Como a Excellence Academy Otimizou a Gestão de Chaves de Salas de Treinamento e Veículos com a Keycafe

A Excellence Academy oferece programas de educação para adultos e de aprendizagem em dois centros de formação em Roissy–Charles de Gaulle e Thiais. Os seus formadores necessitam de acesso regular às salas de formação em ambas as localizações, bem como a veículos da empresa para atribuições profissionais fora da região de Paris. Antes de implementar o Keycafe, a Excellence Academy não dispunha de um sistema dedicado de gestão de chaves. A sua equipa administrativa era responsável por coordenar manualmente o acesso às salas de formação e aos veículos da empresa. A gestão das chaves das salas de formação no centro de Thiais era particularmente inconveniente. Os formadores por vezes tinham de viajar para a localização da empresa em Roissy vários dias antes de um curso, simplesmente para recolher as chaves. No dia da formação, regressavam então a Thiais com a chave. A gestão das chaves dos veículos criava outro desafio operacional. Os formadores frequentemente necessitavam de veículos da empresa para atribuições fora da região de Paris, incluindo viagens ao fim de semana. Sem uma forma autónoma de trocar chaves, os veículos tinham por vezes de ser reservados ou retirados de circulação por mais tempo do que o necessário. A empresa necessitava de uma solução simples que permitisse aos formadores levantar e devolver as chaves apropriadas sem depender da presença de um assistente.

A Excellence Academy implementou a Keycafe para fornecer acesso seguro e autônomo a chaves de salas de treinamento e veículos da empresa. A empresa agora usa a Keycafe em seus dois locais, incluindo um local autônomo onde os instrutores precisam acessar as salas sem a presença de um funcionário administrativo. Através do aplicativo Keycafe, a equipe pode atribuir as chaves corretas a cada instrutor com base na sua programação futura. A Keycafe então envia automaticamente a cada instrutor um PIN exclusivo vinculado especificamente às chaves de que eles precisam. Todas as sextas-feiras, a equipe administrativa revisa as sessões de treinamento da semana seguinte e atribui as chaves das salas relevantes a cada instrutor. Os instrutores podem então usar seus PINs exclusivos para coletar as chaves corretas e devolvê-las de forma independente no local apropriado. A Keycafe também é usada para gerenciar chaves de veículos para instrutores que viajam a trabalho, incluindo viagens de fim de semana para fora da região.

A Keycafe simplificou a forma como a Excellence Academy gere o acesso a salas de formação e veículos da empresa nas suas duas unidades. Os formadores já não precisam de fazer viagens desnecessárias a Roissy simplesmente para recolher uma chave antes de ministrar um curso em Thiais. Em vez disso, podem recolher a chave da sala apropriada diretamente e de forma autónoma, com base no acesso que lhes foi atribuído através da plataforma Keycafe. O sistema também melhorou a gestão das chaves dos veículos para viagens profissionais. Entregas de chaves mais flexíveis significam que os veículos já não precisam de ser reservados por períodos desnecessariamente longos devido à disponibilidade administrativa ou à programação de fim de semana. Para a equipa administrativa, a atribuição remota de chaves reduziu o tempo e os recursos necessários para coordenar o acesso. A empresa já não precisa de garantir que um assistente esteja fisicamente presente para cada troca de chave, permitindo que a sua unidade de formação autónoma opere de forma mais eficiente. Após a instalação do seu segundo sistema Keycafe, a Excellence Academy verificou como a solução poderia apoiar operações independentes em vários locais. A empresa destacou a poupança de tempo e a otimização de recursos como os seus resultados mais importantes.