Operações Hoteleiras Reinventadas: A Jornada do DoubleTree by Hilton Hotel com a Keycafe

O Hotel DoubleTree by Hilton em Windsor Locks, CT, estava a enfrentar um desafio crítico. A possibilidade de chaves de áreas sensíveis do hotel caírem nas mãos erradas era uma preocupação omnipresente, com o problema da gestão de chaves no cerne da questão. Todos os dias, as chaves precisavam de ser distribuídas e recolhidas da equipa de 90 pessoas do hotel para manter as operações a funcionar sem problemas. No entanto, sem um sistema robusto em vigor para monitorizar e controlar estas trocas, o hotel ficava vulnerável. O risco de chaves serem extraviadas era elevado, representando uma ameaça constante para as instalações e um custo potencialmente elevado para substituir as fechaduras.

O desafio era duplo: garantir um mecanismo para guardar as chaves quando não estavam em uso e rastrear a emissão e devolução das chaves com precisão. Este último era crucial não só para minimizar o risco de roubo, mas também para estabelecer uma clara responsabilização. O sistema existente era pesado e carecia das salvaguardas necessárias para prevenir acessos não autorizados ou uso indevido. Como resultado, a equipa de gestão não conseguia determinar quem tinha uma chave específica em determinado momento, tornando difícil rastrear qualquer falha de segurança até à sua origem. Esta ausência de um sistema eficaz prejudicava a eficiência operacional e representava sérios riscos de segurança, tornando imperativa uma solução urgente.

Tendo ouvido falar da Keycafe através de uma propriedade irmã da Hilton, a equipa de gestão decidiu experimentar uma SmartBox para uma gestão de chaves segura e eficiente. Com este sistema, os funcionários autogerem o levantamento e a entrega de chaves no início e no fim dos seus turnos utilizando códigos PIN, sem a necessidade de supervisão administrativa. Isto cria um sentido de responsabilidade entre o pessoal, garantindo que são responsabilizados pelas chaves na sua posse.

A capacidade de rastreamento em tempo real da Keycafe aprimorou ainda mais o sistema, fornecendo um registo abrangente da utilização das chaves. A solução permitiu à equipa monitorizar quem tinha que chave a qualquer momento, adicionando uma camada de transparência às suas operações. Além de salvaguardar as chaves, isto também lhes proporcionou um sentido de controlo que antes faltava.

Além disso, a interface de utilizador intuitiva da Keycafe assegurou uma transição suave para o pessoal, permitindo-lhes acostumar-se rapidamente ao novo sistema. "Sabemos exatamente quem tinha que chave e quem não devolveu as chaves, o que nos dá controlo total do nosso edifício", afirma Mohamed Anwer, Diretor de Alimentos e Bebidas do DoubleTree Hardford.

A introdução da Keycafe nas operações do DoubleTree by Hilton Hotel trouxe uma transformação radical. O impacto imediato da solução foi evidente e bem-recebido por toda a equipe, que ficou impressionada com o nível de controle que ela oferecia sobre cada chave. O processo de gestão de chaves do hotel, antes um ponto de preocupação, era agora um modelo de eficiência.

A equipe está agora mais responsável, sabendo que o uso das chaves é rastreado e registrado. Isso levou a uma melhoria geral em suas responsabilidades e a uma redução nos casos de chaves extraviadas. A solução era tão fácil de usar e eficiente que rapidamente se tornou uma parte integrante da rotina diária para todos os membros da equipe.

O tempo e os recursos antes dedicados à gestão de chaves são agora redirecionados para aprimorar a experiência dos hóspedes e outras operações essenciais. "Keycafe é uma ferramenta indispensável. Agora temos um sistema que funciona", concluiu Mohamed.