Somerville Auto Group Susigrąžina Prarastą Laiką ir Pinigus Naudodama Keycafe

Veikdama daugelyje vietovių visoje Kanadoje, su šimtais transporto priemonių, nuolat atvykstančių ir išvykstančių iš jų patalpų, „Somerville Auto Group“ susidūrė su nuolatiniais iššūkiais dėl netinkamo raktų valdymo visame savo įvairiame automobilių parke. Turėdama 83 darbuotojus, aptarnaujančius įvairius sunkvežimius, furgonus ir kitas komercines transporto priemones, skirtus nuomai ir lizingui, rankinis raktų sekimas naudojant kabliukus ant sienos buvo ne tik daug darbo reikalaujantis, bet ir linkęs į žmogiškąsias klaidas.

Dean Earle, Nacionalinio autoparko operacijų direktorius, dažnai pastebėdavo, kad jis ir jo komanda kasdien praleidžia brangias valandas ieškodami ne vietoje padėtų raktų, bandydami išsiaiškinti, kas ir kada paskutinį kartą paėmė raktą. Tai lėmė dažną klaidingą komunikaciją ir veiklos vėlavimus, galiausiai paveikdavo klientus.

Prarastų raktų pakeitimo finansinis poveikis, darbuotojų prarastas laikas ir nusivylimas visuose skyriuose buvo pagrindinė kliūtis, kamuojanti įmonę.

Įvertinus keletą raktų valdymo galimybių, vadovybė nusprendė įdiegti Keycafe trijose vietose visoje Kanadoje dėl visapusiškos pagalbos, aukščiausios klasės saugumo funkcijų ir patogios programėle pagrįstos sistemos, kuri leido nuotoliniu būdu valdyti iš kito šalies galo. Keycafe sprendimas taip pat išsiskyrė gebėjimu užtikrinti raktų naudojimo stebėjimą realiuoju laiku ir detalių žurnalų pildymą, spręsdamas pagrindines atskaitomybės ir laiko švaistymo problemas, su kuriomis susidūrė „Somerville Auto Group“.

Didžiausia bendrovės įranga Toronte skirta 345 raktams, su galimybe prijungti papildomus plėtros modulius verslui augant. Keycafe raktų pakabučių sistema leidžia kiekvienam darbuotojui naudoti asmeninį pakabuką kaip autentifikatorių, norint paimti ir grąžinti raktus. Ši automatizuota sistema registruoja kiekvieną raktų operaciją, todėl lengva sekti, kas turėjo kokius raktus ir kada. Matomumas realiuoju laiku apie raktų naudojimą ne tik sumažino raktų paieškai sugaištą laiką, bet ir padidino bendrą saugumą, užtikrinant, kad tik įgalioti darbuotojai galėtų pasiekti konkrečius raktus.

Keycafe automatizuota raktų valdymo sistema efektyviai pašalino dingusių raktų problemą, leidžiant žymiai sutaupyti laiko ir išlaidų. Turint aiškius raktų naudojimo įrašus, atsakomybė yra neišvengiama, o raktų atidavimo ir paėmimo procesas buvo supaprastintas. Nuolatinis mokymas, kurį teikia Keycafe klientų sėkmės komanda, taip pat prisidėjo prie teigiamo visų darbuotojų priėmimo.

Tradiciniai darbuotojai, kurie iš pradžių priešinosi pokyčiams, greitai prisitaikė ir nustebo dėl naudojimo paprastumo. Laikas, anksčiau skirtas raktų paieškai, buvo perskirstytas produktyvesnėms užduotims. Finansiškai, dingusių raktų pašalinimas sutaupė įmonei nemažą sumą tiek pakeitimo išlaidoms, tiek darbo valandoms.

Keycafe įdiegimo sėkmė įmonėje Somerville Auto Group ne tik pagerino kasdienes operacijas, bet ir pavertė tai, kas kadaise buvo nusivylimo šaltinis, į ilgalaikės naudos įrankį.