Svečių registracijos ir kambarių tvarkymo darbo eigų automatizavimas prabangiame XVIII amžiaus viešbutyje

Domaine Sur Les Sarts yra prabangus viešbutis, SPA ir seminarų centras, įsikūręs Belgijoje. Įrengtas rekonstruotoje XVIII a. pilies sodyboje, kuri buvo visiškai atnaujinta prieš dešimtmetį, ši prabangi valda siūlo aukščiausios klasės apgyvendinimą kartu su renginių erdvėmis. Istoriškai, valda tvarkė fizinius raktus naudodama tradicinį registratūros modelį, reikalaujantį plataus, didelės aprėpties planavimo lango, kad registratūros darbuotojai galėtų fiziškai įteikti raktus kiekvienam atvykstančiam svečiui.

Šis rankinis operacinis modelis sukėlė didelių nepatogumų nestandartiniu atvykimo metu. Vėlyvi prisiregistravimai ir ankstyvi svečių atvykimai dažnai sukeldavo planavimo sunkumų ir logistinių iššūkių valdai. Kadangi registratūros darbuotojas turėjo fiziškai būti prie stalo, kad išdalintų raktus, netikėti svečių atvykimo laiko pasikeitimai vertė viešbutį išlaikyti nelankstų, daug darbo reikalaujantį registratūros grafiką.

Kad išspręstų šias veiklos problemas, „Domaine Sur Les Sarts“ integravo Keycafe automatizuotą raktų valdymo sistemą į savo objektą. Pagal modernizuotą darbo eigą, viešbutis susisiekia su svečiais likus kelioms dienoms iki jų atvykimo, kad pateiktų jiems standartinę atvykimo informaciją ir tikslias, žingsnis po žingsnio instrukcijas, kaip naudotis Keycafe sistema.

Kai svečiai atvyksta į vietą, jiems nebereikia laukti prie registratūros. Vietoj to, jie atlieka savitarnos registraciją prie Keycafe išmaniosios raktų spintelės, pasiimdami savo kambario raktą per mažiau nei dvi minutes, prieš eidami tiesiai į savo apgyvendinimo vietas. Nepaisant pradinio kai kurių darbuotojų dvejojimo ankstyvosiose diegimo etapuose, visa komanda greitai prisitaikė prie sistemos, integruodama ją į kasdienes operacijas, kad stebėtų prieigą prie objekto realiuoju laiku.

Nuo tada, kai pradėjo naudoti Keycafe, „Domaine Sur Les Sarts“ pašalino žmogiškąsias klaidas tiek savo savitarnos, tiek tradiciniuose įsiregistravimo procesuose. Raktų perdavimo automatizavimas leido objektui sutrumpinti registratūros darbo valandas, žymiai optimizuojant darbo sąnaudas ir didinant bendrą veiklos lankstumą.

Be to, sistema suteikia realaus laiko matomumą apie svečių atvykimus ir išvykimus, o tai tiesiogiai supaprastino vidinį objekto valdymą. Kambarių tvarkymo skyrius pasikliauja šiais momentiniais būsenos atnaujinimais, kad sklandžiai koordinuotų kambarių paruošimą, užtikrindamas itin lankstų ir sklandų darbo procesą visame objekte.