Heeft u sleutels? Wij bieden oplossingen.
In welke branche u ook werkzaam bent, de kans is groot dat u sleutels heeft, bijvoorbeeld van auto's, kantoren, hotelkamers, verhuur op korte termijn, of iets anders, waar u het overzicht van moet bewaren. Of u nu één sleutel heeft of duizenden, Keycafe zorgt ervoor dat alleen mensen die u vertrouwt, of dit nu personeel, aannemers, huurders of klanten zijn, er toegang toe hebben.
Kortom, het Keycafe systeem werkt als volgt: Bedrijven bewaren sleutels in een van onze modulaire SmartBoxes, die uitbreidbaar zijn en tot honderden sleutels kunnen bevatten. Alle sleutels worden voorzien van een unieke en identificeerbare Keycafe NFC fob. Gebruikers kunnen de sleutels die ze nodig hebben (en alleen de sleutels die ze nodig hebben) ophalen door zichzelf te authenticeren met een van de verschillende methoden.
Elke keer dat een sleutel wordt opgehaald of teruggebracht bij een SmartBox, worden de tijd en locatie van de transactie geregistreerd. Aangezien u en uw teamleden altijd weten wie welke sleutel heeft, bespaart u tijd, zorgen en de frustratie van het moeten zoeken naar zoekgeraakte sleutels.
Omdat elk bedrijf anders is, is de software van Keycafe ontworpen om flexibel te zijn. U kunt kiezen welke van onze acht verschillende authenticatiemethoden het beste bij u en uw team past en onze software aanpassen aan uw unieke workflowbehoeften.
8 Authenticatiemethoden
Elke keer dat u een nieuwe gebruiker aanmaakt, kunt u kiezen hoe u wilt dat zij zich authenticeren. Methoden kunnen worden gewijzigd en bijgewerkt naarmate workflows en gebruikersbehoeften veranderen, zodat u nooit vastzit aan één specifieke methode.
Voor personeel en vertrouwde, reguliere gebruikers
Toegangscode
Toegangscodes worden door de beheerder van een bedrijf ingeschakeld wanneer nieuwe gebruikers worden aangemaakt. Ze kunnen worden aangepast of willekeurig worden gegenereerd, en kunnen op elk moment door de beheerder worden gewijzigd of ingetrokken. Dit geeft de gebruiker toegang tot elke sleutel waarvoor hij toestemming heeft gekregen binnen het netwerk van SmartBoxes van een bedrijf.
QR-code
Gebruikers met de Keycafe app krijgen automatisch een gebruikers-QR-code toegewezen, die kan worden gescand met de camera van de MS5 SmartBox. Dit is een snelle en eenvoudige authenticatiemethode voor gebruikers die al een smartphone bij zich dragen, waardoor het onthouden van een code overbodig wordt.
Telefoonnummer
Gebruikers kunnen zich authenticeren met het telefoonnummer waarmee ze hun account hebben geregistreerd. Voor extra veiligheid kan de beheerder van het bedrijf 2-factor authenticatie inschakelen, waarbij gebruikers na hun telefoonnummer een persoonlijke pincode of een via sms verzonden code moeten invoeren. Dit kost uiteraard iets meer tijd, maar het verschilt niet veel van inloggen bij een online bankrekening. Bovendien zijn telefoonnummers gemakkelijk te onthouden, wat deze methode handig maakt voor de meeste gebruikers.
Mobiele App
De mobiele app-methode elimineert de noodzaak om toegangscodes en pincodes te onthouden. Gebruikers loggen eenvoudig in op de Keycafe mobiele app en selecteren de sleutel die ze willen ophalen om het SmartBox vakje waarin deze wordt bewaard, te ontgrendelen.
Voor gebruikers met toegang tot een groot aantal sleutels is de Keycafe mobiele app de meest effectieve manier om de status en geschiedenis van alle sleutels waarvoor zij toestemming hebben, te bekijken. De app stelt gebruikers in staat snel een sleutel te zoeken en op te halen zonder direct te interacteren met de SmartBox.
Gebruikersbadge
Een Gebruikersbadge elimineert de noodzaak om codes te onthouden of een telefoon bij zich te dragen. Gebruikers tikken eenvoudigweg de fob of badge op de SmartBox scanner om zichzelf te authenticeren. Het SmartBox scherm toont de sleutels waartoe zij toegang hebben gekregen en de gebruiker kan vervolgens de sleutels selecteren die hij wil ophalen.
De Keycafe badge kan een fysieke fob zijn of een sticker die kan worden geplaatst op een personeels-ID-kaart, visitekaartje of elk ander object dat gebruikers regelmatig bij zich dragen. Gebruikersbadges zijn ideaal voor personeel dat regelmatig toegang heeft tot een klein aantal sleutels.
