„Urbane International“: nekilnojamojo turto raktų valdymo automatizavimas ir klientų pasitikėjimo susigrąžinimas su „Keycafe“

„Urbane International“ yra specializuota nekilnojamojo turto agentūra, kurios pagrindinė būstinė yra Barselonoje, Ispanijoje, dirbanti gyvenamosios paskirties nekilnojamojo turto paieškos, pardavimo ir valdymo tarptautiniams pirkėjams srityje. Daugiau nei dešimtmetį tame pačiame biure veikianti įmonė nuo nedidelio pradinių sandorių skaičiaus išsiplėtė iki aktyvaus maždaug 120 nekilnojamojo turto objektų portfelio valdymo. Pirmaisiais įmonės gyvavimo metais raktų kontrolė buvo vykdoma rankiniu būdu, naudojant nedidelę dėžutę, kurioje tilpo tik nuo trijų iki penkių raktų. Kai portfelis išaugo ir į veiklą įsitraukė dešimtys nuolatinių trečiųjų šalių rangovų, nekilnojamojo turto savininkų bei potencialių nuomininkų, šis rankinis metodas tapo nebeveiksmingas.

Raktų valdymas naudojant neprižiūrimą dėžutę kėlė nuolatinių trikdžių kasdienėje veikloje. Kiekvienas agentūros darbuotojas kas savaitę prarasdavo maždaug po 30 minučių skambindamas valymo personalui, elektrikams ir turto savininkams, kad surastų pasimetusius raktus. Dėl nuolatinio nesugebėjimo atsiskaityti už raktus agentūra ėmė prarasti nekilnojamojo turto savininkų, patikėjusių jai atsarginius raktų komplektus, pasitikėjimą. Be to, dėl pamestų raktų įmonė patirdavo tiesioginių finansinių nuostolių, nes turėdavo padengti skubaus spynų keitimo ir raktų dublikatų gamybos paslaugų išlaidas.

Siekdama pašalinti sekimo klaidas ir užtikrinti visišką prieigos prie nekilnojamojo turto skaidrumą, „Urbane International“ integrojo Keycafe sistemą tiesiai savo biure Barselonoje. Visi nekilnojamojo turto raktai buvo perkelti į centralizuotą platformą, todėl vadovybė bet kuriuo metu gali stebėti realiojo laiko raktų buvimo vietą ir prieigos istoriją.

Kasdienis raktų perdavimas yra valdomas naudojant pritaikytus skaitmeninius prieigos leidimus. Nuolatiniams trečiųjų šalių paslaugų teikėjams, įskaitant meistrus, elektrikus ir valytojus, priskiriami asmeniniai PIN kodai, kurie suteikia jiems prieigą pasiimti tik tuos konkrečius jiems priskirtus nekilnojamojo turto raktus. Vienkartiniams apsilankymams ar laikiniems rangovams administratoriai sugeneruoja laikinus, vienkartinio naudojimo kodus, kurie leidžia lankytojui pasiimti ir grąžinti paskirtą raktą be prieigos prie likusio objektų portfelio.

Įdiegus „Keycafe“, „Urbane International“ iš karto išsprendė raktų sekimo sunkumus savo 120 nekilnojamojo turto objektų portfelyje ir kiekvieną savaitę komandai sutaupė maždaug dvi valandas, kurios anksčiau būdavo veltui sugaištamos administracinėms paieškoms. Sistema visiškai panaikino pasikartojančius finansinius nuostolius, susijusius su šaltkalvių paslaugomis, spynų keitimu ir raktų dublikatų gamyba. Galimybė realiuoju laiku matyti raktų istoriją pašalino vidinę painiavą ir sugrąžino ramybę visai administracijos komandai.

Be vidinės veiklos naudos, sistema tapo ir konkurenciniu komerciniu pranašumu pristatant nekilnojamojo turto valdymo paslaugas potencialiems klientams. Biure besilankantys turto savininkai pastebi šią sistemą ir įvertina ją kaip griežtos, profesionalios turto priežiūros ženklą. Atsisakiusi neprižiūrimos raktų dėžutės ir pasirinkusi automatizuotą sistemą, agentūra sustiprino savo, kaip modernios ir patikimos specializuotos įmonės, reputaciją.