Chega de Chaves Perdidas: Como uma Empresa de Locação de Equipamentos de Construção Organizou as Chaves da Sua Frota

Wiame Fils gere e aluga equipamentos de construção, camiões pequenos, veículos pesados e outros ativos de frota em todas as suas operações. Funcionários e motoristas precisam regularmente recolher e devolver chaves de veículos para aluguéis, reparos, empréstimos e atribuições diárias.

Antes de implementar o Keycafe, a empresa não tinha um processo consistente para organizar essas trocas. As chaves eram frequentemente deixadas em lugares diferentes, tornando difícil determinar quem as tinha pegado ou se tinham sido devolvidas.

A empresa utilizava uma pequena caixa de chaves interna, protegida com um cadeado, juntamente com um caderno de papel. Quando um veículo era atribuído, esperava-se que o funcionário responsável pela troca o registasse manualmente. No entanto, se o assistente da frota estivesse ausente, outros funcionários nem sempre atualizavam o caderno.

Como resultado, quando o assistente da frota regressava, frequentemente não havia um registo fiável que indicasse onde estava uma chave ou quem a tinha. Isso levava a buscas repetidas, chaves perdidas e incerteza sempre que a equipa precisava de acesso a um veículo.

A Wiame Fils precisava de um processo mais claro e fiável que mantivesse as suas chaves organizadas e fornecesse um histórico preciso de cada recolha e devolução.

A Wiame Fils implementou o Keycafe para criar um processo centralizado e rastreável para o gerenciamento das chaves de seus veículos. A empresa agora usa o sistema ao longo do dia para a entrega de chaves de veículos em reparo, emprestados ou devolvidos.

O sistema também apoia as operações de caminhões pesados da empresa. Os caminhões saem todas as noites e retornam na manhã seguinte. Ao final de cada rota, os motoristas são obrigados a devolver suas chaves para o Keycafe SmartBox. Se um motorista estiver ausente no dia seguinte, a chave permanece seguramente disponível para outro funcionário autorizado usar o veículo.

As coletas e devoluções de chaves são registradas automaticamente, eliminando a necessidade de depender de anotações manuscritas. A equipe da frota pode verificar o sistema para ver quem está com uma chave específica e quando ela foi coletada ou devolvida.

Para facilitar a adoção pela equipe, cada motorista recebe um breve treinamento interno sobre como usar o Keycafe. O processo direto foi rapidamente integrado ao fluxo de trabalho diário da empresa e tem sido bem recebido pelos funcionários.

Desde a instalação do Keycafe, a Wiame Fils estabeleceu um processo consistente de gestão de chaves em todas as suas operações diárias de frota. As chaves não são mais deixadas em locais diferentes, e a equipa não precisa depender de registos incompletos escritos à mão para as encontrar.

O rastreamento automático de atividades fornece à empresa uma visão geral precisa do seu inventário de chaves. Quando um veículo é necessário, a equipa da frota pode identificar imediatamente o seu utilizador atual e confirmar quando a chave foi recolhida ou devolvida.

Essa visibilidade eliminou as perdas de chaves que a empresa experimentava anteriormente. Também tornou mais fácil reatribuir veículos quando os horários mudam ou um motorista está ausente, ajudando a frota a permanecer acessível em turnos consecutivos.

O processo padronizado foi prontamente adotado pelos funcionários. Os motoristas sabem onde as chaves devem ser devolvidas, enquanto os colegas podem retirar as chaves de veículos disponíveis sem ter de as procurar ou contactar vários membros da equipa.

Para a Assistente de Frota Nathalie Hecht, o Keycafe eliminou grande parte da incerteza envolvida na administração da frota. Com um registo organizado e fiável de cada troca de chaves, ela pode gerir a frota com menos stress e maior confiança.