Kaip „Biotix Environmental Solutions“ padidino komandos našumą ir sumažino vėlavimus su Keycafe

„Biotix Environmental Solutions“, Kvebeke įsikūrusi aplinkosaugos konsultacijų įmonė, kovojo su nuolatine problema – dingę raktai ir visiškas neaiškumas dėl jų naudojimo. Marianne Boivin, „Biotix“ vykdomoji asistentė, tiesiogiai liudijo, kokią įtaką tai turėjo kasdienėms operacijoms. Turėdama 19 darbuotojų komandą, pamesti raktų rinkiniai nuo patalpų ir transporto priemonių kėlė vėlavimus ir nusivylimą. Laikas, sugaištas ieškant raktų, buvo didelis neefektyvumas kitaip sklandžiai veikiančioje sistemoje. „Biotix“ reikėjo sprendimo, kuris užtikrintų tiek atskaitomybę, tiek lengvą prieigą, nepakenkiant saugumui.

Biotix iš pradžių bandė savo metodus – užrašų knygelę prie raktų ir Apple AirTags. Tačiau vartotojai dažnai pamiršdavo arba ignoruodavo naudojimo registravimą, ir nors AirTags leido rasti pamestus raktus, jie nieko nedarė, kad būtų išvengta jų netinkamo padėjimo.

Palyginę raktų valdymo sistemas, Biotix pasirinko Keycafe kaip optimalų sprendimą. Sužavėti jo praktiškumu ir prieinama kaina, lyginant su kitais variantais, jie suprato radę atsakymą. Keycafe pasiūlė išsamų sprendimą visoms jų raktų valdymo problemoms – patogią, prieinamą ir sekamą sistemą. Norėdami paimti raktą, darbuotojai identifikuoja save įvesdami unikalų prieigos kodą į SmartBox, kuri tada parodo raktų, kuriuos jiems leista naudoti, sąrašą. Raktai grąžinami naudojant tą patį kodą, o kiekvienos operacijos detalės yra registruojamos.

Įdiegus Keycafe SmartBox raktų valdymo sistemą, Biotix įgijo visišką kiekvieno rakto atsekamumą, automatiškai registruodami, kas jį paėmė ir kada. Toks atskaitomybės ir efektyvumo lygis buvo būtent tai, ko reikėjo Biotix. Be to, jie pastebėjo, kad sistemos patogumas leido net ir jų technologiškai nemokantiems darbuotojams greitai perprasti naują darbo eigą.

Po dviejų mėnesių su Keycafe, „Biotix“ pranešė apie žymų pamestų raktų skaičiaus sumažėjimą – nuo kelių kartų per savaitę iki daugiausiai karto per mėnesį. Be to, pamesti raktai dabar randami daug greičiau, nes juos galima atsekti iki paskutinio naudotojo. Šis drastiškas su raktais susijusių problemų sumažinimas leido sklandžiau vykdyti operacijas, išlaisvindamas nesuskaičiuojamas valandas, anksčiau praleistas ieškant ir laukiant.

„Biotix“ atveju, nauda peržengė raktų ribas. Jie atrado netikėtų privalumų, tokių kaip stipresnis atsakomybės jausmas tarp darbuotojų, ir idėją įdėti įmonės kredito korteles į SmartBox. Apskaitos komanda dabar gali lengvai nustatyti, kuris darbuotojas atliko pirkinį (ir iš ko reikalauti sąskaitos faktūros!).