Nuo pamestų raktų iki nulio: Kaip „Groupe ABS“ perėmė 130 lauko transporto priemonių parko valdymą

„Groupe ABS“ vykdo intensyvią veiklą lauko sąlygomis, o jos kasdienes operacijas užtikrina 130 transporto priemonių. Kai transporto parkas buvo mažesnis, transporto priemonių valdymas buvo paprastas. Raktai buvo laikomi ant atviros lentos ant sienos, kur darbuotojai galėjo juos pasiimti ir grąžinti po naudojimo.

Įmonei augant, ši paprasta sistema nustojo veikti. Daugėjant transporto priemonių ir komandoms pasiskirsčius po kelis biurus, tapo sunku susekti, kas turi kiekvieną transporto priemonę. Raktai reguliariai dingdavo, ir kadangi nebuvo jokių įrašų, kas paėmė transporto priemonę ar kada ji bus grąžinta, komanda turėjo menką viso transporto parko apžvalgą.

Problema taip pat tapo brangi. Šiuolaikiniuose raktuose yra transponderių lustai, kurie turi būti suprogramuoti transporto priemonei. „Raktai su lustu gali būti gana brangūs – apie penkis šimtus dolerių, o kartais ir dar daugiau“, – sakė David Fitz-Morris, „Groupe ABS“ Lauko operacijų direktorius.

Transporto priemonių perdavimas sukėlė dar vieną iššūkį. Darbuotojai turėjo derintis su vadovais, kad gautų raktus, o tai buvo sudėtinga dėl skirtingų tvarkaraščių ir daugybės vietų. Komandos galėjo laukti, kol gaus prieigą prie transporto priemonės, o vadovai tuo metu gaišo laiką derindami, kas paims ir grąžins raktus.

Groupe ABS įdiegė Keycafe SmartBox'us savo autoparko raktams valdyti. Kiekvienas raktas yra susietas su konkrečia transporto priemone naudojant sekimo pakabuką, o darbuotojai gali paimti ir grąžinti raktus naudodami PIN kodą arba mobilųjį autentifikavimą. Vadovams nebereikia koordinuoti kiekvieno rakto perdavimo, todėl įgulos gali savarankiškai pasiekti transporto priemones, kai joms reikia.

Groupe ABS taip pat prijungė Keycafe prie savo darbuotojų duomenų bazės per atvirą API. Kai pridedamas naujas darbuotojas, jo prieiga prie Keycafe sukuriama automatiškai atsižvelgiant į transporto priemones, kuriomis jam leidžiama naudotis. Tai pašalina rankinį paskyros nustatymą ir atskirus leidimų sąrašus.

Vadovai gali valdyti prieigą nuotoliu ir matyti kiekvieno rakto būseną per Keycafe programėlę. Kiekvienas rakto paėmimas ir grąžinimas yra įrašomas su darbuotojo vardu ir laiku, suteikiant komandai aiškų transporto priemonių naudojimo įrašą.

Keycafe greitai supaprastino, kaip „Groupe ABS“ valdo savo transporto priemonių raktus. Per pirmąsias kelias savaites komanda sugaišdavo mažiau laiko koordinuodama perdavimus ir ieškodama dingusių raktų. Pamestų raktų incidentai sumažėjo beveik iki nulio, panaikinant pasikartojančias keitimo išlaidas, o kiekvienas transporto priemonės panaudojimas tapo susietas su konkrečiu darbuotoju.

Savitarnos prieiga taip pat palengvino darbuotojams naudotis transportu, nelaukiant vadovo. Vadovai sugaišta mažiau laiko valdydami perdavimus ir daugiau laiko savo kasdienėms pareigoms. Integracija su darbuotojų duomenų baze dar labiau sumažino administracinį darbą, automatiškai atnaujindama prieigą prie transporto priemonių, kai darbuotojai prisijungia prie įmonės ir ją palieka.

Kadangi kiekvienas paėmimas ir grąžinimas yra įrašomas, „Groupe ABS“ dabar aiškiai mato raktų veiklą visose savo vietose. Vadovai gali matyti, kas ir kada pasiekė kiekvieną transporto priemonę, užtikrindami didesnę komandos atskaitomybę ir palengvindami klausimų sprendimą, kai jie kyla.