Kaip East Sussex Healthcare NHS Trust susigrąžino savo parko automobilių raktelių kontrolę

East Sussex Healthcare NHS Trust valdo kelias ūminės priežiūros įstaigas, įskaitant Eastbourne rajono bendrąją ligoninę. Siekdama palaikyti šį platų tinklą, ESHT remiasi specialiu tarnybinių automobilių parku, valdomu pašto ir kurjerių komandos, užtikrinančiu efektyvų kasdienį medicininių dokumentų, mėginių ir būtinų reikmenų gabenimą tarp visų padalinių. Šiomis transporto priemonėmis naudojasi darbuotojai visoje organizacijoje. Transporto priemonių raktai buvo laikomi atskirame automobilių stovėjimo aikštelės biure, todėl darbuotojai turėjo kreiptis ten dėl raktų, o transporto komanda registravo rezervacijas bendrame kalendoriuje, kurį tvarkė stovėjimo aikštelės darbuotojai.

Didėjant automobilių parko poreikiui, padalinta darbo eiga ėmė kelti rimtų problemų. Tai, kad dėl raktų reikėjo kreiptis į kitą skyrių, reiškė pasikartojančias administravimo klaidas, nesuderintus kalendorius ir dvigubai rezervuotas transporto priemones. Neturint specialios stebėjimo sistemos ir nesant raktų vietoje, atsiėmimus buvo sunku koordinuoti, o rezervacijos dažnai nepavykdavo.

Organizacija įdiegė Keycafe, kad centralizuotų transporto parko prieigą ir nepriklausomai valdytų raktus visą parą. Darbuotojai dabar pateikia transporto priemonės užklausą, nurodydami reikiamas datas ir laikus. Pašto ir kurjerių komanda patikrina užimtumą, priskiria transporto priemonę ir įveda rezervaciją į Keycafe programinę įrangą. Toliau sistema siunčia vartotojui saugias paėmimo ir grąžinimo instrukcijas, kurios galioja tik jų rezervacijos laikotarpiu. Darbuotojai naudoja unikalų kodą, kad pasiimtų jiems priskirtus raktus iš SmartBox ir grąžintų juos į sistemą, kai baigia naudotis transporto priemone. Viso šio ciklo metu pašto ir kurjerių komanda gauna automatinius pranešimus, sekančius raktų atsiėmimo ir grąžinimo procesą. Niekam nereikia dalyvauti raktų perdavimo metu, o skyrius išlaiko visišką savo raktų kontrolę.

Keycafe suteikė tiesioginį stabilumą Fondo automobilių parko operacijoms, o vairuotojų grįžtamasis ryšys buvo stiprus: sistema yra paprasta naudoti ir nuolat patikima. Raktų administravimą patikėjus vienai komandai, sumažėjo planavimo klaidų ir sutaupyta darbuotojų laiko kiekvienam užsakymui. Rezultatai buvo pakankamai aiškūs, kad Fondas nuo to laiko įdiegė antrąją Keycafe sistemą kitoje ligoninės teritorijoje.

Naudojimo duomenys patys savaime pasirodė esantys vertingi. Turint tikslų ir realaus laiko vaizdą, kaip ir kada naudojami raktai, vadovybei pavyko iš naujo įvertinti, kur parkuojamos parko transporto priemonės visame komplekse. Fondas nustatė, kad Keycafe greitai pateisino investiciją, pašalindama administracines klaidas ir sumažindama finansinę riziką dėl pamestų raktų ir transporto priemonių.