Daugiau jokių pamestų raktų: Kaip statybos įrangos nuomos įmonė susitvarkė savo transporto parko raktus

„Wiame Fils“ visoje savo veikloje valdo ir nuomoja statybos įrangą, lengvuosius sunkvežimius, sunkiasvores transporto priemones ir kitą autoparko turtą. Darbuotojams ir vairuotojams reguliariai reikia paimti ir grąžinti transporto priemonių raktus nuomai, remontui, paskolinimui ir kasdienėms užduotims.

Prieš įdiegdama Keycafe, įmonė neturėjo nuoseklaus proceso šiems mainams organizuoti. Raktai dažnai būdavo paliekami skirtingose vietose, todėl buvo sunku nustatyti, kas juos paėmė arba ar jie buvo grąžinti.

Įmonė naudojo mažą vidinę raktų dėžutę, užrakinamą pakabinama spyna, ir popierinę užrašų knygelę. Kai transporto priemonė buvo priskiriama, už mainus atsakingas darbuotojas turėjo tai registruoti rankiniu būdu. Tačiau, jei autoparko asistento nebūdavo, kiti darbuotojai ne visada atnaujindavo užrašų knygelę.

Dėl to, kai autoparko asistentas grįždavo, dažnai nebūdavo patikimo įrašo, rodančio, kur yra raktas arba kas jį turi. Tai lėmė pakartotines paieškas, pamestus raktus ir neaiškumą kiekvieną kartą, kai komandai reikėdavo prieigos prie transporto priemonės.

„Wiame Fils“ reikėjo aiškesnio, patikimesnio proceso, kuris padėtų tvarkingai laikyti raktus ir suteiktų tikslią kiekvieno paėmimo ir grąžinimo istoriją.

Wiame Fils įdiegė Keycafe, siekdama sukurti centralizuotą ir atsekamą procesą savo transporto priemonių raktų valdymui. Įmonė dabar naudoja sistemą visą dieną, perduodant raktus remontuojamoms, nuomojamoms ar grąžinamoms transporto priemonėms.

Sistema taip pat palaiko įmonės sunkiasvorių sunkvežimių operacijas. Sunkvežimiai išvyksta kiekvieną vakarą ir grįžta kitą rytą. Pasibaigus kiekvienam maršrutui, vairuotojai privalo grąžinti raktus į Keycafe SmartBox. Jei vairuotojo kitą dieną nėra, raktas lieka saugiai pasiekiamas kitam įgaliotam darbuotojui, kad galėtų naudotis transporto priemone.

Raktų paėmimai ir grąžinimai registruojami automatiškai, panaikinant poreikį pasikliauti ranka rašytais užrašais. Automobilių parko komanda gali patikrinti sistemą, kad pamatytų, kas turi konkretų raktą ir kada jis buvo paimtas ar grąžintas.

Siekiant palengvinti darbuotojų įsisavinimą, kiekvienas vairuotojas gauna trumpą vidinį mokymą, kaip naudotis Keycafe. Tiesioginis procesas buvo greitai integruotas į įmonės kasdienį darbo eigą ir buvo gerai priimtas darbuotojų.

Įdiegus Keycafe, Wiame Fils sukūrė nuoseklų raktų valdymo procesą visoms kasdienėms savo parko operacijoms. Raktai nebepaliekami skirtingose vietose, o komandai nereikia pasikliauti neišsamiais ranka rašytais įrašais, kad juos rastų.

Automatinis veiklos sekimas suteikia įmonei tikslią raktų atsargų apžvalgą. Kai prireikia transporto priemonės, parko komanda gali nedelsdama nustatyti jos dabartinį naudotoją ir patvirtinti, kada raktas buvo paimtas ar grąžintas.

Šis matomumas pašalino raktų praradimus, kuriuos įmonė anksčiau patirdavo. Tai taip pat palengvino transporto priemonių perskirstymą, kai keičiasi tvarkaraščiai arba vairuotojas nedalyvauja, padedant parkui išlikti pasiekiamam per nuoseklias pamainas.

Standartizuotą procesą lengvai priėmė darbuotojai. Vairuotojai žino, kur turi būti grąžinti raktai, o kolegos gali paimti turimus transporto priemonių raktus, nereikalaudami jų ieškoti ar susisiekti su keliais komandos nariais.

Parko asistentei Nathalie Hecht, Keycafe pašalino didelę dalį netikrumo, susijusio su parko administravimu. Turėdama organizuotą ir patikimą kiekvieno raktų pasikeitimo įrašą, ji gali valdyti parką su mažiau streso ir didesniu pasitikėjimu.