Viešbučio veikla iš naujo apibrėžta: „DoubleTree by Hilton Hotel“ kelionė su Keycafe

„DoubleTree by Hilton“ viešbutis, esantis Windsor Locks, CT, sprendė kritinį iššūkį. Nuolatinį nerimą kėlė tai, kad viešbučio jautrių zonų raktai gali patekti į netinkamas rankas, o raktų valdymo problema buvo esminė. Kiekvieną dieną raktus reikėjo išdalinti ir surinkti iš viešbučio 90 darbuotojų komandos, siekiant užtikrinti sklandžią veiklą. Tačiau, neturint patikimos sistemos šiems mainams stebėti ir kontroliuoti, viešbutis liko pažeidžiamas. Didelė buvo raktų pametimo rizika, sukelianti nuolatinę grėsmę patalpoms ir potencialiai brangias spynų keitimo išlaidas.

Iššūkis buvo dvigubas: užtikrinti raktų saugojimo mechanizmą, kai jie nenaudojami, ir tiksliai sekti raktų išdavimą bei grąžinimą. Pastarasis buvo itin svarbus ne tik sumažinant vagystės riziką, bet ir nustatant aiškią atskaitomybę. Jų esama sistema buvo griozdiška ir neturėjo reikiamų apsaugos priemonių, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos ar piktnaudžiavimo. Todėl vadovybė negalėjo nustatyti, kas turėjo konkretų raktą tam tikru metu, todėl buvo sunku atsekti bet kokį saugumo pažeidimą iki jo šaltinio. Šios veiksmingos sistemos nebuvimas trukdė veiklos efektyvumui ir kėlė rimtą saugumo riziką, todėl reikėjo skubaus sprendimo.

Išgirdusi apie Keycafe iš seseriniame „Hilton“ tinkle priklausančio objekto, vadovų komanda nusprendė išbandyti SmartBox, kad užtikrintų saugų ir efektyvų raktų valdymą. Naudodamiesi šia sistema, darbuotojai PIN kodais patys valdo raktų paėmimą ir grąžinimą pamainų pradžioje ir pabaigoje, nereikalaujant administracinės priežiūros. Tai ugdo atsakomybės jausmą tarp darbuotojų, užtikrinant, kad jie būtų atsakingi už jų turimus raktus.

Keycafe realaus laiko sekimo galimybė dar labiau patobulino sistemą, pateikdama išsamų raktų naudojimo įrašą. Šis sprendimas leido komandai stebėti, kas ir kokį raktą turėjo bet kuriuo metu, suteikdamas skaidrumo jų veiklai. Be raktų saugojimo, tai taip pat suteikė jiems kontrolės jausmą, kurio anksčiau trūko.

Be to, patogi Keycafe vartotojo sąsaja užtikrino sklandų perėjimą darbuotojams, leidžiant jiems greitai priprasti prie naujos sistemos. „Tiksliai žinome, kas turėjo kokį raktą ir kas raktų negrąžino, o tai suteikia mums visišką pastato kontrolę“, – sako Mohamedas Anweris, „DoubleTree Hardford“ maisto ir gėrimų direktorius.

Keycafe įdiegimas į „DoubleTree by Hilton“ viešbučio veiklą atnešė radikalią transformaciją. Sprendimo tiesioginis poveikis buvo akivaizdus ir palankiai įvertintas visos komandos, kurią nustebino jo siūlomas kiekvieno rakto valdymo lygis. Viešbučio raktų valdymo procesas, kadaise kėlęs nerimą, dabar tapo efektyvumo pavyzdžiu.

Darbuotojai dabar yra atsakingesni, žinodami, kad jų raktų naudojimas yra sekamas ir registruojamas. Tai lėmė bendrą atsakomybės pagerėjimą ir sumažino pamestų raktų atvejų skaičių. Sprendimas buvo toks patogus naudoti ir efektyvus, kad greitai tapo neatsiejama visų darbuotojų kasdienės rutinos dalimi.

Laikas ir ištekliai, anksčiau skirti raktų valdymui, dabar nukreipiami svečių patirties gerinimui ir kitoms esminėms operacijoms. „Keycafe yra būtinas įrankis. Dabar turime sistemą, kuri veikia“, – apibendrino Mohamedas.