Tem chaves? Temos soluções.
Seja qual for o seu negócio, é provável que você tenha chaves – talvez de carros, escritórios, quartos de hotel, aluguéis de curta duração ou algo mais – que precise monitorar. Quer você tenha uma chave ou milhares, a Keycafe ajuda a garantir que apenas as pessoas em quem você confia, sejam elas funcionários, contratados, inquilinos ou clientes, tenham acesso a elas.
Em poucas palavras, o sistema Keycafe funciona assim: Empresas armazenam chaves em uma de nossas SmartBoxes modulares, que podem ser expandidas para acomodar centenas de chaves. Todas as chaves são identificadas com um NFC fob Keycafe exclusivo e rastreável. Os usuários podem pegar as chaves de que precisam (e apenas as chaves de que precisam) autenticando-se usando um dos vários métodos.
Toda vez que uma chave é retirada ou devolvida a uma SmartBox, o horário e o local da transação são registrados. Como você e os membros da sua equipe sempre sabem quem está com qual chave, você economizará tempo, preocupação e a frustração de ter que rastrear chaves perdidas.
Como cada negócio é diferente, o software da Keycafe é projetado para ser flexível. Você pode escolher qualquer um dos nossos oito métodos de autenticação diferentes que melhor se adapte a você e à sua equipe, e personalizar nosso software para suas necessidades de fluxo de trabalho exclusivas.
8 Métodos de Autenticação
Toda vez que você cria um novo usuário, pode escolher como deseja que ele se autentique. Os métodos podem ser alterados e atualizados conforme os fluxos de trabalho e as necessidades dos usuários mudam, para que você nunca fique preso a um método específico.
Para Funcionários e Usuários Regulares Confiáveis
Código de Acesso
Os códigos de acesso são ativados por um administrador da empresa quando novos usuários são criados. Eles podem ser personalizados ou gerados aleatoriamente, e podem ser alterados ou revogados a qualquer momento pelo administrador. Isso concede ao usuário acesso a qualquer chave para a qual ele tenha permissão na rede de SmartBoxes de uma empresa.
Código QR
Os usuários com o aplicativo Keycafe recebem automaticamente um código QR de usuário, que pode ser escaneado na câmera da SmartBox MS5. Este é um método de autenticação rápido e fácil para usuários que já carregam um smartphone, eliminando a necessidade de memorizar um código.
Número de Telefone
Os usuários podem se autenticar usando o número de telefone com o qual registraram sua conta. Para segurança extra, o administrador da empresa pode habilitar a autenticação de dois fatores, que exigirá que os usuários insiram um PIN pessoal ou um código enviado por SMS após o número de telefone. Isso requer um pouco mais de tempo, é claro, mas não é muito diferente de fazer login em uma conta bancária online. Além disso, números de telefone são fáceis de lembrar, o que torna este método conveniente para a maioria dos usuários.
Aplicativo Móvel
O método do aplicativo móvel elimina a necessidade de memorizar códigos de acesso e PINs. Os usuários simplesmente fazem login no aplicativo móvel Keycafe e selecionam a chave que desejam retirar para destrancar o compartimento da SmartBox onde ela está guardada.
Para usuários com acesso a um grande número de chaves, o aplicativo móvel Keycafe é a maneira mais eficaz de visualizar o status e o histórico de todas as chaves para as quais eles têm permissão. O aplicativo permite que os usuários pesquisem e retirem rapidamente uma chave sem interagir diretamente com a SmartBox.
Crachá de Usuário
Um Crachá de Usuário elimina a necessidade de memorizar códigos ou carregar um telefone. Os usuários simplesmente aproximam o fob ou crachá do leitor da SmartBox para se autenticarem. A tela da SmartBox revela as chaves às quais eles tiveram acesso, e o usuário pode então selecionar as chaves que deseja retirar.
O crachá Keycafe pode ser um fob físico ou um adesivo que pode ser colocado em um cartão de identificação de funcionário, cartão de visita ou qualquer outro objeto que os usuários carreguem regularmente. Crachás de usuário são ideais para funcionários que acessam um pequeno número de chaves regularmente.
