Van Verloren Sleutels naar Nul: Hoe Groupe ABS de Controle Kreeg over een Wagenpark van 130 Voertuigen

Groupe ABS voert een drukke veldoperatie uit, met 130 voertuigen die de dagelijkse werkzaamheden ondersteunen. Toen het wagenpark kleiner was, was het beheer van de voertuigen eenvoudig. Sleutels werden bewaard op een open bord aan de muur, waar medewerkers ze konden ophalen en na gebruik terugbrengen.

Naarmate het bedrijf groeide, werkte dat eenvoudige systeem niet meer. Met meer voertuigen en teams verspreid over meerdere kantoren, werd het moeilijk om bij te houden wie welk voertuig had. Sleutels raakten regelmatig zoek, en omdat er geen registratie was van wie een voertuig meenam of wanneer het zou worden teruggebracht, had het team weinig inzicht in het wagenpark.

Het probleem werd ook duur. Moderne sleutels bevatten transponderchips die aan het voertuig moeten worden geprogrammeerd. “Sleutels met een chip erin kunnen behoorlijk duur zijn, zoals vijfhonderd dollar, en soms zelfs meer,” zei David Fitz-Morris, Directeur Veldoperaties bij Groupe ABS.

De overdracht van voertuigen creëerde nog een uitdaging. Medewerkers moesten coördineren met supervisors om de sleutels te krijgen, wat moeilijk was met verschillende planningen en meerdere locaties. Teams konden uiteindelijk wachten op toegang tot een voertuig, terwijl supervisors tijd besteedden aan het coördineren wie de sleutels zou ophalen en terugbrengen.

Groupe ABS heeft Keycafe SmartBoxes geïnstalleerd om de sleutels van hun wagenpark te beheren. Elke sleutel is via een tracking fob gekoppeld aan een specifiek voertuig, en medewerkers kunnen sleutels ophalen en terugbrengen met behulp van een pincode of mobiele authenticatie. Supervisors hoeven niet langer elke overdracht te coördineren, waardoor teams onafhankelijk toegang hebben tot voertuigen wanneer ze die nodig hebben.

Groupe ABS heeft Keycafe ook verbonden met hun werknemersdatabase via de open API. Wanneer een nieuwe medewerker wordt toegevoegd, wordt hun Keycafe toegang automatisch aangemaakt op basis van de voertuigen die zij mogen gebruiken. Dit elimineert handmatige accountinstelling en afzonderlijke toestemmingslijsten.

Supervisors kunnen de toegang op afstand beheren en de status van elke sleutel zien via de Keycafe app. Elke uitgifte en inname wordt geregistreerd met de medewerker en tijd, waardoor het team een duidelijk overzicht heeft van het voertuiggebruik.

Keycafe heeft de manier waarop Groupe ABS zijn wagenparkbeheersleutels beheert, snel vereenvoudigd. Binnen de eerste paar weken besteedde het team minder tijd aan het coördineren van overdrachten en het opsporen van vermiste sleutels. Incidenten met verloren sleutels daalden tot bijna nul, waardoor terugkerende vervangingskosten werden geëlimineerd, en elk gebruik van een voertuig aan een specifieke medewerker werd gekoppeld.

Zelfservice toegang maakte het ook gemakkelijker voor medewerkers om de weg op te gaan zonder te wachten op een leidinggevende. Leidinggevenden besteden minder tijd aan het beheren van overdrachten en meer tijd aan hun dagelijkse verantwoordelijkheden. De integratie met de medewerkersdatabase verminderde de administratieve taken verder door automatisch de toegang tot voertuigen up-to-date te houden naarmate medewerkers in dienst komen en het bedrijf verlaten.

Nu elke afhaling en teruggave is geregistreerd, heeft Groupe ABS een duidelijk overzicht van de sleutelactiviteit op al zijn locaties. Leidinggevenden kunnen zien wie welk voertuig heeft gebruikt en wanneer, wat het team meer verantwoordelijkheid geeft en het gemakkelijker maakt om vragen op te lossen wanneer deze zich voordoen.