Kaip SEGAM užtikrino 24/7 greitosios medicinos pagalbos operacijas su visišku raktų atsekamumu

Prieš įdiegdama Keycafe, SEGAM neturėjo struktūrizuotos raktų valdymo sistemos. Kiekvienas iš jų septynių atskirų subjektų naudojo spynomis užrakinamas pašto dėžutes savo greitosios pagalbos raktams laikyti. „Problema buvo ta, kad turėjome didelių atsekamumo problemų“, – sako operacijų direktorius Quentinas Roosas.

Greitosios pagalbos ekipažai, baigę vėlyvas pamainas ar naktines operacijas, kartais pamiršdavo grąžinti raktus arba įdėdavo juos į netinkamą dėžutę. 5:30 ryto, kai rytinės komandos atvykdavo pradėti dializės ir radioterapijos transportavimo, raktai dažnai būdavo dingę arba ne vietoje. Tai sukeldavo vėlavimus, sumaištį ir operacinį stresą kritiškiausiu dienos metu.

Nebuvo jokio realaus atsekamumo. Vadovybė neturėjo patikimo būdo sužinoti, kas paėmė ar grąžino raktą. Laikas buvo gaištamas ieškant, skambinant darbuotojams arba bandant surasti transporto priemones. SEGAM reikėjo saugaus, atsekamo ir patikimo sprendimo, galinčio palaikyti nenutrūkstamas operacijas.

Siekiant centralizuoti ir apsaugoti transporto parko valdymą, grupė įdiegė Keycafe SmartBox sistemas visose septyniose savo greitosios pagalbos tarnybose. Pamainos pradžioje paramedikai įveda unikalų asmeninį prieigos kodą į SmartBox ir jutikliniame ekrane pasirenka raktą nuo jiems priskirtos transporto priemonės. Tada skyrius su raktu automatiškai atsidaro, o operacija iškart užregistruojama.

Operacijų komanda nuotoliniu būdu valdo parką naudodamasi mobiliąja programėle, leidžiančia stebėti tiek dieninės, tiek naktinės pamainos greitosios pagalbos automobilius. Iškilus problemai, vadovai gali naudoti programėlę, kad akimirksniu atrakintų skyrius arba peržiūrėtų prieigos istoriją iš ankstesnių pamainų, užtikrindami, kad jokia transporto priemonė neliktų nenaudojama dėl pamesto ar pamiršto rakto.

Siekiant užtikrinti 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę (24/7) prieinamumą skubios medicininės pagalbos transportui, sistemoje yra atsarginė baterija, kuri palaiko funkcionalumą elektros energijos tiekimo nutraukimo metu. Šį aparatinės įrangos patikimumą palaiko reagavimo Keycafe techninės pagalbos komanda, kuri teikia nedelsiamą pagalbą, siekiant išspręsti bet kokią operacinę riziką.

Perėjimas prie automatizuotos sistemos suteikė tiesioginį veiklos stabilumą SEGAM visą parą veikiančioms greitosios medicinos pagalbos paslaugoms. Pamesti raktai nebėra problema. Ryto vėlavimai, sukelti ne vietoje paliktų raktų, buvo pašalinti. Greitosios medicinos pagalbos automobiliai išvyksta laiku, užtikrindami, kad pacientai gautų numatytus gydymus be trikdžių.

Organizacija taip pat pasiekė aiškią investicijų grąžą. Anksčiau SEGAM reguliariai turėdavo pirkti pakaitinius raktus, kai jie būdavo pamesti. Dar svarbiau, kai greitosios medicinos pagalbos automobilis negalėdavo išvažiuoti iš automobilių stovėjimo aikštelės, komandos ilgiau nei 30 minučių likdavo be darbo, o tai lėmė pajamų nuostolius.

Šiandien operacijos vyksta sklandžiai, užtikrinant visišką matomumą ir kontrolę. Vadovybė gali greitai nustatyti ir susisiekti su atsakingu darbuotoju, jei trūksta rakto, taip užkertant kelią smulkioms problemoms peraugti į didesnes.