Défi

Gringhub, entreprise basée à Vélizy-Villacoublay, en périphérie de Paris, accompagne les prestataires de livraison du dernier kilomètre dans leur transition vers les véhicules électriques. Elle propose aux entreprises de livraison à la fois des infrastructures de recharge et la location de véhicules électriques. Son objectif est de fournir un point d'accès fiable et centralisé où les chauffeurs peuvent commencer et terminer leur journée avec un véhicule chargé et une assistance optimale.

Avec l'expansion des activités, un obstacle majeur est apparu : la gestion des clés. Face à la multiplication des clients louant des véhicules et à l'utilisation quotidienne de ces derniers par différents conducteurs, la distribution manuelle des clés est devenue impossible à gérer. Le personnel de Gringhub devait être présent sur place en permanence pour assurer ces échanges, un processus chronophage, inefficace et sujet aux erreurs humaines. L'absence de moyen fiable de suivre les accès à chaque véhicule engendrait des difficultés opérationnelles et des problèmes de sécurité.

Points faibles

• Remises manuelles de clés : Le personnel devait être sur place en permanence uniquement pour distribuer et récupérer les clés.
• Manque de visibilité : Il n'existait aucun moyen fiable de suivre quel conducteur avait accédé à un véhicule ou à quel moment.
• Risques de sécurité : Les clés étaient parfois égarées ou laissées dans les véhicules, augmentant ainsi le risque de perte ou de vol.
• Retards opérationnels : Si un conducteur oublie ou ne rend pas une clé, le conducteur suivant ne peut pas utiliser le véhicule, ce qui entraîne un temps d'arrêt.

Solution

Gringhub a fait appel à Keycafe pour résoudre ses problèmes de gestion des clés. Le système SmartBox a permis de gérer l'accès aux clés des véhicules de manière sécurisée et traçable, permettant aux conducteurs de les récupérer et de les restituer de façon autonome au début et à la fin de leur service. Chaque remise de clé est automatiquement enregistrée numériquement, fournissant un historique complet des accès et renforçant la responsabilisation de tous.

Keycafe a également permis à Gringhub de proposer un service en libre-service 24h/24 et 7j/7 à ses clients. Les clés de véhicule peuvent être récupérées ou déposées à tout moment, même en l'absence du personnel de Gringhub. Pour une entreprise dont le modèle économique repose sur une rotation efficace des véhicules et la flexibilité des clients, ce niveau d'automatisation a constitué un atout majeur pour le développement futur de ses activités.

Implémentation de Gringhub

• Accès aux clés en libre-service : Les chauffeurs des clients récupèrent et retournent les clés sans avoir besoin de personnel sur place, 24h/24 et 7j/7.
• Autorisation à distance : Les gestionnaires de clients peuvent autoriser les clés à distance via l'application Keycafe pour des modifications d'autorisation en temps réel sur site.
• Point de dépôt central des clés : Les clés sont déposées par les conducteurs après leurs tournées quotidiennes lorsque les véhicules sont ramenés pour être rechargés.
• Visibilité complète : Chaque interaction est enregistrée numériquement, permettant un suivi et une responsabilisation en temps réel.

Résultat

Keycafe a permis à Gringhub de gérer son processus de remise de véhicules sans personnel dédié, un changement qui a profondément transformé son modèle opérationnel. Les clés sont désormais accessibles en permanence, mais uniquement aux utilisateurs autorisés, ce qui élimine un point de friction majeur pour Gringhub et ses clients.

L'automatisation a permis à Gringhub de bénéficier d'une visibilité complète sur l'utilisation de sa flotte partagée et de réduire les risques de perte ou d'oubli de clés. L'entreprise a également profité d'un nouvel avantage en matière de facturation : grâce à l'utilisation de SmartBox pour vérifier la présence des véhicules sur site, elle a pu facturer ses clients avec précision.

Gringhub a constaté qu'après l'adoption du système par un client, d'autres ont rapidement suivi, impressionnés par les gains de temps et de coordination qu'il permettait. Ce qui n'était au départ qu'une simple solution de gestion des clés est devenu un élément central de l'offre de Gringhub.

« Nos clients adorent ce système. Il est pratique et leur donne une raison supplémentaire de choisir notre borne de recharge », explique Kamel Fekhart, PDG de Gringhub.

Le résultat

• Réduction des coûts de main-d'œuvre : L'absence de personnel pour les transferts clés a entraîné une augmentation de la rentabilité.
• Supervision de la flotte : Le personnel de Gringhub suit à distance l'activité des conducteurs et l'état des véhicules via l'application Keycafe.
• Précision de la facturation : L'activité SmartBox confirme la présence du véhicule et permet une facturation précise du client.
• Valeur de service accrue : Keycafe est devenu un argument de vente pour les services de location et de recharge de véhicules de Gringhub, attirant des clients qui ont constaté les gains de temps réalisés par leurs concurrents.