Urbane International: Automatizando a gestão de chaves de imóveis e restaurando a confiança dos clientes com o Keycafe

A Urbane International é uma imobiliária boutique com sede em Barcelona, na Espanha, especializada na captação, venda e gestão de imóveis residenciais para compradores internacionais. Com mais de uma década de operações no mesmo escritório, a empresa se expandiu, passando de um pequeno conjunto inicial de transações para a gestão de um portfólio ativo de aproximadamente 120 imóveis. Nos primeiros anos da empresa, o controle de chaves era feito manualmente, usando uma pequena caixa que comportava apenas de três a cinco chaves. À medida que o portfólio cresceu, passando a envolver dezenas de prestadores de serviços terceirizados recorrentes, proprietários de imóveis e futuros inquilinos, esse método manual se tornou insustentável.

Gerenciar as chaves por meio de uma caixa sem monitoramento gerava atritos contínuos nas operações diárias. A equipe da agência perdia cerca de 30 minutos por pessoa a cada semana ligando para a equipe de limpeza, eletricistas e proprietários para localizar chaves extraviadas. A incapacidade recorrente de prestar contas sobre as chaves fez com que a agência perdesse a confiança dos proprietários que lhes haviam confiado cópias extras. Além disso, a perda de chaves forçou a empresa a arcar com prejuízos financeiros diretos para cobrir trocas emergenciais de fechaduras e serviços de cópia de chaves.

Para eliminar erros de rastreamento e estabelecer visibilidade total sobre o acesso às propriedades, a Urbane International integrou o sistema da Keycafe diretamente em seu escritório em Barcelona. Todas as chaves das propriedades foram migradas para a plataforma centralizada, permitindo que a gestão monitore a custódia das chaves em tempo real e o histórico de acesso a qualquer momento.

As entregas diárias de chaves são gerenciadas por meio de permissões de acesso digital personalizadas. Prestadores de serviços terceirizados regulares — incluindo profissionais de manutenção, eletricistas e equipes de limpeza — recebem códigos PIN pessoais que concedem acesso para retirar apenas as chaves específicas das propriedades atribuídas a eles. Para visitas pontuais ou prestadores de serviços avulsos, os administradores geram códigos temporários de uso único que permitem ao visitante retirar e devolver uma chave designada sem ter acesso ao restante do portfólio.

A implementação do Keycafe resolveu imediatamente as dificuldades de rastreamento da Urbane International em seu portfólio de 120 imóveis, poupando à equipe cerca de duas horas semanais antes desperdiçadas em buscas administrativas. O sistema eliminou por completo os prejuízos financeiros recorrentes com taxas de chaveiro, trocas de fechaduras e cópias de chaves. Ter visibilidade em tempo real sobre o histórico das chaves acabou com a confusão interna e devolveu a tranquilidade a toda a equipe administrativa.

Além dos ganhos operacionais internos, o sistema atua como um diferencial comercial competitivo ao apresentar serviços de gestão imobiliária a clientes em potencial. Os proprietários que visitam o escritório notam o sistema e o reconhecem como uma marca de supervisão de ativos rigorosa e profissional. Ao substituir uma caixa de chaves sem monitoramento por um sistema automatizado, a imobiliária reforçou sua reputação como uma empresa boutique moderna e confiável.