Comment Phoenix Services SARL a optimisé la gestion des clés de sa flotte de scooters grâce à Keycafe.

Phoenix Services SARL gère une flotte de scooters très active, utilisée par ses livreurs pour le transport de produits d'épicerie et de repas. Avec plusieurs équipes qui se relaient tout au long de la journée, l'entreprise doit gérer un flux constant de départs, de retours de scooters et de remises de clés.

Avant Keycafe, l'entreprise ne disposait pas de système de gestion de clés dédié. Les responsables remettaient personnellement les clés aux livreurs et devaient identifier quelle clé correspondait à quel scooter.

Chaque échange était consigné manuellement sur papier. L'équipe enregistrait le scooter attribué à chaque livreur, avec son numéro d'immatriculation. Ce processus exigeait qu'un responsable soit disponible chaque fois que quelqu'un devait commencer ou terminer un service.

Le transport et le tri de nombreuses clés rendaient également la coordination quotidienne de la flotte inutilement compliquée. Phoenix Services SARL cherchait un moyen plus efficace de permettre aux livreurs d'accéder aux scooters, tout en offrant aux responsables une visibilité fiable sur qui utilisait chaque véhicule.

Phoenix Services SARL a déployé Keycafe pour centraliser l'accès à ses clés de scooter et automatiser la remise et la restitution pour les livreurs.

Chaque livreur reçoit un code d'accès personnel qui lui permet de récupérer une clé de scooter directement depuis la Keycafe SmartBox installée dans le garage de l'entreprise. Au lieu d'attendre qu'un responsable identifie et remette une clé, les livreurs saisissent leur code, récupèrent la clé appropriée et commencent leurs services en toute autonomie.

Chaque transaction est enregistrée automatiquement, offrant à l'équipe de direction un historique numérique des activités liées aux clés. Les responsables peuvent vérifier qui a récupéré une clé de scooter, quand elle a été retirée et quand elle a été restituée.

L'application mobile Keycafe donne également à l'équipe un accès à distance à la SmartBox. En cas de besoin d'assistance, un responsable peut ouvrir un compartiment à distance sans avoir besoin d'être physiquement présent au bureau.

En éliminant les remises de clés manuelles, Phoenix Services SARL a réduit la charge administrative à chaque changement de quart. Les managers n'ont plus à transporter une multitude de clés, à les attribuer manuellement aux scooters ou à noter les affectations de véhicules sur papier.

Les livreurs accèdent désormais à la flotte en toute autonomie et peuvent commencer leur travail plus tôt. Un atout majeur pour une entreprise qui gère des rotations de scooters multiples, du matin au soir.

Les enregistrements d'activité automatiques ont également renforcé la traçabilité de la flotte. L'équipe de direction peut à tout moment savoir quel livreur a quelle clé de scooter, et vérifier l'heure de son retrait ou de sa restitution. L'entreprise bénéficie ainsi d'une vue d'ensemble claire de l'utilisation des véhicules, sans dépendre d'informations manuscrites.

L'accès à distance aux SmartBox offre une flexibilité accrue. Les managers peuvent assister les livreurs via l'application mobile si nécessaire, leur permettant de superviser la gestion des clés même à distance.

Le temps auparavant consacré à la réception, la distribution et la documentation des clés peut désormais être dédié aux livraisons et à d'autres priorités opérationnelles. Grâce à un flux de travail sécurisé et traçable, Phoenix Services SARL coordonne désormais sa flotte de scooters avec une efficacité accrue.