Keycafe Pristato Lankstų Įsiregistravimą ir Lengvą Administravimą viešbučiui Ehon

Įsikūręs Naroje, VIII amžiaus Japonijos sostinėje, „Ehon Hotel“ (japoniškai reiškia „Paveikslėlių knygų viešbutis“) atgaivina išradingų istorijų ir gražių paveikslėlių knygų iliustracijų magiją iš viso pasaulio. Tiek vaikai, tiek suaugusieji gali naudotis iššokančiomis knygomis (pop-up), vonios knygomis ir knygomis apie lyčių bei aplinkosaugos problemas, daugelis jų iš Italijos. Kadangi šios temos retai aptariamos vietinėse paveikslėlių knygose, „Ehon Hotel“ tikisi sujungti savo svečius su pasauliu už Japonijos ribų.

Daugelis svečių atvyksta su vaikais ir yra linkę vėluoti į iš anksto nustatytą registracijos laiką. Be to, viešbutis priima tik vieną svečių grupę per dieną, todėl buvo neefektyvu skirti personalą vietoje vien registracijos (check-in) ir išregistravimo (check-out) procedūrai. Kad vietoje dirbantis personalas galėtų susikoncentruoti į valymo darbus, viešbutis norėjo, kad su registracija (check-in) susijusias operacijas tvarkytų nuotolinis biuro personalas. Buvo svarstoma galimybė prie durų pritvirtinti išmanųjį užraktą (smartlock), tačiau ši galimybė nebuvo įmanoma dėl jų durų tipo.

Akivaizdžiai reikėjo lanksčios registracijos (check-in) galimybės, todėl viešbutis pradėjo ieškoti skirtingų sistemų rinkoje. „Ehon Hotel“ atveju stabilumas ir patogumas svečiams buvo prioritetai renkantis sistemą.

Patogi Keycafe internetinė parduotuvė, greitas pristatymas ir lengvas diegimo procesas buvo lemiami veiksniai priimant galutinį sprendimą. Tačiau pagrindinė priežastis, dėl kurios „Ehon Hotel“ pasirinko Keycafe, buvo galimybė realiuoju laiku nuotoliniu būdu išduoti ir redaguoti prieigas, leidžiančias personalui būti ne vietoje ir vis tiek padėti svečiams, kai reikia.

„Ehon Hotel“ pasinaudoja Keycafe integracija su Airbnb. Kai tik rezervacija užsakoma, unikalus prieigos kodas automatiškai sukuriamas ir išsiunčiamas svečiui artėjant jo registracijos datai. Svečiui atvykus į viešbutį, jis gali atsiimti savo kambario raktą naudodamas kodą Keycafe SmartBox.

Kai tik įvyksta atšaukimas arba rezervacijos pakeitimas, Keycafe programinė įranga atitinkamai atnaujina prieigą. „Mums nebereikia jaudintis, ar išsiuntėme svečiams raktų prieigas, o tai yra didelis palengvėjimas“, – sako ponia Hijiya, „Ehon Hotel“ vadovė.

Kai viešbutis buvo atidarytas 2021 m. gruodį, vadovybė nerimavo, ar jų klientams bus patogu naudotis savitarnos registracijos sistema. Jie tyrinėjo kitus viešbučius su panašiomis sistemomis ir nuolat testavo savo veiklos procesus.

„Atvirai kalbant, kurį laiką nerimavome, ar svečiams pavyks sklandžiai užsiregistruoti. Pasirodė, kad viskas veikia puikiai. Žvelgiant atgal, pandemija paspartino paslaugų skaitmenizavimą, o savitarnos registracijos procesai tapo plačiai paplitę ir priimti. Iki šiol nesusidūrėme su didelėmis problemomis, o Keycafe tapo pagrindine mūsų veiklos dalimi“, – komentavo ponia Hijiya.

„Mums IT nėra stiprioji pusė, todėl Keycafe nustatymas atrodė šiek tiek bauginantis. Laimei, išsiaiškinome, kad visos reikalingos funkcijos jau buvo paruoštos, o Keycafe yra labai intuityvi.“