Keycafe

La meilleure façon de gérer les clés de votre atelier de réparation automobile

Avec le prix des véhicules neufs et d'occasion qui continue de grimper, de plus en plus de gens choisissent de garder leur voiture. Et, pour votre atelier de réparation automobile, cela signifie plus d'affaires. Mais, bien sûr, plus d'affaires signifie plus de clients et la nécessité d'un contrôle des clés des clients.

À partir du moment où les clés de voiture des clients sont déposées à la réception jusqu'au moment où ils se rendent à la baie et retour, il existe de multiples possibilités pour que les clés tombent du presse-papiers, se perdent dans la voiture ou tombent par erreur dans une poche.

Même si une clé est brièvement égarée, cela peut entraîner la perte d'un temps de réparation précieux et des retards pendant que vous et vos employés la recherchez. Si le pire se produit et que la clé est perdue, vous risquez de vivre un cauchemar en matière de service à la clientèle, qui se manifestera rapidement sur Yelp, Facebook ou d'autres médias sociaux.

Heureusement, avec le système de gestion des clés de Keycafe, cela ne doit pas vous arriver. Pendant que les véhicules de vos clients reçoivent les meilleurs soins, vous aurez le contrôle des clés en sachant précisément où se trouvent les clés des clients, en évitant les retards, les problèmes de service client, les vols et les mauvaises critiques.

De plus, avec des coûts de porte-clés approchant les 1300$ sur certains véhicules, Keycafe peut aider à empêcher votre atelier de réparation automobile d'absorber les dépenses de remplacement des clés des clients et d'accroître votre réputation en tant qu'atelier offrant le meilleur service client.

Défis de gestion des clés de l'atelier de réparation automobile

Ce commentaire d'un mécanicien peut vous sembler familier:

"Je travaillais dans un magasin et nous fixions la clé avec le bon de travail sur un presse-papiers pour chaque voiture. Bien sûr, nous avons eu plusieurs occurrences de clés manquantes parce que le personnel avait oublié de remettre les clés dans le presse-papiers une fois le travail terminé. Et souvent, après avoir conduit la voiture dans le parking, les mécaniciens ramenaient accidentellement les clés à la maison dans une poche ou la laissaient tomber dans une autre voiture. Et lorsque le client est venait chercher son véhicule, nous devions nous démener pour trouver la clé."

Vous avez peut-être vécu ce genre de situations cette semaine. La réparation de véhicules s'accompagne du stress constant d'équilibrer les réparations et la planification avec les besoins des clients. Et pendant la précipitation des réparations terminées à temps, garder une trace des clés peut être difficile. L'une des meilleures options pour répondre aux besoins de contrôle des clés est un système de gestion de clés Keycafe.

La conception conviviale de Keycafe contrôle facilement l'accès aux clés, qu'elles soient transférées hors site, entretenues ou livrées au client. Avec Keycafe, vous aurez un contrôle total des clés depuis le dépôt des véhicules de vos clients jusqu'à leur restitution.

De plus, le contrôle des clés devient simple, à jour et accessible à autant de personnes que vous le souhaitez. Vous aurez des informations en temps réel sur le moment où le véhicule est arrivé, qui y a travaillé et quand la clé a été rendue.

De plus, si vous avez plusieurs ateliers de réparation, les armoires à clés de Keycafe peuvent être mises en réseau pour fournir un contrôle complet des clés, quel que soit l'emplacement. En conséquence, vous aurez une connaissance en temps réel des véhicules de vos clients 24h/24 et 7j/7.

Comment fonctionne Keycafé ?

Bien que le système de Keycafe s'adapte facilement à vous, un flux de travail pourrait ressembler à ceci :

  1. Lorsqu'un client dépose sa voiture, un employé crée une clé dans le logiciel de Keycafe. Un code clé unique est automatiquement généré et partagé avec le client.
  2. Un porte-clés NFC avec un numéro de série unique est physiquement attaché à la clé. Ce numéro de série est lié à la clé dans le logiciel de Keycafe. La clé est ensuite placée dans la Keycafe SmartBox.
  3. Le technicien de réparation récupère la clé en utilisant son propre code personnel unique. Le nom du membre du personnel et l'heure de la remise des clés sont automatiquement enregistrés.
  4. Une fois le travail terminé, la clé est replacée dans la SmarBox à l'aide du code du personnel, en enregistrant à nouveau le nom et l'heure.
  5. Votre client peut retirer la clé de la SmartBox en utilisant le code de la clé pendant ou après les heures de travail.
  6. Le personnel est informé que le client a récupéré la clé et peut supprimer la clé du système.

