E-Demonstrations optimizuoja autoparko ir renginių operacijas su Keycafe raktų valdymo sistema

Su daugiau nei 90 transporto priemonių parku ir dažnai dalyvaudama didelio masto projektuose, E-Demonstrations reikėjo geresnio būdo valdyti prieigą prie transporto priemonių, pastatų ir įrangos.

Prieš Keycafe, visi raktai buvo laikomi centrinėje vietoje, kur darbuotojai galėjo tiesiog pasiimti tai, ko jiems reikėjo. Nors šis metodas buvo paprastas, jis suteikė ribotą matomumą, kas ir kada naudojosi konkrečiais raktais.

Dingus raktams, darbuotojai turėjo pasikliauti rankiniu bendravimu, siekiant nustatyti, kas paskutinį kartą juos naudojo. Atsakymų paieška dažnai reiškė susisiekimą su keliais kolegomis ir paieškas biuruose, transporto priemonėse ar asmeniniuose daiktuose.

Valerie Bertels, E-Demonstrations žmogiškųjų išteklių ir administracinės pagalbos specialistė, paaiškina, kad įmonė ieškojo efektyvesnio būdo raktams laikyti, sekti ir atsiimti, išlaikant aiškią atsakomybę už kiekvieną prieigos įvykį.

Kadangi įmonė toliau valdė transporto priemones, renginius ir laikinus projektus, į kuriuos buvo įtrauktos skirtingos komandos, savanoriai ir išoriniai partneriai, tapo vis svarbiau turėti saugią sistemą, kuri galėtų supaprastinti prieigą, išlaikant išsamų raktų naudojimo įrašą.

„E-Demonstrations“ įdiegė „Keycafe“ „SmartBox“ sistemą, kad pakeistų savo neformalų raktų dalijimosi procesą struktūrizuotu ir sekamu darbo eiga. Bendrovė dabar jau šešerius metus pasitiki „Keycafe“, integruodama jį į savo kasdienes operacijas.

Su „Keycafe“ darbuotojams nebereikia pasikliauti rankiniu bendravimu, norint rasti raktus ar nustatyti, kas turi prieigą. Sistema suteikia aiškią raktų veiklos apžvalgą, leidžiančią komandai greitai nustatyti, kas ir kada naudojo raktą.

Šis matomumas tapo ypač vertingas transporto parko valdymui, kur „E-Demonstrations“ gali lengvai sekti transporto priemonių raktų naudojimą ir peržiūrėti prieigos istoriją, kai tik prireikia.

Įdiegusi Keycafe, E-Demonstrations sumažino anksčiau sugaištą laiką ir pastangas ieškant raktų bei ieškant darbuotojų. Įmonė įgijo aiškesnę savo veiklos apžvalgą, palengvindama transporto priemonių prieigos valdymą ir leidžiant greitai reaguoti, kai kyla klausimų dėl raktų naudojimo. Užuot pasikliavusi neformaliu bendravimu, komanda dabar turi patikimą raktų veiklos įrašą. Laikui bėgant, E-Demonstrations taip pat išplėtė Keycafe naudojimą neapsiribodama transporto parko valdymu, pritaikydama sistemą papildomiems prieigos poreikiams visuose savo renginių ir operatyviniuose procesuose.