Crachá de Cliente (Use Seu Próprio Cartão NFC)
Se sua organização já emite crachás de funcionários ou cartões de acesso corporativos habilitados para NFC, a Keycafe agora permite que você use essas mesmas credenciais na SmartBox em vez de emitir um crachá Keycafe separado. Usando o recurso de Vinculação de Crachá, os administradores podem associar um crachá de empresa existente a um usuário Keycafe diretamente do painel de administração.
Isso funciona com credenciais NFC corporativas amplamente utilizadas, incluindo cartões MIFARE DESFire EV3 8K, um padrão NFC de alta segurança comumente implantado no controle de acesso empresarial. Uma vez que o crachá existente de um usuário é vinculado, ele o aproxima do leitor da SmartBox exatamente como faria em qualquer outro leitor em seu prédio, e a SmartBox exibe as chaves que ele tem permissão para retirar.
Os Crachás de Cliente são ideais para organizações que já possuem um sistema de controle de acesso e desejam estender suas credenciais existentes para a Keycafe, em vez de manter dois crachás separados. Os funcionários carregam um cartão em vez de dois, as equipes de TI e de instalações integram novos usuários através do mesmo fluxo de trabalho que já usam para o acesso ao edifício, e o desligamento é simplificado porque a revogação de uma única credencial corporativa corta tanto o acesso ao edifício quanto o acesso às chaves ao mesmo tempo.
Código da Chave
Os códigos de chave são códigos associados a uma chave, e não a um usuário. Eles podem ser usados por qualquer pessoa que saiba o código, independentemente de permissão, para retirar uma chave. Isso é útil para fluxos de trabalho onde trocas rápidas e simples de chaves são desejadas.
Eles também são perfeitos para retiradas únicas quando um fob não está anexado à chave, como a retirada de veículo por um cliente fora do horário comercial em uma concessionária de automóveis.
Para Hóspedes ou Visitantes Únicos
Código de Reserva
Para hotéis, aluguéis de curta duração, locadoras de veículos e outros usos únicos, nada supera a conveniência de nossa reserva única. Os códigos de reserva são enviados aos usuários por e-mail ou SMS ou acessados no aplicativo Keycafe. Os usuários podem usar este código para retirar a chave associada durante o período de tempo definido pelo criador da reserva. Eles são de uso único e expiram ao final do período da reserva.
Incluído em cada e-mail e SMS está um código QR que pode ser escaneado em vez de inserir o código real.
Personalize Seu Fluxo de Trabalho com Alertas Personalizados, Prazos e Integrações de Parceiros
Dependendo da sua situação, você pode querer personalizar seus fluxos de trabalho para obter eficiência extra. A Keycafe oferece algumas maneiras de fazer isso.
Alertas programáveis podem ser configurados e personalizados por administradores para chaves ou grupos de chaves específicos. Eles enviarão automaticamente uma notificação por SMS ou e-mail para o administrador, usuário da chave ou qualquer outra pessoa dentro da organização após um período de tempo especificado (minutos, horas ou dias) depois que uma chave for retirada ou um período de tempo especificado após o término de uma reserva ou turno. Um uso comum é lembrar os funcionários ao final de um turno para devolverem suas chaves, evitando assim chaves perdidas para o próximo turno.
Os turnos de tempo permitem que os administradores limitem o acesso de um usuário a uma chave a um período de tempo pré-especificado, como horário comercial normal ou um turno noturno. Os turnos de tempo podem ser aplicados sempre que um usuário recebe acesso a uma chave ou grupo de chaves.
Finalmente, a Keycafe é projetada para se integrar perfeitamente com uma lista crescente de aplicativos parceiros, incluindo Airbnb, Fleetio, Guesty e RentHub. Se você estiver usando um desses aplicativos para gerenciar propriedades ou veículos, poderá automatizar a criação de reservas, a geração de códigos de acesso e a comunicação com hóspedes/funcionários.
Quer saber como a Keycafe pode otimizar seu negócio com um fluxo de trabalho personalizado? Entre em contato com nossa equipe de vendas hoje mesmo para solicitar uma demonstração do produto.
