Nooit meer sleutels kwijt: Hoe een bouwmachinesverhuurbedrijf zijn wagenpark sleutels organiseerde

Wiame Fils beheert en verhuurt bouwapparatuur, kleine vrachtwagens, zware voertuigen en andere vlootactiva binnen haar bedrijfsvoering. Medewerkers en chauffeurs moeten regelmatig voertuigsleutels ophalen en terugbrengen voor verhuur, reparaties, uitleen en dagelijkse opdrachten.

Voordat Keycafe werd geïmplementeerd, had het bedrijf geen consistent proces voor het organiseren van deze uitwisselingen. Sleutels werden vaak op verschillende plaatsen achtergelaten, wat het moeilijk maakte om te bepalen wie ze had meegenomen of dat ze waren teruggebracht.

Het bedrijf gebruikte een kleine interne sleutelkast, beveiligd met een hangslot, samen met een papieren notitieboekje. Wanneer een voertuig werd toegewezen, werd van de medewerker die de uitwisseling afhandelde verwacht dit handmatig te registreren. Echter, als de vlootassistent afwezig was, werkten andere medewerkers het notitieboekje niet altijd bij.

Als gevolg hiervan was er, wanneer de vlootassistent terugkeerde, vaak geen betrouwbare registratie waaruit bleek waar een sleutel was of wie deze had. Dit leidde tot herhaalde zoektochten, verloren sleutels en onzekerheid telkens wanneer het team toegang nodig had tot een voertuig.

Wiame Fils had behoefte aan een duidelijker, betrouwbaarder proces dat de sleutels georganiseerd zou houden en een nauwkeurige geschiedenis zou bieden van elke ophaling en teruggave.

Wiame Fils heeft Keycafe geïmplementeerd om een gecentraliseerd en traceerbaar proces te creëren voor het beheer van hun voertuigsleutels. Het bedrijf gebruikt het systeem nu gedurende de hele dag om sleutels over te dragen voor voertuigen die worden gerepareerd, uitgeleend of teruggebracht.

Het systeem ondersteunt ook de zware vrachtwagenoperaties van het bedrijf. Vrachtwagens vertrekken elke avond en keren de volgende ochtend terug. Aan het einde van elke route moeten chauffeurs hun sleutels terugbrengen naar de Keycafe SmartBox. Als een chauffeur de volgende dag afwezig is, blijft de sleutel veilig beschikbaar voor een andere geautoriseerde medewerker om het voertuig te gebruiken.

Sleuteluitgiften en -retouren worden automatisch geregistreerd, waardoor handgeschreven notities overbodig worden. Het wagenparkteam kan het systeem controleren om te zien wie een specifieke sleutel heeft en wanneer deze werd opgehaald of teruggebracht.

Om de acceptatie door het personeel te vergemakkelijken, krijgt elke chauffeur een korte interne training over het gebruik van Keycafe. Het eenvoudige proces werd snel geïntegreerd in de dagelijkse workflow van het bedrijf en is goed ontvangen door medewerkers.

Sinds de installatie van Keycafe heeft Wiame Fils een consistent sleutelbeheerproces geïmplementeerd voor haar dagelijkse wagenparkbeheer. Sleutels blijven niet langer op verschillende locaties achter, en het team hoeft niet meer te vertrouwen op onvolledige handgeschreven aantekeningen om ze te vinden.

Automatische activiteitsregistratie geeft het bedrijf een nauwkeurig overzicht van de sleutelinventaris. Wanneer een voertuig nodig is, kan het wagenparkteam onmiddellijk de huidige gebruiker identificeren en bevestigen wanneer de sleutel is opgehaald of teruggebracht.

Deze zichtbaarheid heeft het sleutelverlies dat het bedrijf voorheen ervoer, geëlimineerd. Het heeft ook het herindelen van voertuigen vergemakkelijkt wanneer schema's veranderen of een chauffeur afwezig is, waardoor het wagenpark toegankelijk blijft gedurende opeenvolgende diensten.

Het gestandaardiseerde proces is snel omarmd door de medewerkers. Chauffeurs weten waar sleutels moeten worden teruggebracht, terwijl collega's beschikbare voertuigsleutels kunnen ophalen zonder ernaar te hoeven zoeken of contact op te nemen met meerdere teamleden.

Voor Wagenparkbeheerder Nathalie Hecht heeft Keycafe veel van de onzekerheid weggenomen die gepaard gaat met wagenparkbeheer. Met een georganiseerde en betrouwbare registratie van elke KeyExchange kan zij het wagenpark beheren met minder stress en meer vertrouwen.