Vous avez des clés ? Nous avons des solutions.

Quel que soit votre secteur d'activité, il y a de fortes chances que vous ayez des clés - de voitures, de bureaux, de chambres d'hôtel, de locations à court terme ou autres - dont vous devez assurer le suivi. Que vous ayez une seule clé ou des milliers, Keycafe vous aide à vous assurer que seules les personnes de confiance, qu'il s'agisse du personnel, des prestataires, des locataires ou des clients, y ont accès.

En un mot, le système Keycafe fonctionne comme suit : Les entreprises stockent les clés dans l'une de nos SmartBox modulaires, qui peuvent être agrandies pour contenir jusqu'à des centaines de clés. Toutes les clés sont marquées d'un Porte-clés NFC Keycafe unique et identifiable. Les utilisateurs peuvent récupérer les clés dont ils ont besoin (et seulement les clés dont ils ont besoin) en s'authentifiant à l'aide d'une des nombreuses méthodes.

Chaque fois qu'une clé est prise ou déposée dans une SmartBox, l'heure et le lieu de la transaction sont enregistrés. Puisque vous et les membres de votre équipe savez toujours qui a quelle clé, vous économisez du temps, de l'inquiétude et la frustration d'avoir à rechercher des clés manquantes.

Parce que chaque entreprise est différente, le logiciel Keycafe est conçu pour être flexible. Vous pouvez choisir parmi nos six méthodes d'authentification celle qui vous convient le mieux, à vous et à votre équipe, et personnaliser notre logiciel en fonction des besoins uniques de votre flux de travail.

6 Méthodes d'authentification

Chaque fois que vous créez un nouvel utilisateur, vous pouvez choisir sa méthode d'authentification. Les méthodes peuvent être modifiées et mises à jour en fonction de l'évolution des flux de travail et des besoins des utilisateurs, de sorte que vous n'êtes jamais limité à une méthode spécifique.

Pour le personnel et les utilisateurs réguliers de confiance

Code d’accès

Les codes d'accès sont activés par l'administrateur d'une entreprise lorsque de nouveaux utilisateurs sont créés. Ils peuvent être personnalisés ou générés de manière aléatoire, et peuvent être modifiés ou révoqués à tout moment par l'administrateur. Cela permet à l'utilisateur d'accéder à n'importe quelle clé pour laquelle il a reçu une autorisation dans le réseau de SmartBox d'une entreprise.

Numéro de téléphone

Les utilisateurs peuvent s'authentifier en utilisant le numéro de téléphone avec lequel ils ont enregistré leur compte. Pour plus de sécurité, l'administrateur de l'entreprise peut activer l'authentification à 2 facteurs, qui obligera les utilisateurs à saisir soit un code PIN personnel, soit un code envoyé par SMS après leur numéro de téléphone. Cela demande un peu plus de temps, bien sûr, mais ce n'est pas très différent de la connexion à un compte bancaire en ligne. De plus, les numéros de téléphone sont faciles à retenir, ce qui rend cette méthode pratique pour la plupart des utilisateurs.

Application mobile

La méthode de l'application mobile élimine la nécessité de mémoriser les codes d'accès et les codes PIN. Les utilisateurs se connectent simplement à l'application mobile Keycafe et sélectionnent la clé qu'ils souhaitent récupérer pour déverrouiller le casier SmartBox où elle est conservée.

Pour les utilisateurs ayant accès à un grand nombre de clés, l'application mobile Keycafe est le moyen le plus efficace de visualiser le statut et l'historique de toutes les clés pour lesquelles ils ont une autorisation. L'application permet aux utilisateurs de rechercher et de récupérer rapidement une clé sans interagir directement avec la SmartBox.

Badge d'utilisateur

Un badge d'utilisateur élimine la nécessité de mémoriser des codes ou de porter un téléphone. Les utilisateurs n'ont qu'à passer le badge ou le porte-clés devant le scanner de la SmartBox pour s'authentifier. L'écran de la SmartBox révèle les clés auxquelles il a accès et l'utilisateur peut alors sélectionner les clés qu'il souhaite récupérer.

Le badge Keycafe peut être soit un porte-clés physique, soit un autocollant qui peut être placé sur une carte d'identité du personnel, une carte de visite ou tout autre objet que les utilisateurs portent régulièrement sur eux. Les badges d'utilisateur sont idéaux pour le personnel qui accède régulièrement à un petit nombre de clés.

Code de la clé

Les codes de clé sont des codes associés à une clé plutôt qu'à un utilisateur. Ils peuvent être utilisés par toute personne connaissant le code, indépendamment de la permission, pour récupérer une clé. Ceci est utile pour les flux de travail où des échanges de clés rapides et simples sont souhaités.

Ils sont également parfaits pour les collectes ponctuelles lorsqu'un porte-clés n'est pas attaché à la clé, comme la collecte d'un véhicule après les heures de travail chez un concessionnaire automobile.

Pour les invités ou visiteurs occasionnels

Code de réservation

Pour les hôtels, les locations de courte durée, les sociétés de location de voitures et les autres utilisations ponctuelles, rien ne vaut la commodité de notre système de réservation unique. Les codes de réservation sont envoyés aux utilisateurs par e-mail ou SMS ou accessibles dans l'application Keycafe. Les utilisateurs peuvent utiliser ce code pour récupérer la clé associée pendant la période fixée par le créateur de la réservation. Ils sont à usage unique et expirent à la fin de la période de réservation.

Personnalisez votre flux de travail avec des alertes personnalisées, des délais et des intégrations de partenaires.

En fonction de votre situation, vous souhaiterez peut-être personnaliser vos flux de travail pour plus d'efficacité. Keycafe vous propose plusieurs façons de le faire.

Les alertes programmables peuvent être définies et personnalisées par les administrateurs pour des clés ou des groupes de clés particuliers. Ils envoient automatiquement une notification par SMS ou par e-mail à l'administrateur de la clé, à l'utilisateur ou à toute autre personne de l'organisation après un laps de temps déterminé (minutes, heures ou jours) après le retrait de la clé ou après un laps de temps déterminé après la fin d'une réservation ou d'une équipe. Une utilisation courante consiste à rappeler aux employés, à la fin d'une période de travail, de rendre leurs clés, afin d'éviter que des clés ne manquent pour la période de travail suivante.

Les plages horaires permettent aux administrateurs de limiter l'accès aux clés d'un utilisateur à un laps de temps prédéfini, comme les heures de bureau normales ou une équipe de nuit. Les plages horaires peuvent être appliqués chaque fois qu'un utilisateur se voit accorder l'accès à une clé ou à un groupe de clés.

Finalement, Keycafe est conçu pour s'intégrer de façon transparente avec une liste croissante d'applications partenaires, dont Airbnb, Fleetio, Guesty et RentHub. Si vous utilisez l'une de ces apps pour gérer des propriétés ou des véhicules, vous pouvez automatiser la création de réservations, la génération de codes d'accès et la communication avec les invités/le personnel.

Vous voulez savoir comment Keycafe peut rationaliser votre activité grâce à un flux de travail personnalisé? Contactez notre équipe de vente dès aujourd'hui pour demander une démonstration du produit.