Raktų valdymas nekilnojamajam turtui: „Engel & Völkers Madrid“ kelias į automatizavimą

Engel & Völkers yra pasaulinė nekilnojamojo turto įmonė, veikianti daugiau nei 30-yje šalių ir siūlanti aukščiausios kokybės nekilnojamojo turto paslaugas. Madrido biure jie siekė optimizuoti vidinius procesus, skirtus nekilnojamojo turto raktams, kuriuos naudojo jų nekilnojamojo turto konsultantų komanda, valdyti. Tikslas buvo aiškus: automatizuoti raktų perdavimą ir pagerinti kasdienių operacijų efektyvumą, nepasikliaujant vien tik rankiniais procesais.

Anksčiau visas raktų valdymas buvo atliekamas rankiniu būdu registratūros personalo, kuris fiksavo ir dalino raktus naudodamas analoginę sistemą. Tai sukėlė kliūtis ir užkrovė didelę administracinę naštą komandai. Kadangi agentai nuolat visą dieną atsiimdavo ir grąžindavo raktus, Engel & Völkers ieškojo sistemos, kuri pagerintų atskaitomybę, sumažintų žmogiškąsias klaidas ir optimizuotų jų vidinę koordinaciją.

Juan San Martin Rico, Madrido biuro IT technikas, paaiškino jų problemą: „Norėjome būdo automatizuoti šį procesą, kad galėtume paspartinti darbus, kad tai nekeltų nepatogumų mūsų registratūros personalui ar kam nors kitam.“

Siekiant pagerinti efektyvumą ir atskaitomybę, „Engel & Völkers Madrid“ savo biure įdiegė „Keycafe SmartBox“ raktų valdymo sistemą. Tikslas buvo suteikti agentams tiesioginę, saugią prieigą prie raktų, išlaikant visapusišką administracinę priežiūrą. Su „Keycafe“ agentai dabar paima ir grąžina raktus naudodami asmeninius prieigos kodus arba naudotojų ženklelius, neįtraukdami registratūros darbuotojų. Kiekvienas veiksmas registruojamas realiuoju laiku, leidžiantis valdymo komandai stebėti naudojimą ir optimizuoti darbo eigą. „SmartBox“ vaizdo įrašymo funkcija suteikia papildomą atskaitomybės lygį, užtikrinant vizualinį kiekvieno rakto sąveikos patvirtinimą.

Keycafe padėjo Engel & Völkers Madrid įgyti kontrolę svarbiausiai savo veiklos daliai: prieigai prie nuosavybės. Pašalinus rankinio raktų valdymo kliūtis, jie padidino komandos efektyvumą ir sumažino klaidų riziką.

„Didžiausia nauda, kurią patyrėme naudodami Keycafe, yra greitis, valdymas ir kontrolė“, – paaiškino Juan San Martin Rico.

Galimybė stebėti veiklą ir sumažinti priklausomybę nuo personalo kiekvienai raktų operacijai atlaisvino vertingus išteklius, o skaitmeninis audito takas pagerino vidinę atskaitomybę. Agentai dabar turi savitarnos prieigą prie raktų ir gali vykdyti apžiūras be logistikos vėlavimų.