Clamens & STPS Pasiekė viso parko raktų atsekamumą viešųjų darbų operacijoms

„Ensis Groupe“, įsikūrusi Vilparezyje, Prancūzijoje, valdo įvairų transporto priemonių parką per savo dukterines įmones: „Clamens“, kuri perdirba statybines medžiagas, ir „STPS“, viešųjų darbų įmonę, aptarnaujančią pagrindinius komunalinių paslaugų tiekėjus, tokius kaip GRDF („Gaz Réseau Distribution France“) ir EDF („Électricité de France“). Turėdami daugiau nei 90 transporto priemonių ir 480 darbuotojų, jų veikla reikalauja kasdienio koordinavimo tarp vairuotojų, mechanikų ir vadovų įvairiuose skyriuose ir pamainose, įskaitant naktinį ir budėjimo avariniais atvejais darbą.

Įmonė rėmėsi rankiniu transporto priemonių raktų valdymo procesu, naudodama fizinę lentą ir biuro spinteles. Vairuotojai dažnai palikdavo raktus neoficialiose vietose, pamiršdavo juos grąžinti arba perduodavo vieni kitiems, sukeldami neaiškumą dėl transporto priemonių prieinamumo. Kai sunkvežimį reikėjo perskirstyti, remontuoti ar skubiai išsiųsti, nežinojimas, kur yra raktas (arba ar jis apskritai yra vietoje), lėmė vėlavimus, vidinę trintį ir paslaugų sutrikimus.

Siekdama suteikti struktūrą ir saugumą savo raktų valdymui, „Ensis Groupe“ įdiegė Keycafe SmartBox sistemas savo „Clamens“ ir „STPS“ padaliniuose. Vairuotojai, dirbtuvių personalas ir dispečeriai dabar kasdien naudoja sistemą raktams paimti ir grąžinti per saugią, registruojamą prieigą.

Kiekvienam naudotojui priskiriamas unikalus PIN kodas, susietas su konkrečiomis teisėmis, atsižvelgiant į jų vaidmenį ir pareigas. Pavyzdžiui, vairuotojai mato tik raktus, susijusius su jiems priskirtomis transporto priemonėmis, o jų prieiga apribota tam tikrais laiko intervalais. Dirbtuvių komandos gali paimti bet kurį raktą, reikalingą techninei priežiūrai, o dispečeriai gali nuotoliniu būdu suteikti arba atšaukti prieigą per Keycafe programėlę.

Ši konfigūracija užtikrina, kad raktus tvarko tik įgaliotas personalas, su visišku matomumu kiekvienai operacijai. SmartBox sistema pakeitė neformalią praktiką standartizuotu, audituojamu darbo procesu; pagerindama saugumą, atskaitomybę ir veiklos kontrolę.

Įdiegus Keycafe visose jų Villeparisis operacijose, Ensis Groupe pasiekė visapusišką transformaciją, kaip raktus tvarko vairuotojai, vadovai ir dirbtuvių personalas. Neformalūs raktų perdavimai ir nesaugūs laikymo metodai buvo pakeisti struktūrizuota, atsekama sistema, leidžiančia vartotojams savarankiškai pasiekti reikalingus raktus, o administratoriams – išlaikyti visišką leidimų ir prieigos langų kontrolę. Tai buvo ypač vertinga naktinėms ir savaitgalio pamainoms, kai budinčios komandos galėjo nedelsiant pasiimti raktus ir tęsti veiklą, nereikalaujant vadovybės palaikymo vietoje.

Naujoji sistema taip pat pagerino tarpkomandinį koordinavimą. Dispečeriai gali greitai perskirstyti transporto priemones pagal prieinamumą, o techninės priežiūros personalas gali prireikus pasiimti raktus remontui, visa tai netrukdant darbų eigai. Su aiškiomis procedūromis ir centralizuota prieiga raktų valdymas tapo greitesnis, saugesnis ir žymiai patikimesnis visiems dalyviams.