Pareigūnas atvyksta į pamainą, eina paimti raktų nuo paskirtos patrulio mašinos ir supranta, kad jų nebėra. Niekas nežino, kas juos turi. Taigi pareigūnas pradeda klausinėti aplinkinius, apžiūri aikštelę ir per radiją bando surasti automobilį. Po penkiolikos, dvidešimties, trisdešimties minučių jie pagaliau išvažiuoja į gatvę.
Tai nėra vienkartinis atvejis. Oklahomos Normano policijos departamente – 180 pareigūnų ir 34 patrulių automobilių parkas – tai buvo įprasta. Pareigūnai reguliariai prarasdavo pirmąsias 15–30 minučių savo pamainos ieškodami transporto priemonės, kuri vis dar buvo pas ką nors iš ankstesnės pamainos.
Padauginkite tas minutes iš kiekvienos pamainos, kiekvieno pareigūno, kiekvienais metais. Tai yra tikrosios nežinojimo, kur yra jūsų raktai, išlaidos.
Kodėl popieriniai raktų registracijos žurnalai visada sugenda
Kiekvienas departamentas turi tam tikrą raktų kontrolės formą. Problema ta, kad dažniausiai naudojama sistema yra ir lengviausia, kurią galima praleisti.
Popierinis žurnalas yra labiausiai paplitęs ir trapus, nes jis visiškai priklauso nuo skubančio asmens, kuris sustoja, kad užsirašytų vardą. Normane pareigūnai dažnai visai pamiršdavo pasirašyti žurnale. Teksaso Aransas Pass policijos departamente žurnalas egzistavo, tačiau dažniausiai jis buvo tiesiog ignoruojamas.
Kai rakto išdavimas priklauso nuo pareigūno geros valios po ilgos pamainos, tai, kas atsiduria popieriuje, niekada neatspindi, kas iš tikrųjų nutiko su raktais.
Ant sienos montuojamos raktų dėžutės taip pat to neišsprendžia. Minesotos Champlin mieste departamentas naudojo mažas dėžutes su skyriais, kurie net nebuvo pakankamai dideli, kad sutalpintų modernių patrulių automobilių pultelius, ir jie nepasiūlė jokio internetinio valdymo ar stebėjimo. Rezultatas: raktai reguliariai dingdavo, o jų pakeitimas kainavo iki 500 USD už pultelį.
Išlaidos yra ne tik biudžetas
Kai kalba pasisuka apie raktų kontrolę, pokalbis dažniausiai prasideda ir baigiasi pinigais. Tačiau viešosios saugos aplinkoje tikrosios išlaidos pasirodo kitur:
Veiklos laikas. Kiekviena minutė, kurią pareigūnas praleidžia ieškodamas raktų, yra minutė, kai jis neatlieka tarnybos.
Radijo srautas. Normane pareigūnai naudojo radijo kanalą raktams surasti. Tas kanalas turėtų būti atviras svarbiems skambučiams.
Prieigos kontrolė. Aransas Pass mieste kiekvienas raktas – kartu su departamento kredito kortelėmis – buvo prieinamas visiems darbuotojams, nepriklausomai nuo jų pareigų. Kai tokioje sistemoje kas nors dingsta, neįmanoma atkurti, kas nutiko.
Atsakomybė. Jei negalite pasakyti, kas turėjo kokį raktą ir kada, negalėsite atsakyti į sunkius klausimus: vidinius, audito ar teisinius.
Kas keičiasi su išmaniąja raktų valdymo sistema
Keycafe pakeičia spintelę ir planšetę sistema, kurioje įrašas nėra pasirenkamas. Tai automatinė.
Kiekvienas raktas yra žymimas unikaliu NFC pulteliu ir laikomas SmartBox. Norėdamas paimti raktą, pareigūnas patvirtina tapatybę įrenginio ekrane asmeniniu PIN kodu – departamentai taip pat gali įjungti ženkliuko nuskaitymą, QR kodą arba mobiliąją programėlę, atsižvelgiant į jų darbo eigą. Nė vienam pareigūnui nereikia nieko diegti asmeniniame telefone. Sąskaitos administratorius valdo raktus, vartotojus ir leidimus iš Keycafe žiniatinklio platformos arba programėlės.
Tai yra esminis pokytis. Kadangi autentifikacija vyksta prie įrenginio, kol skyrius dar neatidaromas, įrašas rašosi pats. Aransas Pass mieste popierinis žurnalas dažniausiai buvo ignoruojamas. Skaitmeninis sukuriamas nepriklausomai nuo to, ar pareigūnas bendradarbiauja.
Nuo to seka visa kita:
Nulis pamestų raktų. Champlin įdiegė Keycafe ir nuo to laiko neprarado nė vieno rakto. Champlin įdiegė Keycafe ir nuo to laiko neprarado nė vieno rakto. Kai kiekvienas paėmimas yra susietas su konkrečiu asmeniu, laiku ir datos žyma, raktai nustoja dingti tiesiog dėl aiškios atskaitomybės ir patikrinimo žurnalo.
Laiku prasidedančios pamainos. Turėdami realaus laiko matomumą, kas šiuo metu turi kiekvieną raktą, atvykstantys pareigūnai gali greitai patikrinti prietaisų skydelį, užuot ieškoję kolegų ar užėmę dispečerinės radijo kanalą.
Leidimai pagal vaidmenį, o ne pagal pasitikėjimą. Prieiga apibrėžiama pagal asmenį, grupę ir tvarkaraštį. Prižiūrėtojai gali turėti atskirą prieigą prie konkrečių raktų – pavyzdžiui, užrakintų biurų – neatverdami viso raktų inventoriaus visiems.
Tai veikia vienodai tiek su 32 pareigūnais, tiek su 180
Vienas iš labiausiai paplitusių mitų yra tas, kad raktų kontrolė yra didelio departamento problema.
Skaičiai rodo kitaip. Aransas Pass aptarnauja beveik 10 000 gyventojų su 32 pareigūnais. Champlin apima 25 000 gyventojų priemiestį su daugiau nei 20 patrulių automobilių. Normanas yra trečias pagal dydį miestas Oklahomoje, turintis 120 000 gyventojų, išsidėsčiusių 197 kvadratinių mylių plote.
Trys labai skirtingi mastai. Tiksliai ta pati problema: raktai be perdavimo grandinės. Ir tas pats sprendimas: Keycafe.
Jei jūsų departamentas valdo automobilių parką, įkalčių raktus, patalpų raktus ar bet kokį turtą, kuriuo dalijamasi per pamainas, problema jau egzistuoja. Vienintelis kintamasis yra tai, ar turite duomenų, kad ją pamatytumėte.
Pradėkite nuo to, ką jau žinote
Jums nereikia oficialaus įvertinimo. Tiesiog atsakykite į šiuos klausimus:
Ar galite dabar pat pasakyti, kas turi kiekvieną jūsų autoparko raktą?
Kiek pultelių pakeitėte pernai?
Ar jūsų raktų žurnalas pildomas kiekvieną kartą, ar tik tada, kai kas nors prisimena?
Jei kuris nors iš šių atsakymų verčia jus jaustis nepatogiai, jūs jau radote problemą.
Pasikalbėkite su mūsų komanda, kad sužinotumėte, kaip jūsų tipo departamentai įdiegė Keycafe, arba perskaitykite išsamias Champlin, Norman ir Aransas Pass atvejų studijas, kad gautumėte detalių rezultatų.