C'est si simple. Avec Keycafe, les clés sont enfermées dans une armoire informatisée en acier laminé à froid et en alliage d'aluminium A383. Les clés ne sont accessibles et rendues que par des personnes préautorisées à l'aide d'un code PIN ou d'autres méthodes d'identification via une application mobile.

Keycafe vous offre:

  • Un historique complet de tous les échanges de clés, y compris le dernier retrait des clés
  • La possibilité d'ajouter ou de révoquer facilement des accès aux clés en temps réel avec une application

Keycafe gère l'accès aux clés et les relie à la dernière personne qui les a utilisées ou y a eu accès. De cette façon, vous pouvez identifier quand une clé automobile est manquante ou égarée, réduisant ainsi le risque de vol, d'utilisation abusive et, en fin de compte, de perte de confiance des clients.

Avec les SmartBox Keycafe connectées au cloud, les compartiments sont suffisamment spacieux pour contenir plusieurs cartes-clés, de grands porte-clés et des jeux de clés. Le système est modulaire et peut stocker de 8 à des centaines de clés.

  • Extensible avec des unités d'extension de 30 casiers
  • Toujours connecté : les options de connectivité incluent Wi-Fi, Ethernet et cellulaire
  • Batteries de secours en cas de panne de courant
  • Codes hors ligne pour permettre le retrait des clés même si la SmartBox n'est temporairement pas connectée
  • Assistance multilingue 24h/24 et 7j/7 et documentation d'aide complète

Quels sont les principaux avantages de Keycafe ?

Le système de contrôle des clés entièrement vérifiable de Keycafe vous donne confiance en vous permettant de surveiller l'ensemble du processus de réparation de la voiture. Et vous pouvez détecter les faiblesses des processus qui permettent des réparations manquées ou des retards de livraison.

Keycafe vous donne un historique complet des clés

Avec l'historique accessible de Keycafe, vous pouvez voir quand la clé a été retirée et rendue et par qui. De plus, les gestionnaires peuvent personnaliser les alertes pour les retours de clés à temps afin que la voiture de votre client soit prête à temps. S'il est tard, le système de Keycafe alertera toutes les personnes concernées par SMS ou par e-mail. La capacité de Keycafe à suivre l'historique et à prévenir les problèmes avant qu'ils ne surviennent est un outil puissant pour promouvoir l'efficacité et augmenter les profits.

Keycafe est connecté au cloud

Grâce au système de contrôle des clés de Keycafe, les responsables peuvent savoir qui détient la clé, surveiller le temps de réparation et réduire les accès non autorisés. Non seulement cela réduit les coûts, mais cela raccourcit également les temps d'attente pour localiser les clés lors de la prise en charge par le client. De plus, vous pouvez contrôler et donner accès depuis n'importe quel endroit via notre application mobile.

Keycafe est modulaire

Étant donné que le nombre de véhicules à réparer varie, le nombre de clés utilisées peut également varier. La conception modulaire de Keycafe peut répondre à différents besoins et évoluer au fur et à mesure que votre entreprise de réparation se développe.

Autorisations personnalisées

Avec Keycafe, vous pouvez configurer l'autorisation d'accès aux clés par personne ou par service. Par exemple, les services de maintenance hors site peuvent avoir besoin d'accéder à des voitures dont le service client n'aura jamais besoin.

En outre, vous pouvez avoir besoin de partager un groupe de clés avec certaines personnes et un autre groupe de clés avec d'autres. La fonction Groupes Keycafe vous permet de créer un sous-ensemble de clés dans votre compte et de le partager comme s'il s'agissait d'une seule clé.

Automatisation API

Tirez parti de notre API étendue pour intégrer Keycafe directement dans vos systèmes.

Responsabilité et historique d'accès

Il peut arriver qu'une personne égare les clés de son véhicule; au pire, un membre du personnel endommage le véhicule en le conduisant hors de l'atelier. Mais malheureusement, personne ne sait qui avait la voiture à ce moment-là.

Plutôt que d'attribuer des dommages à un client et de causer d'autres problèmes, avec Keycafe, l'administrateur peut afficher l'historique des retraits et des dépôts de la clé. Les événements répertoriés apparaissent dans l'ordre chronologique avec les dates, les heures et le type d'événement qui s'est produit.

Tarification transparente

Contrairement à d'autres services, Keycafe ne nécessite pas de rendez-vous ou d'informations personnelles pour que vous connaissiez les coûts initiaux et mensuels. Avec différentes capacités SmartBox et plans logiciels parmi lesquels choisir, une solution peut être trouvée pour les entreprises, grandes ou petites. Consultez les prix ici.

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