Kaip Palmse Manor įgalino svečių savarankišką patekimą nepakeičiant paveldo dvaro

Palmsės dvaras, kurį valdo Virumaa muziejai, yra pagrindinė turistų lankoma vieta, esanti 80 kilometrų nuo Talino, Estijoje. Dvare eksponuojamas restauruotas Baltijos vokiečių dvaro kompleksas ir valdomi du svečių namai – Distiliatoriaus svečių namai ir Palmsės dvaro svečių namai – iš viso tvarkant 41 raktą visuose objektuose. Įsikūręs atokioje, kaimiškoje vietovėje, Palmsės dvaras visus metus susidurdavo su nuolatiniu darbuotojų trūkumu. Prieš Keycafe, raktų valdymas buvo vykdomas rankiniu būdu. Darbuotojai turėjo fiziškai būti vietoje visą parą, kad perduotų raktus, nepriklausomai nuo to, ar svečiai prašydavo ankstyvo įsiregistravimo, ar atvykdavo vidury nakties.

Šis tradicinis darbo procesas sukėlė didelę veiklos trintį, dideles pridėtines išlaidas ir laiko valdymo iššūkius. Rankinis rezervacijų duomenų perkėlimas tarp skaičiuoklių dažnai sukeldavo administracinių klaidų, o alternatyvios techninės įrangos galimybės, pavyzdžiui, spynos, valdomos raktų kortelėmis, pasirodė esančios per brangios ir nesuderinamos istoriniam objektui, reikalaujančiam minimalių architektūrinių pakeitimų.

Siekiant pašalinti visą parą dirbančio personalo poreikį, išlaikant nepertraukiamą svečių aptarnavimą, Palmės dvaras įdiegė Keycafe SmartBox svečių namų vestibiulyje. Apgyvendinimo įstaiga naudoja BOUK viešbučio valdymo sistemą rezervacijų valdymui, kuri tiesiogiai integruojasi su Keycafe, kad sinchronizuotų rezervacijas su svečių raktų prieiga.

Pagal naują automatizuotą darbo eigą, svečiai rezervuoja ir apmoka savo kambarius internetu per BOUK. Prieš atvykstant, svečiai atlieka elektroninę registraciją ir automatiškai gauna el. laišką arba tekstinę žinutę su savo rakto atsiėmimo kodu. Atvykę, svečiai įveda savo kodą į Keycafe SmartBox, atsiima savo kambario raktą ir patenka į savo kambarius. Be to, valymo personalas gauna momentinius programėlės pranešimus vos tik raktai grąžinami į SmartBox, leidžiančius valdyti apyvartą realiuoju laiku.

Keycafe kasutuselevõtt muutis Palmse mõisa tegevust, kaotades vajaduse ööpäevaringse kohapealse personali järele. BOUK ja Keycafe automatiseeritud integratsioon välistas käsitsi andmesisestuse, vähendades inimlikke vigu alates toa broneerimisest kuni külalise sisenemiseni. Süsteem vähendas märkimisväärselt tööjõukulusid külalise kohta, suurendades samal ajal nii personali kui ka külastajate tegevuse tõhusust ja paindlikkust.

Kontaktivaba töövoog pakub külalistele kohest juurdepääsu tubadele saabumisajast sõltumata ja tõi pärast esimest suvehooaega kaasa märkimisväärse kliendirahulolu kasvu. Külaliste tubadesse juurdepääsu haldamisel pakub Keycafe usaldusväärset ja kulutõhusat võtmete järelevalvet, säilitades samal ajal mõisa pärandi.