Kaip „Biarritz Camping“ pagerino vėlyvus atvykimus ir raktų valdymą su Keycafe

Prieš įdiegiant Keycafe, Biarritz Camping valdė vėlyvus atvykimus naudodami surinkimo dėklus, padėtus prie registratūros. Kiekvienas atvykstantis svečias gaudavo nedidelį voką, kuriame buvo rakteliai nuo jų apgyvendinimo vietos, kempingo žemėlapis ir reikalingos apyrankės. Nors šis procesas leido svečiams atvykti po registratūros uždarymo, jis suteikė ribotą saugumą ir matomumą. Komanda negalėjo tiksliai patvirtinti, kada svečias pasiėmė voką arba patikrinti, kas paėmė kiekvieną raktų komplektą. Taip pat buvo rizika, kad svečiai netyčia paims ne tą voką arba pateks į netinkamą nuomos būstą. Kadangi raktai ir atvykimo informacija buvo palikti be priežiūros prie registratūros, kempingui reikėjo saugesnio ir patikimesnio būdo pasitikti svečius ne darbo valandomis. Be vėlyvų atvykimų, Biarritz Camping norėjo pagerinti raktų koordinavimą tarp registratūros ir ūkvedybos. Komandai reikėjo efektyvaus būdo tvarkyti raktus iš anksti išvykstančių svečių, perduoti juos ūkvedybos personalui ir saugiai grąžinti prieš atvykstant kitiems svečiams.

Biarritz Camping įdiegė Keycafe SmartBox priešais registratūrą kaip centralizuotą raktų keitimo punktą svečiams, registratūros personalui ir tvarkymo komandai. Prieš registratūrai užsidarant, darbuotojai padeda kiekvieno vėluojančio atvykti svečio apgyvendinimo raktą į Keycafe SmartBox. Svečias gauna SMS žinutę su unikaliu paėmimo kodu, susietu su priskirtu raktu. Pasiekę stovyklavietę, jie įveda kodą į SmartBox, pasiima savo raktą ir eina tiesiai į savo apgyvendinimo vietą. Šis kontroliuojamas procesas pakeičia vokus ir atvykimo medžiagas, anksčiau paliktus be priežiūros už registratūros ribų. Ta pati sistema palaiko apgyvendinimo vietų kaitą dienos metu. Anksti išvykstantys svečiai palieka savo raktus į SmartBox, sukurdami centralizuotą perdavimo punktą, kuriame registratūra gali koordinuoti prieigą tvarkymo komandai. Tvarkymo komanda paima atitinkamus raktus, kai apgyvendinimo vieta paruošta valyti, ir grąžina juos į SmartBox po darbų užbaigimo. Tai užtikrina, kad raktai būtų saugūs ir prieinami visuose kaitos darbo eigos etapuose.

„Keycafe“ pakeitė, kaip „Biarritz Camping“ valdo vėlyvus atvykimus. Užuot palikus vokus su raktais ir svečių informacija lauke prie registratūros, stovyklavietė dabar gali suteikti saugią, kontroliuojamą ir autonominę prieigą kiekvienam svečiui. Vėluojantiems svečiams nebereikia jaudintis dėl registratūros darbo valandų ir netinkamų raktų paėmimo. Jie gauna unikalų paėmimo kodą SMS žinute ir gali atsiimti tinkamus raktus, kada be atvyktų, suteikdami jiems sklandesnį ir patogesnį įsiregistravimą. Stovyklavietės komanda taip pat gauna naudos iš didesnio matomumo ir kontrolės. Raktų perdavimas gali būti valdomas patikimiau, sumažinant nežinomybę, ar svečias atsiėmė raktus, ir sumažinant riziką, kad kas nors pateks į netinkamą nuomos būstą. „Keycafe“ taip pat pagerino vidinį koordinavimą. Kai svečiai išvyksta iki 9 val. ryto, jų grąžinti raktai gali būti efektyviau perduodami iš registratūros namų tvarkymo skyriui. Tai leidžia komandai numatyti valymo grafikus, anksčiau pradėti nuomos objektų ruošimą ir paruošti apgyvendinimo vietas atvykstantiems svečiams. Baigus valymą, namų tvarkymo skyrius gali grąžinti raktus į „SmartBox“, kur jie lieka saugūs ir paruošti kitam svečiui. Palaikydama visą procesą – nuo ankstyvo išvykimo ir namų tvarkymo iki vėlyvo atvykimo – „Keycafe“ padėjo „Biarritz Camping“ padidinti našumą, kartu suteikdama ir personalui, ir svečiams didesnį ramybės jausmą.