De Chaves Perdidas a Zero: Como o Groupe ABS Assumiu o Controle de uma Frota de Campo de 130 Veículos

O Groupe ABS gerencia uma operação de campo movimentada, com 130 veículos que apoiam as suas operações diárias. Quando a frota era menor, gerir os veículos era simples. As chaves eram mantidas num quadro aberto na parede, onde os funcionários podiam pegá-las e devolvê-las após o uso.

À medida que a empresa crescia, esse sistema simples deixou de funcionar. Com mais veículos e equipas espalhadas por vários escritórios, tornou-se difícil controlar quem tinha cada veículo. As chaves desapareciam regularmente e, como não havia registo de quem pegava um veículo ou quando ele seria devolvido, a equipa tinha pouca visibilidade da frota.

O problema também se tornou caro. As chaves modernas contêm chips transponders que devem ser programados para o veículo. “As chaves com um chip podem ser bastante caras, como quinhentos dólares, e às vezes pode ser mais”, disse David Fitz-Morris, Diretor de Operações de Campo do Groupe ABS.

As entregas de veículos criaram outro desafio. Os funcionários tinham de coordenar com os supervisores para obter as chaves, o que era difícil com horários diferentes e várias localizações. As equipas podiam acabar por esperar pelo acesso a um veículo, enquanto os supervisores passavam tempo a coordenar quem iria pegar e devolver as chaves.

A Groupe ABS instalou Keycafe SmartBoxes para gerir as chaves da sua frota. Cada chave está ligada a um veículo específico através de um chaveiro de rastreamento, e os funcionários podem levantar e devolver chaves utilizando um PIN ou autenticação móvel. Os supervisores já não precisam de coordenar cada entrega, permitindo que as equipas acedam aos veículos de forma independente quando necessitam.

A Groupe ABS também conectou a Keycafe à sua base de dados de funcionários através da API aberta. Quando um novo funcionário é adicionado, o seu acesso à Keycafe é criado automaticamente com base nos veículos que estão autorizados a utilizar. Isto elimina a configuração manual de contas e listas de permissões separadas.

Os supervisores podem gerir o acesso remotamente e ver o estado de cada chave através da app Keycafe. Cada levantamento e devolução é registado com o funcionário e a hora, fornecendo à equipa um registo claro da utilização do veículo.

A Keycafe simplificou rapidamente a forma como o Groupe ABS gere as chaves da sua frota. Nas primeiras semanas, a equipa passava menos tempo a coordenar entregas e a procurar chaves perdidas. Os incidentes de chaves perdidas caíram para perto de zero, eliminando um custo de substituição recorrente, enquanto cada utilização de um veículo ficou ligada a um funcionário específico.

O acesso self-service também facilitou para os funcionários pegarem a estrada sem esperar por um supervisor. Os supervisores passam menos tempo a gerir entregas e mais tempo nas suas responsabilidades diárias. A integração com a base de dados de funcionários reduziu ainda mais o trabalho administrativo, ao manter automaticamente o acesso aos veículos atualizado à medida que os funcionários entram e saem da empresa.

Com cada recolha e devolução registada, o Groupe ABS tem agora uma visão clara da atividade das chaves em todos os seus locais. Os supervisores podem ver quem acedeu a cada veículo e quando, dando à equipa maior responsabilização e facilitando a resolução de questões quando elas surgem.