confirmer si une clé spécifique est disponible en cas de besoin.
- Imputabilité des Incidents — Les registres d'activités des clés fournissent une piste d'audit claire, aidant l'entreprise à identifier les responsabilités en cas d'incidents de véhicule ou d'autres situations.
“Maintenant, nous savons exactement quand les clés sont retournées, qui les a retournées, et si elles sont disponibles pour la personne suivante. Tous nos employés ont rapidement appris à utiliser les casiers Keycafe, et le système fonctionne très bien.”
Résultat
Keycafe a révolutionné la manière dont Barna Buns gère l'accès à ses clés de véhicule d'entreprise et d'entrepôt. Ce nouveau système a remplacé un processus manuel peu fiable par une solution structurée et responsable, offrant à l'équipe une confiance accrue dans ses opérations quotidiennes. Grâce à une organisation et une visibilité améliorées, les employés peuvent désormais travailler plus efficacement, tandis que la direction dispose des informations nécessaires pour résoudre les problèmes liés aux clés rapidement et en toute confiance.
Le Résultat
- Traçabilité Complète — Visibilité complète sur l'utilisation des clés des véhicules d'entreprise et des entrepôts.
- Responsabilité renforcée — Traçabilité claire de l'accès aux clés grâce à un historique d'activité fiable.
- Opérations optimisées — Un processus de gestion des clés plus organisé qui favorise des flux de travail quotidiens plus fluides.
- Fiabilité accrue — Réduction des erreurs et un système plus fiable pour la gestion des actifs importants de l'entreprise.
- Adoption utilisateur fluide — Les employés se sont rapidement adaptés à la Keycafe SmartBox, rendant la transition simple et efficace.
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