Kaip „Vest Bilutleie“ automatizavo 24/7 automobilių nuomą su Keycafe

„Vest Bilutleie“ teikia transporto priemonių nuomos paslaugas visoje Vakarų Norvegijoje. Prieš „Keycafe“ įmonė pasikliovė darbuotojais, kurie raktus perduodavo asmeniškai, o tai reiškė, kad kiekvienam atsiėmimui ir grąžinimui reikėjo darbuotojo reikiamoje vietoje ir reikiamu laiku.

Nuomos administravimas ne įprastomis darbo valandomis buvo ypač sudėtingas, nes darbuotojams dažnai tekdavo vykti į transporto priemonių buvimo vietas vien tam, kad aptarnautų klientus. Be to, turimos raktų spintelės lėtino atsiėmimo procesą, nes prieigos duomenimis buvo galima pasidalinti tik tada, kai transporto priemonė jau buvo paruošta, o raktas fiziškai buvo dėžutėje. Įmonei planuojant augti ir kurti savo nuomos platformą, jai reikėjo visiškai naujos raktų valdymo strategijos.

„Vest Bilutleie“ pasirinko Keycafe kaip šiuolaikišką alternatyvą savo turimoms raktų spintelėms. Intuityvi sąsaja ir individualūs raktų skyreliai užtikrina paprastesnį bei greitesnį raktų atsiėmimą tiek klientams, tiek personalui.

Dabar klientai rezervacijas atlieka „Vest Bilutleie“ svetainėje ir, vos tik sukuriama rezervacija, gauna SMS žinutę su atsiėmimo informacija. Darbuotojai tiesiog įdeda automobilio raktelį į SmartBox, kai tik pasiruošimas baigtas. Be to, Keycafe per API yra tiesiogiai integruota į „Vest Bilutleie“ rezervavimo sistemą, todėl automatiškai sinchronizuoja būsenas, kai raktai atsiimami ar grąžinami, bei siunčia el. pašto pranešimus darbuotojams.

Kaip teigia bendraįkūrėjas ir generalinis direktorius Thomas Tufta Løberg: „Tiksliai matome, kada automobilis buvo paimtas ir grąžintas – jokių spėlionių.“

Vest Bilutleie started seeing the operational benefits of Keycafe within the first one to two weeks. Because customers can now collect and return vehicles at any hour, staff no longer waste time driving to locations for late-night or early-morning handovers. The team is now able to serve multiple customers at once, allowing the company to scale its rental volume without hiring additional headcount.

The automated workflow has also transformed internal team coordination. With real-time syncing and automated alerts, the team has an accurate, real-time view of every vehicle across its locations. This removes a significant amount of administrative work and guesswork from daily operations, leaving Vest Bilutleie perfectly positioned to support continued growth across Western Norway.