Kaip „Cocoonr“ automatizavo svečių ir rangovų raktų prieigą 18-ai trumpalaikės nuomos objektų

Kaip sparčiai auganti nekilnojamojo turto valdymo agentūra, „Cocoonr“ susidūrė su tradicinio raktų valdymo veiklos kliūtimis. Registruojant svečius, darbuotojai buvo priversti fiziškai susitikti su keliautojais kiekviename objekte, kas lėmė ribojančius ir privalomus susitikimų laiko intervalus, nepatogius svečiams ir atimančius vertingas darbo valandas.

Viduje, raktų organizavimas regioniniuose biuruose rėmėsi primityviais metodais, įskaitant paprastą plastikinę laikymo dėžę su mažais rankiniais stalčiais. Tokia sistema buvo labai pažeidžiama žmogiškųjų klaidų; raktai dažnai būdavo grąžinami į neteisingus skyrius, sukeldami veiklos painiavą, raktų praradimą ir padidėjusias pakeitimo išlaidas. Be to, centralizuotos priežiūros trūkumas sukūrė nuolatinį saugumo pažeidžiamumą, nes visi raktai buvo nuolat prieinami išoriniams paslaugų teikėjams be jokio patikrinamo sekimo mechanizmo.

Siekdami pašalinti rankinio darbo kliūtis, „Cocoonr“ centralizavo savo veiklą, įdiegdami Keycafe Smartboxes 18-oje savo agentūros vietų. Siekiant užtikrinti visiškai bekontaktį administravimo procesą, „Cocoonr“ pasinaudojo atviruoju Keycafe API, kad sukurtų individualius IT sprendimus, integruodami raktų valdymo sistemą tiesiogiai į savo vidinę nekilnojamojo turto valdymo programinę įrangą. Integruota sistema visiškai automatizuoja nekilnojamojo turto prieigos procesą. Kai keliautojas užsisako apgyvendinimą, sistema automatiškai sugeneruoja prieigos kodą per API ir išsiunčia jį svečiui SMS žinute arba el. paštu 24 valandas prieš atvykimą. Svečiai gali savarankiškai pasiimti raktus iš Smartbox bet kuriuo metu, kai atvyksta. Be to, „Cocoonr“ išplėtė šią sistemą ir savo išorės darbuotojams; valymo ir priežiūros paslaugų teikėjai naudoja unikalius prieigos kodus, tiesiogiai susietus su jų užduotimis, siekdami savarankiškai paimti ir grąžinti raktus.

Nuo tada, kai pradėjo naudoti Keycafe, Cocoonr sėkmingai modernizavo savo operacinę infrastruktūrą, pasiekdama didžiulių efektyvumo ir saugumo laimėjimų. Automatizuodama raktų mainų procesą, agentūra iki 2025 m. sėkmingai palengvino kelių tūkstančių savitarnos keliautojų registracijų procesą. Tai visiškai panaikino poreikį darbuotojams atlikti rankinį raktų perdavimą, sutaupant daug darbo valandų ir leidžiant komandoms sutelkti dėmesį į pagrindines svetingumo užduotis.

Sistema taip pat suteikė visišką ramybę vidinei komandai. Stebėjimas realiuoju laiku ir skaitmeniniai audito žurnalai užtikrina, kad vadovai tiksliai žinotų, kuris paslaugų teikėjas turi raktą bet kuriuo duotu momentu. Be to, kai svečias išsiregistruoja ir įmeta raktą atgal į Smartbox, automatizuotas pranešimas leidžia valymo komandoms iš karto optimizuoti savo rutiną ir anksti numatyti patalpų pasikeitimą.