Heiwa Group modernizuoja viešbučių registraciją naudodama Keycafe raktų valdymo sistemą

Trumpalaikių nuomos paslaugų valdymo įmonė „Heiwa Group“, plėsdamasi iš „Airbnb“ nuomos į viešbučių pramonę, susidūrė su nauja veiklos realybe. „Hôtel de la Poste“ Sierre mieste visas svečių patekimas turėjo būti centralizuotas vienoje vietoje, skirtingai nei anksčiau išsklaidytas jų butų portfelis visoje prancūzakalbėje Šveicarijoje.

Tradiciciškai viešbučio kambarių raktai buvo įteikiami asmeniškai registratūroje. Nors toks metodas veikė ribotomis valandomis, jis greitai tapo ribojančiu mažam, 15 kambarių viešbučiui. Svečiai dažnai norėjo atvykti anksčiau arba vėliau nei registratūros darbo valandos, o 24 valandas per parą, 7 dienas per savaitę veikianti registratūra nebuvo finansiškai perspektyvi.

„Heiwa“ tikslas buvo ne pašalinti žmogiškąjį bendravimą, o jį papildyti. Jie norėjo pasiūlyti svečiams daugiau lankstumo, užtikrinant, kad viešbutis galėtų sklandžiai veikti net kai darbuotojai nepasiekiami, ir nepakenkiant saugumui ar profesionalumui.

„Heiwa Group“ ieškojo automatizuotos, tačiau patikimos raktų valdymo sistemos ir pasirinko Keycafe. Jie svarstė alternatyvas, tokias kaip išmaniųjų spynų įrengimas ant kiekvienų durų, tačiau greitai jų atsisakė dėl didelių įrengimo išlaidų, sudėtingų infrastruktūros reikalavimų ir riboto lankstumo skirtingų tipų objektuose.

Keycafe išsiskyrė dėl savo centralizuoto elektroninių raktų seifo dizaino, žemos infrastruktūros kainos ir lengvo įdiegimo. Užuot keitus kiekvieną spyną, „Heiwa“ galėjo skaitmenizuoti prieigą naudodama vieną, saugią sistemą, įrengtą vietoje, viešbučio vestibiulyje.

Šiandien Keycafe vaidina pagrindinį vaidmenį viešbučio registracijos (check-in) procese. Svečiai gali registruotis tradiciškai registratūroje arba pasirinkti visiškai savitarnos patirtį. Automatinės žinutės, siunčiamos per Keycafe ir Hostaway integraciją, suteikia svečiams durų prieigos instrukcijas ir unikalų Keycafe kodą, kuris galioja tik tarp Hostaway registracijos (check-in) ir išsiregistravimo (check-out) laikų, leidžiantį jiems atsiimti kambario raktą bet kuriuo paros metu, dieną ar naktį.

Per pirmąsias kelias savaites naudojant Keycafe, „Heiwa Group“ pastebėjo akivaizdžius veiklos patobulinimus. Gerokai sumažėjo su registracija susijusių trikdžių, o svečiai teigiamai įvertino sistemos paprastumą ir autonomiją.

Registratūros darbo laikas buvo sutrumpintas neapribojant svečių prieigos, atleidžiant personalą nuo nereikalingų vėlyvų vakarų ar paskutinės minutės įsikišimų. Net kai personalas negali dirbti dėl ligos ar tvarkaraščio spragų, svečiai vis tiek gali lengvai patekti į savo kambarius.

Be efektyvumo, Keycafe padėjo modernizuoti viešbučio įvaizdį. Priimdama skaitmenizaciją, tačiau išsaugodama pasirenkamą tiesioginį aptarnavimą, „Heiwa“ sėkmingai perkėlė tradicinį Šveicarijos viešbutį į XXI amžių, nepaaukodama svetingumo.