Het runnen van een wagenpark op een groeiende campus is niet eenvoudig. Tussen het vervoeren van sportteams, het verplaatsen van personeel en het op de juiste plek houden van apparatuur, hebben scholen een systeem nodig dat de juiste mensen toegang geeft tot de juiste voertuigen wanneer ze die nodig hebben.
Jarenlang vertrouwde de New Hampton School, een onafhankelijke kostschool in New Hampton, New Hampshire met ongeveer 160 medewerkers, op een handmatig sleutelbeheerproces.
Maar naarmate het wagenpark groeide van een handvol bussen naar bijna 30 voertuigen, kon de oude routine van sleutels in een brievenbus gooien en ze uit een plastic emmer vissen niet langer standhouden. Sleutels raakten zoek, personeel besteedde tijd aan het opsporen ervan en aansprakelijkheidsproblemen bleven groeien.
Chuck George, Director of Campus Safety, besloot dat het tijd was voor verandering. Met Keycafe veranderde hij een rommelige, handmatige sleuteluitgifte in een geautomatiseerd systeem waar het hele team op kon vertrouwen.
Verder dan handmatig sleutelbeheer
Een handmatig sleutelsysteem kan goed werken als een wagenpark klein is. Maar naarmate het wagenpark groeit, wordt het moeilijker om sleutels en wie er toegang toe heeft, bij te houden.
Op de New Hampton School liep al het sleutelgebruik via de atletiekdirecteur en materieelbeheerders, waarbij sleutels met de hand werden uitgedeeld en via een brievenbus in de deur werden teruggebracht.
"Soms werden ze meteen teruggebracht. Soms verdwenen ze een paar dagen, en er was gewoon geen organisatie wie welke sleutels had," legde Chuck uit. "Vaak hadden mensen een voertuig nodig, en de sleutels waren zoek. Dus moesten we ze opsporen. Het werkte vroeger toen het heel klein was, maar naarmate we zijn gegroeid, was het gewoon niet langer houdbaar."
Het echte probleem was verantwoording, of het gebrek daaraan. Niemand had een duidelijk beeld van wie een sleutel had, waarom ze die hadden, of wanneer deze zou worden teruggebracht.
Voertuigtoegang automatiseren met Fleetio en Keycafe
Toen de New Hampton School zocht naar een wagenparkbeheersysteem voor voertuigonderhoud en -toewijzingen, kozen ze voor Fleetio. De directe integratie tussen Fleetio en Keycafe maakte het vervolgens eenvoudig om voertuigboekingen te koppelen aan sleuteltoegang.
Nu verloopt het hele boekings- en sleuteltoegangsproces automatisch:
Boeking: De sportafdeling of medewerkers dienen een voertuigaanvraagformulier in.
Automatisering: Voertuigtoewijzingen worden ingevoerd in Fleetio, wat direct een Keycafe boeking activeert.
Toegang: Docenten en medewerkers ontvangen een geautomatiseerde e-mail met een unieke toegangscode.
Ophalen: Gebruikers lopen naar de Keycafe SmartBox, precies waar de voertuigen geparkeerd staan, voeren hun code in, pakken de sleutel en vertrekken.
Met deze integratie was dubbele gegevensinvoer of handmatige reserveringstracking niet langer nodig.
Verantwoordelijkheid en financiële ROI stimuleren
Voor iemand die toezicht houdt op een wagenpark van bijna 30 voertuigen, is aansprakelijkheid altijd een zorg. Weten waar elk voertuig zich bevindt en wie ermee rijdt, is essentieel.
"Verantwoording is voor mij van groot belang. Ik zal niet zeggen dat ik een controlfreak ben, maar het is fijn om te weten waar dingen zijn," legde Chuck uit.
De financiële voordelen waren ook duidelijk. Een moderne voertuigsleutel kan overal tussen de $400 en $500 kosten om te vervangen, dus het voorkomen van zoekgeraakte sleutels kan de school geld besparen. Een beter inzicht in wie welk voertuig gebruikt en wanneer helpt het systeem ook zichzelf terug te verdienen.
De geautomatiseerde herinneringen van Keycafe sporen personeel aan om sleutels terug te brengen als ze die vergeten, zodat Chucks team geen tijd hoeft te besteden aan het achterna zitten van mensen.
Eenvoudige acceptatie door campuspersoneel
Het introduceren van nieuwe technologie op een school kan een uitdaging zijn. Chuck wist niet zeker hoe docenten en personeel zouden reageren, maar de overgang naar Keycafe verliep soepeler dan hij had verwacht.
“Ik werk op een plek waar mensen erg sceptisch zijn over nieuwe dingen,” zei Chuck. “Maar het is eigenlijk heel eenvoudig. Ik krijg letterlijk wekelijks complimenten van onze docenten en medewerkers. Ik kan je niet vertellen hoe vaak mensen tegen me zeggen: "Dit is het beste wat we ooit hebben gedaan.”"
Omdat het systeem zelfbediening is, kunnen medewerkers zelf voertuigsleutels ophalen en terugbrengen, zonder elke keer een beheerder te hoeven opsporen wanneer ze toegang nodig hebben.
Wat is het volgende voor campustoegang
Na de voordelen van geautomatiseerd wagenparkbeheer te hebben gezien, onderzoekt de New Hampton School al andere manieren waarop Keycafe campustoegang kan ondersteunen.
De school test momenteel Keycafe voor een nieuw buitenpaviljoen op de campus, met plannen om boekingen via Outlook te verbinden. Ze overwegen ook om Keycafe uit te breiden naar de facilitaire afdeling om sleuteltoegang voor externe leveranciers en aannemers te beheren.
Door een handmatig sleuteluitgifteproces te vervangen door veilig, digitaal sleutelbeheer, beschikt de New Hampton School nu over een meer verantwoorde en schaalbare manier om toegang op de hele campus te beheren.
👉 Zie hoe Keycafe uw school kan helpen bij het vereenvoudigen van voertuig- en sleutelbeheer.