Klantbadge (Gebruik uw eigen NFC-kaart)
Als uw organisatie al NFC-geschikte personeelsbadges of bedrijfstoegangskaarten uitgeeft, kunt u met Keycafe nu diezelfde referenties gebruiken bij de SmartBox in plaats van een aparte Keycafe badge uit te geven. Met behulp van de Badge Linking-functie kunnen beheerders een bestaande bedrijfsbadge koppelen aan een Keycafe-gebruiker, rechtstreeks vanuit het admin dashboard.
Dit werkt met veelgebruikte zakelijke NFC-referenties, inclusief MIFARE DESFire EV3 8K-kaarten, een hoge-beveiligings NFC-standaard die veel wordt toegepast in toegangscontrole voor bedrijven. Zodra de bestaande badge van een gebruiker is gekoppeld, tappen ze deze bij de SmartBox scanner precies zoals ze dat zouden doen bij elke andere lezer in hun gebouw, en de SmartBox toont de sleutels die ze mogen ophalen.
Klantbadges zijn ideaal voor organisaties die al een toegangscontrolesysteem hebben en hun bestaande referenties willen uitbreiden naar Keycafe in plaats van twee afzonderlijke badges te onderhouden. Personeel draagt één kaart in plaats van twee, IT- en facilitaire teams voegen nieuwe gebruikers toe via dezelfde workflow die ze al gebruiken voor gebouwtoegang, en offboarding is vereenvoudigd omdat het intrekken van één bedrijfsreferentie zowel gebouwtoegang als sleuteltoegang tegelijkertijd blokkeert.
Sleutelcode
Sleutelcodes zijn codes die gekoppeld zijn aan een sleutel in plaats van aan een gebruiker. Ze kunnen worden gebruikt door iedereen die de code kent, ongeacht toestemming, om een sleutel op te halen. Dit is nuttig voor workflows waar snelle en eenvoudige sleuteluitwisselingen gewenst zijn.
Ze zijn ook perfect voor eenmalige ophalingen wanneer een fob niet aan de sleutel is bevestigd, zoals het ophalen van een voertuig door een klant buiten openingstijden bij een autodealer.
Voor eenmalige gasten of bezoekers
Boekingscode
Voor hotels, verhuur op korte termijn, autoverhuurbedrijven en ander eenmalig gebruik, niets overtreft het gemak van onze eenmalige boeking. Boekingscodes worden naar gebruikers verzonden via e-mail of sms of zijn toegankelijk via de Keycafe app. Gebruikers kunnen deze code gebruiken om de bijbehorende sleutel op te halen binnen het tijdsbestek dat is ingesteld door de maker van de boeking. Ze zijn eenmalig te gebruiken en verlopen aan het einde van de boekingsperiode.
In elke e-mail en sms is een QR-code opgenomen die kan worden gescand in plaats van de feitelijke code in te voeren.
Personaliseer uw workflow met aangepaste meldingen, tijdschema's en partnerintegraties
Afhankelijk van uw situatie wilt u misschien uw workflows aanpassen voor extra efficiëntie. Keycafe biedt verschillende manieren om dit te doen.
Programmeerbare meldingen kunnen door beheerders worden ingesteld en gepersonaliseerd voor specifieke sleutels of sleutelgroepen. Ze sturen automatisch een melding via sms of e-mail naar de beheerder van een sleutel, de gebruiker of iemand anders binnen de organisatie na een gespecificeerde tijdsduur (minuten, uren of dagen) nadat een sleutel is opgehaald of na een gespecificeerde tijdsduur na het einde van een boeking of dienst. Een veelvoorkomend gebruik is het herinneren van medewerkers aan het einde van een dienst om hun sleutels terug te brengen, waardoor het zoekraken van sleutels voor de volgende dienst wordt voorkomen.
Tijdschema's laten beheerders de sleuteltoegang van een gebruiker beperken tot een vooraf gespecificeerd tijdsbestek, zoals normale werkuren of een nachtdienst. Tijdschema's kunnen worden toegepast telkens wanneer een gebruiker toegang krijgt tot een sleutel of sleutelgroep.
Ten slotte is Keycafe ontworpen om naadloos te integreren met een groeiende lijst van partner apps, waaronder Airbnb, Fleetio, Guesty en RentHub. Als u een van deze apps gebruikt om eigendommen of voertuigen te beheren, kunt u het aanmaken van boekingen, de generatie van toegangscodes en de communicatie met gasten/personeel automatiseren.
Wilt u weten hoe Keycafe uw bedrijf kan stroomlijnen met een aangepaste workflow? Neem vandaag nog contact op met ons verkoopteam om een productdemo aan te vragen.
