Hôtel les Pieux pereina prie Keycafe sistemos kambarių raktų valdymui.

Įsikūręs Normandijos Kotentinio pusiasalyje, Hôtel les Pieux yra 28 kambarių viešbutis, aptarnaujantis nuolatinį keliautojų srautą ištisus metus. Siekiant užtikrinti sklandžią svečių patirtį, efektyvus kambarių raktų kortelių valdymas yra būtinas kasdienėms operacijoms.

Prieš įdiegiant Keycafe, kambarių raktų kortelės buvo paliekamos registratūros pulte svečiams pasiimti naudojant kontrolinio sąrašo sistemą. Nors paprastas, šis metodas kėlė veiklos riziką.

Svečiai galėjo per klaidą paimti neteisingą kambario raktų kortelę, sukeldami painiavą, vėlavimus ir papildomus korekcinius darbus personalui. Registratūros komandos turėjo atidžiai stebėti raktų paėmimus, kad būtų išvengta klaidų, didinant veiklos įtampą piko metu.

Viešbučiui reikėjo sprendimo, kuris sumažintų klaidas, išlaikytų saugumą ir supaprastintų kasdienį kambarių raktų kortelių dalinimą – nepakeičiant esamos durų įrangos.

„Hôtel les Pieux“ įdiegė Keycafe SmartBox sistemą, siekdama centralizuoti ir automatizuoti kambario raktų kortelių išdavimą.

Kiekvieną rytą registratūros komanda naudoja Keycafe programėlę – per kompiuterį ar mobilųjį įrenginį – kad priskirtų kambario raktų korteles tos dienos rezervacijoms, o tai automatiškai sugeneruoja el. laišką arba SMS žinutę svečiui su prieigos instrukcijomis. Tada jie, atvykę į viešbutį, gali naudoti savo unikalų PIN kodą, norėdami gauti raktą iš Keycafe SmartBox. Panašiai, kai svečiai pasiruošę išsiregistruoti, jie gali grąžinti raktus į SmartBox per kelias sekundes. Darbuotojai nuotoliniu būdu realiuoju laiku stebi atvykimus ir išvykimus, nes gauna pranešimus kiekvieną kartą, kai raktas yra paimamas arba grąžinamas.

Sistema sklandžiai integruojasi į kasdienę veiklą ir reikalauja minimalios rankinės priežiūros. Be to, darbuotojai gali akimirksniu išduoti atsarginę kambario raktų kortelę, jei svečias pameta originalią – pagerindami lankstumą ir nepridėdami sudėtingumo.

Automatizuodama raktų kortelių išdavimą ir išlaikydama visišką prieigos matomumą, Keycafe pavertė rankinį ir klaidoms imlų procesą saugiu, kontroliuojamu darbo eiga.

Su Keycafe, Hôtel les Pieux pašalino kambarių kortelių išdavimo klaidas ir sumažino rankinės priežiūros poreikį registratūroje. Dabar svečiai mėgaujasi patikimesniu ir saugesniu registracijos procesu, net ir po darbo valandų, o personalas gauna naudos iš supaprastintų operacijų ir mažesnio taisomųjų užduočių skaičiaus.

Įdiegus Keycafe SmartBox, pagerėjo kasdienis efektyvumas, sustiprėjo prieigos kontrolė ir buvo užtikrinta, kad kambarių kortelių valdymas nebekeltų veiklos rizikos.